やさしいAI仕事術
AIを開く前の準備から書いてある
正本・完成形・確認者を先に確かめます。実際の仕事の情報はAIへ入力せず、固定の架空例で空欄の型だけを作ります。
無料サンプル
議事録・報告書
AIまとめセット
製品版から4項目を、そのままの形で読めます。登録は要りません。バラバラの記録を「決まったこと・まだのこと」「事実・未確認」に分ける——その手順を、ここで確かめてください。
まとめ作業のコツはな、AIに「きれいに書いて」やのうて「分けて」と頼むことや。決定と未決定、事実と推測。分かれてさえいれば、あとは人間が判断できるからな。
— ほー先輩全項目共通
「推測させない」まとめ方です
推測禁止のプロンプト
「書かれていないことを完了・中止と判断しない」「食い違いは要確認と返す」。安全側に倒す一文が全項目に入っています。
確認表つき
まとめた後に人が見るチェック項目まで含めて1セット。AIの出力を、そのまま正式記録にはしません。
1章 会議の記録｜No.001
前回と今回の議事録から変更点を抜き出す
こんなとき 前回と今回で、決定・未決定・担当・期限の何が変わったかを短く確認したい。
AIを開く前の準備
日付が分かる二つの議事録を、人が確認する元資料として用意します。AIへは入力せず、比較したい項目を「決定・未決定・担当・期限」に絞ります。
プロンプト（架空の議事録つき）
次の前回議事録と今回議事録を比較してください。 「変わったこと」「変わっていないこと」「今回新しく決まったこと」「まだ未決定のこと」に分け、根拠となる原文を短く添えてください。 書かれていない変更、理由、担当、期限を推測しないでください。食い違いは「要確認」としてください。 最後に、実際の情報を人が記入できるよう、同じ構成の空欄の型も出してください。 【前回 6月3日】 商品Cの公開日は未決定。案内文はDさんが6月14日までに初稿。価格は責任者が確認する。発送方法は宅配便A。 【今回 6月17日】 商品Cの公開日は7月1日に決定。案内文初稿は提出済み。価格は確認中。発送方法は宅配便A。公開前確認はDさんとEさんで行う。
架空の完成例
【変わったこと】 ・公開日：未決定 → 7月1日に決定 ・案内文：6月14日までに初稿 → 初稿提出済み ・価格：責任者が確認する状態 → 確認中 【変わっていないこと】 ・発送方法：宅配便A 【今回新しく決まったこと】 ・公開前確認はDさんとEさんで行う 【まだ未決定のこと】 ・価格
人が確認すること 二つの議事録の日付、最新版、決定表現、担当、期限を原文で確認します。「提出済み」と「承認済み」を混同しません。
2章 定例の報告｜No.007
複数の日報から一週間の実績を統合する
こんなとき 五日分の日報を読み直さずに、完了・継続・未完了・来週への持ち越しをまとめたい。
AIを開く前の準備
日付入りの日報を、人が確認する元資料として用意します。AIへは入力せず、同じ作業を人が見分けられる状態にします。
プロンプト（架空の日報つき）
次の日報を一週間の実績に統合してください。 同じ作業はまとめ、「完了」「継続中」「未完了・要確認」「来週へ持ち越し」に分け、最後に根拠の日付を添えてください。 後の日報に記載がないことを完了や中止と判断しないでください。 最後に、実際の情報を人が記入できるよう、同じ構成の空欄の型も出してください。 【月曜】案件Cの見積もり確認。商品表は20件中8件更新。 【火曜】商品表を20件中15件まで更新。B社へ修正版を送付。 【水曜】案件Cの見積もりを責任者へ共有。商品表は作業なし。 【木曜】商品表20件を更新完了。発送手順は確認中。 【金曜】発送手順の確認は来週へ。問い合わせ4件に返信。
架空の完成例
【完了】 ・商品表20件の更新（月・火・木） ・B社へ修正版を送付（火） ・問い合わせ4件に返信（金） 【継続中】 ・案件Cの見積もり：確認後、責任者へ共有（月・水）。次の状態は要確認 【未完了・要確認】 ・発送手順の確認（木・金） 【来週へ持ち越し】 ・発送手順の確認（金）
人が確認すること 日付、件数、完了表現、持ち越しを各日報で確認します。記載が途切れた作業は、担当者へ状態を確認します。
3章 長い情報の要約｜No.014
長いメールの往復を整理する
こんなとき メールの返信が何往復も続き、現在の合意と次に返す内容が分からなくなった。
AIを開く前の準備
実際のメールはAIへ入力せず、人が確認する元資料として用意します。日付、合意、未回答、次に確認することを人が原文で確かめます。
プロンプト（架空のメールつき）
次のメールの往復を、「これまでの経緯」「合意済み」「未回答」「こちらが次に確認すること」に分けてください。 相手の意図や感情を推測せず、本文にない合意、期限、約束を作らないでください。 日付や条件が食い違う場合は、両方を残して「要確認」としてください。 最後に、実際の情報を人が記入できるよう、同じ構成の空欄の型も出してください。 【メール本文】 7月2日 B社：納品候補は7月15日 7月3日 当方：7月15日は受取可能。午前か午後か確認したい 7月4日 B社：午後を予定。時間はまだ未定 7月5日 当方：搬入口の利用申請が必要なので時間確定後に連絡希望
架空の完成例
【これまでの経緯】 ・納品候補日は7月15日 ・当方は7月15日の受取が可能 ・B社は午後を予定している 【合意済み】 ・納品候補日：7月15日 【未回答】 ・具体的な納品時刻 【こちらが次に確認すること】 ・B社から納品時刻確定の連絡を受ける
人が確認すること 日付、時刻、条件、合意の表現、最新メールを確認します。メール要約を契約変更や正式発注の記録にしません。
5章 事故・ミスの事実整理｜No.025
始末書の事実・対応・再発防止を分ける
こんなとき 始末書の提出を求められたが、謝罪だけの文章にせず、確認できる事実・対応・再発防止を職場の様式に沿って整理したい。
AIを開く前の準備
提出指示、指定様式、締切、確認者を確かめます。実際の出来事はAIへ入力せず、日時、事象、発見、対応、原因、再発防止を元記録から人が確認できるように分けておきます。
プロンプト（固定の架空例つき）
次の固定の架空例を、始末書へ移す前の整理メモにしてください。 「お詫び」「確認できた事実」「発見の経緯」「とった対応」 「原因として確認できたこと」「再発防止の候補」「要確認」に分けてください。 処分、評価、責任の重さ、相手の感情、未確認の原因を推測しないでください。 再発防止は、誰が・いつ・何を確認するかが分かる動作にしてください。 最後に、実際の情報を人が記入できるよう、同じ構成の空欄の型も出してください。 【固定の架空例】 8月4日14時、架空の備品発注で数量を30個ではなく3個と入力して送信した。 8月5日9時、架空の仕入先から数量確認の連絡があり、入力違いを確認した。 9時10分に責任者へ報告し、9時40分に訂正版を送った。 依頼票と発注画面の数量を照合する手順は決まっていなかった。 訂正後の納期は、架空の仕入先へ確認済み。職場の処分や評価は未確認。
架空の完成例
【確認できた事実】 ・8月4日14時、数量30個の依頼を3個と入力して送信した ・8月5日9時、仕入先からの確認連絡で入力違いが判明した 【とった対応】 ・9時10分に責任者へ報告 ・9時40分に訂正版を送付 ・訂正後の納期を仕入先へ確認 【原因として確認できたこと】 ・依頼票と発注画面の数量を照合する手順が決まっていなかった 【再発防止の候補】 ・送信前に、依頼票と発注画面の数量・単位を一項目ずつ照合する ・照合した日時を発注記録へ残す 【要確認】 ・職場の指定様式と必要な承認 ・第三者確認を要する条件
人が確認すること 提出指示、指定様式、日時、数量、報告と訂正の時刻、納期確認を元記録で照合します。原因と再発防止は責任者と確認し、AIの例を職場の決定として使いません。
続きは製品版へ
まとめ仕事の型を、ぜんぶこの形で
- 会議の記録・定例の報告・長い情報の要約・手順書と引き継ぎ・事故とミスの事実整理の5章構成
- すべての項目に「渡す前の準備」「人が確認すること」「確認表」つき
- PDFですぐ読めます
価格は500円です。近い場面を開いて、自分の記録に入れ替えるだけで使えます。
本書7ページ＋商品案内を持ち帰る（PDF・登録不要）
まとめは「きれいさ」やのうて「漏れのなさ」が命や。AIに分けてもらって、最後の判断は自分がする。この分担がいちばん安全で、いちばん速いで。
— ほー先輩