やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「毎月、出勤表から一人ずつ出勤日数を数えてるんです。Excelに数式ってものがあるのは知ってるんですけど、調べても『COUNTIF』とか『SUMIF』とか呪文みたいで……結局いつも、目で数えて電卓で足してます」
事務のお仕事で、本当によく聞く相談です。Excelが便利なのは知っている。数式を使えば一瞬なのも、たぶん知っている。でも「どの数式を、どこに、どう書くのか」が分からない。検索して出てくる解説ページは、専門用語だらけで余計に不安になる——。
この「調べても分からない」を、なんとかしたいというのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：数式を暗記できなくても大丈夫や。AIには候補と説明を出してもらえる。ただし、列・範囲・例外を誤解した数式も返るから、検算までを一組にしよな。
AIには、やりたいことを日本語で説明して数式の候補を出してもらえます。ただし、日本語の説明だけで実際の表の構造・表記ゆれ・空欄・結合セル・非表示行まで伝わるわけではありません。
今日のゴールは、答えをそのまま貼ることではなく、架空の小さな表で期待値と例外を照合し、承認されたコピーで試してから元表へ反映することです。
3. 今日使うAI・道具
今日使う道具は2つです。
- ChatGPT（無料で始められます） … やりたい集計を日本語で伝えて、数式に翻訳してもらいます。
- Excel … いつも使っている表のまま。買い足すものはありません。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。今日は「データを貼らずに聞く」のがコツです。
ステップ1：表の形を、言葉で説明する
Excelの表そのものはAIに貼りません。代わりに、実務と無関係な架空の列・セル・値で「どの列に何が入る想定か」を説明します。
表を貼らなくても、実際の人数・勤務条件・売上構造等から職場や案件を推測できることがあります。実在名をAさんへ変えるだけではなく、人数・期間・値も実務と無関係な架空条件にします。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
Excelでやりたいことがあります。 表の形：架空の練習表で、A列に日付、B列に担当記号、C列に対象なら「○」が入っています。データは2行目から10行目まであります。 やりたいこと：担当記号「X」の○の数を数えて、E2のセルに出したいです。 数式の候補、セル参照の意味、確認用の小さなテスト例、空欄・表記ゆれ・範囲端で確認する点を教えてください。 元ファイルの上書き、マクロ、外部リンクは提案しないでください。
「初心者向けにやさしく」を入れておくと、専門用語の少ない説明で返ってきます。
ステップ3：架空の小さな表で通常値と例外を検算する
元ファイルではなく、架空の数行を入れたコピーへ数式候補を貼ります。通常の一致だけでなく、空欄、同じ名前の重複、全角・半角、前後の空白、範囲の最初と最後、対象外の行を用意し、期待する数と一致するか確かめます。
一つの行や一人分が合っても、残りの範囲やコピー方向まで正しいとは限りません。相対参照・絶対参照が意図どおり動くか、先頭・中間・末尾で確認します。
ほー先輩：エラーを相談するときも、元表やファイル名は送らんでええで。エラーコードと架空の数式、期待した結果だけで確認しよな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空のスタッフ名です）
ビフォー：出勤表を目で追って、正の字を書き、人数を確認する作業。
アフター（ChatGPTが教えてくれた数式）
E2のセルに、次の数式を入れてください。
=COUNTIFS(B:B, "たなか", C:C, "○")
意味：B列が「たなか」で、C列が「○」の行を数えます。
ほかの担当へコピーする前に、参照セルと範囲が意図どおり変わるか確認してください。
貼り付けたら、架空の小さな表で通常値と例外を検算します。その後、職場の手順に従って元表のコピーへ入れ、合計・数件の明細・範囲端を別の方法で照合してから反映します。
6. 元の表へ入れる前の確認
AIへ渡すのは、列の役割と架空の条件だけです。元の表、実名、顧客名、売上などの実データは貼りません。
数式は、まず架空の数行で試します。手で数えた答えと一致するか、空欄や表記ゆれがある場合も意図どおりかを確認します。
数式自体が正しくても、説明した列や行の範囲が実際の表とずれていることがあります。数式の候補はAI、元表への適用と答え合わせは人です。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 実データを渡さず、架空の列・セル・値で数式候補を聞けた。
- 通常値だけでなく、空欄・表記ゆれ・範囲端を検算できた。
- 元表のコピーで再確認してから反映する順番を決められた。
合計・平均・条件つきの色分けでも、目的、架空の表、期待値、例外を分けて確認します。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：数式候補を聞くことと、元表で正しいことは別やで。小さい例、コピー、元表の順に、通常値と例外を確かめて使おな。