保護者へのお知らせ文を5分でやわらかく

1. 今日の相談

「保護者の皆さんへのお知らせ文がずっと苦手で……。用件は決まってるんです。でも文にすると、お役所みたいに硬すぎる気がしたり、崩すと馴れ馴れしくないか不安になったり。毎回、前のおたよりを引っ張り出して、つぎはぎで作ってます」

行事のお知らせ、持ち物のお願い、日程変更の連絡。用件そのものは3行で済むのに、「どう包むか」で30分悩む。しかも保護者向けの文章は、事業所の印象そのものになるから、余計に緊張する——。

このトーンの悩み、なんとかならへんかな、というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。トーンで悩むんは、文章が下手やからやない。相手のことを考えてる証拠や。そして「やわらかく、丁寧に」みたいなトーンの注文は、AIに言葉で頼めるんやで。

そうなんです。今日のいちばんのポイントはここです。AIには、内容だけでなくトーンを注文できます。「やわらかく」「丁寧に、でも堅苦しくなく」「お願いの気持ちが伝わるように」。あなたが毎回悩んでいた加減を、言葉にして頼めばいいんです。

用件はもう決まっているんですから、あとは5分です。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 用件の箇条書きを、保護者向けのやわらかい文面に包んでもらいます。

過去のおたよりを探し回る作業は、今日でおしまいにしましょう。

4. 実際にやってみる

順番にいきましょか。

ステップ1：用件を箇条書きにする

伝えることを短く書き出します。日付・場所・持ち物のような「間違えたらあかん情報」ほど、箇条書きにしておくと後の確認が楽です。

ステップ2：ChatGPTに、トーンごと頼む

次の指示文を貼り付けて、箇条書きを続けて貼ります。

次の内容で、保護者向けのお知らせ文を書いてください。 やわらかく丁寧で、押しつけがましくない文章にしてください。 最初に短いあいさつを入れて、用件が一目で分かるようにしてください。 内容にない情報は付け足さないでください。

（ここに、ステップ1の箇条書きを貼り付ける）

出てきた文面が硬ければ「もう少しやわらかく」、砕けすぎなら「もう少しきちんと」。トーンは何回でも注文し直せます。ここが、つぎはぎ作文との いちばんの違いです。

ステップ3：日付・場所・持ち物だけ、自分の目で確認する

文面のやわらかさはAIに任せて大丈夫。でも、日付・時間・場所・持ち物は、間違えると保護者に迷惑がかかる情報です。ここだけは必ず自分の目で確認してから配りましょう。

ほー先輩：トーンはAI、事実はあなた。この分担さえ守れば、おたよりはもう怖ないで。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の事業所・架空の行事です）

ビフォー（用件の箇条書き）

・7/26(土) 夏まつり 15時〜17時
・場所は事業所
・タオルと水筒持ってきて
・参加できるか 7/18までに連絡帳で返事ほしい

アフター（ChatGPTが包んでくれたお知らせ）

保護者の皆さまへ

いつもあたたかいご協力をありがとうございます。
夏まつりのご案内をお送りします。

日時：7月26日（土）15時〜17時
場所：当事業所

当日は、タオルと水筒をお持たせください。
ご参加いただけるかどうか、7月18日（金）までに
連絡帳にてお知らせいただけますと幸いです。

子どもたちと一緒に、楽しい時間にできたらと思っています。
どうぞよろしくお願いいたします。

4行の箇条書きが、そのまま配れる文面になりました。硬すぎず、馴れ馴れしくもない、ちょうどいい温度です。

6. 使ってみた感想

いちばん気持ちが楽になったのは、「この言い方で大丈夫かな」を一人で抱えなくてよくなったことです。トーンを注文して、出てきた文面を読んで、しっくりくるまで直してもらう。この往復が、そのまま安心につながりました。

良かったのは、最後の一文のような「気持ちの部分」もAIが自然に添えてくれること。自分ではつい省略してしまうところですが、あるとないとでは読んだときの印象が違います。

一方で、日付や持ち物の確認は自分の役目です。それから、特定のご家庭に宛てた個別の連絡を作るときは、お子さんや家庭の事情をそのまま貼らず、名前や詳細を伏せてから頼むこと。ここは支援記録と同じルールです。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• つぎはぎで30分かかっていたお知らせ文が、5分で配れる形になった。
• 「トーンは言葉で注文できる」というAIの使い方を覚えた。
• 「文面はAI、日付と持ち物の確認は自分」という分担が身についた。

行事のお知らせも、お願いごとも、お詫びの文も、この型でいけます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：文面で悩むんは、相手を大事に思うてる証拠やで。その気持ちは、ちゃんと文章の温度になって届く。今日のおたより、ええ顔してたわ。また困ったら寄ってな。