やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お世話になったから、何か一言お礼を送りたいんです。気持ちはちゃんとあるんですよ。でも『ありがとうございました』だけやと素っ気ない気がして……かというて、長々書くのも大げさやし。結局、書き出しで止まってしもて、送りそびれることが多いんです」
行事を手伝ってくれた人へ、差し入れをもらった相手へ、見学や実習でお世話になったところへ。伝えたい気持ちはある。でも、いざ文章にしようとすると「どこから書けばいいん？」「これで軽く見えへんかな」と手が止まることがあります。
気持ちがあるのに言葉にならなくて、そのままになってしまう。この、もったいない止まり方をなんとかできへんかな、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：伝えたい気持ちはもうあるんやな。まず元の記録で出来事を確かめよ。AIを使うなら、実際の相手や出来事を入れず、架空例で文章の型だけ試そな。
お礼の下書きでは、「何が嬉しかったか」が文章の芯になります。まずはその事実を一つ書き、送れる形へ整えます。
今日やるのは、正式な連絡・日程・受領記録等から事実を確認し、実際のお礼は自分の言葉で書くことです。AIを使うなら、実務と無関係な架空例から「お礼・具体的な事実・結び」の型だけを作ります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実在の相手・団体・行事・贈答・日時・場所を含まない架空例から、お礼の型を試す場合に使います。
顧客、取引先、子ども、保護者、患者、利用者、贈答、契約、寄付等に関するお礼は、職場の受領・報告・利益相反・個人情報の手順を先に確認します。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：元の記録で事実と手順を確認する
相手、出来事、日付、受け取った物、送ってよい範囲、承認者を正式な連絡・記録から確認します。記憶だけで相手の行動や気持ちを決めつけません。
ステップ2：架空例で型を作る
次の指示文へ、実務と無関係な架空のメモを続けて貼ります。
次の架空の内容で、お礼のメッセージの型を書いてください。 短く、あたたかく、でも大げさすぎない文章にしてください。 書いていないことは付け足さないでください。
【架空の相手】 （例：架空の催しを手伝ってくれた人へ）
【嬉しかったこと】 （ここに架空のメモを貼る）
架空例は実際の出来事をA様／B会へ置き換えたものではなく、実務とは関係のない内容にします。珍しい出来事、役割、場所、時期の組み合わせから実在の相手を推測できる場合も入力しません。
ステップ3：実際の文はAIの外で書く
AIで試した型を承認されたメール画面や文書へ移し、実際の宛名・出来事・日付・場所・自分の気持ちは元の記録から人が書きます。「皆が喜んだ」「信頼が深まった」等、確認していない相手の反応や効果を足しません。
ほー先輩：AIの案をそのまま送らず、事実を確かめて、自分がほんまに伝えたい一行を足そな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の相手・架空の内容です）
ビフォー（嬉しかったことの走り書き）
・A様が夏祭りの受付を手伝ってくれた
・急なお願いやったのに快く引き受けてくれた
・子どもたちにもやさしく声をかけてくれた
アフター（ChatGPTが整えてくれたお礼）
A様
先日は夏祭りの受付をお手伝いいただき、ありがとうございました。
急なお願いにもかかわらず快くお引き受けくださり、本当に助かりました。
子どもたちにもやさしくお声かけくださり、ありがとうございました。
本当に助かりました。
走り書き3行から、お礼の下書きを整えた例です。元メモにない「スタッフから聞いた」等の事実は足さず、書いた出来事だけを使っています。送信前に出来事を元の情報と照合し、正確な宛名は承認されたメール画面で入れます。
近い場面の記事として、シフト交代のお願い例文もあります。
6. 使うときの注意
嬉しかった事実を一つに絞ると、大げさな表現を足さずに文章を整えやすくなります。AIの案は完成品ではなく、自分の言葉を見つけるためのたたき台として使います。
日付、場所、相手の名前は元の情報と照らします。実際の相手や出来事は名前を置き換えてもAIへ貼りません。架空例の型はAI、実際の事実と気持ちは自分と分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 元の記録から、お礼で伝えてよい事実を確認できた。
- 架空例で「お礼・具体的な事実・結び」の型を試せた。
- 実際の相手や出来事をAI工程の外に置き、自分の言葉で書けた。
この型は、差し入れのお礼や、見学・実習のお礼にも応用できます。贈答品を受け取った場面では、先に職場の受領ルールと報告先を確認してください。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：遅くなったからと諦めんでええ。職場の手順を確かめて、嬉しかったこと1つから下書きを整えよ。また困ったら寄ってな。