やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「今度のミーティングの進行を任されたんです。でも会議の進め方なんて習ったことがなくて。前に一度やったときは、話があちこちに飛んで、雑談も混ざって、結局『じゃあ次回また』で何も決まらずに終わっちゃって……。時間だけ長くて、みんな疲れた顔してました」
会議の進行、よく聞く相談です。そして、うまくいかない会議のほとんどは、進行役の能力の問題ではありません。アジェンダ（進行表）がないだけです。地図なしで知らない街を歩けば迷うのと同じで、段取りなしに会議を始めれば、話は迷子になります。
この「だらだら会議」を「時間内に決まる会議」に変えたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。ええ会議と、あかん会議の違いはたった1つ。「今日は何を決める会議か」がはじめに共有されてるかどうかや。それを紙にしたのがアジェンダ。作り方は簡単やで。
そうなんです。今日作るのは「資料」ではなく「アジェンダ（進行表）」です。目的（何を決めるか）→議題（話す順番）→時間配分。この骨組みがあるだけで、会議は驚くほど締まります。
話したいことはもうあなたの頭の中にあります。AIには架空例から空の進行表だけを作ってもらい、実際の目的・議題・担当は承認された会議資料で人が入れます。未公開の計画や人事、顧客、契約などの議題を一般向けAIへ渡しません。
※会議で使う「説明のための資料」を作りたいときは、別の記事「白紙の会議資料に5分で背骨を通す」が向いています。今日は「会議の進め方」のほうです。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは2つです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 架空例だけを使い、目的・議題・時間配分を入れる空のアジェンダ型を作ってもらいます。
- 職場で承認された会議資料 … 実際の目的、議題、担当、時間を人が入力します。
できたアジェンダは、会議の冒頭でみんなに配る・画面に映すと効果が倍になります。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：架空例で空のアジェンダ型を作る
AIには、実際の会議と関係のない架空例だけを渡します。
次の架空例を参考に、会議アジェンダの空のひな形を作ってください。 「目的」「終了時刻」「議題」「決める／共有」「担当」「目安時間」「持ち越す場合の確認先」の欄を作ってください。 実際の目的、議題、担当、決定事項は書かず、担当者が後から入力できる空欄にしてください。
架空例：30分の会議で、決める議題と共有だけの議題を分ける
ステップ2：実際の内容は承認された会議資料へ入れる
できた空のひな形を職場の会議資料へ移します。「今日は何を決める会議か」、終了時刻、議題、担当を主催者が確認して入れます。実際の議題をAIへ貼らず、正式な資料内で完結させます。
ステップ3：時間配分を人が決め、現実に合わせて直す
各議題に必要な時間は、内容と参加者を知る主催者が決めます。「この議題は5分じゃ足りないな」と思ったら、その感覚を優先します。進行の主役はあくまで人です。
ほー先輩：会議中に話が脱線しても、アジェンダがあれば「その話は次の議題で」って戻ってこれる。地図があると、迷っても道に戻れるやろ？ それと同じや。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなアジェンダが返ってきます。（架空の会議の例です）
ビフォー（話したいことの書き出し）
・先月の振り返り
・夏の行事の担当決め
・備品が足りない問題
・新しい記録のやり方を共有したい
会議は30分 5人
アフター（AIが作った空の型へ、人が架空例を入力したもの）
【ミーティング アジェンダ】（30分）
◎この会議で決めること
・夏の行事の担当を決める
・備品不足への対応を決める
1. 先月の振り返り（5分）
2. 夏の行事の担当決め（10分）★決める
3. 備品不足への対応（7分）★決める
4. 新しい記録のやり方の共有（5分）※共有のみ
5. まとめ・次回までの宿題の確認（3分）
※「★決める」は結論を出す議題、「※共有」は報告のみ。
ただの箇条書きが、時間の見える進行表になりました。「決める議題」と「共有だけの議題」が分かれているので、どこに力を入れるかも一目瞭然。これを冒頭で配れば、5人の足並みがそろいます。
会議前のアジェンダから、会議後の議事録・決定事項・担当・期限まで同じ型でそろえたい場合は、議事録・報告書 AIまとめセットで実物3ページと無料サンプルを確認できます。
近い場面の記事として、会議の質問の整理とアジェンダもあります。
6. 使うときの注意
冒頭に「この会議で決めること」を置くと、参加者が目的を確認できます。時間配分は進行の目安になりますが、書いただけで会議時間や発言量が改善すると断定はできません。
アジェンダ通りに進めること自体を目的にしません。大事な論点が出たら、その場で延長、持ち越し、別会議を人が判断します。段取りはAI、進行の判断は人。アジェンダは縛る表ではなく、迷ったときに戻る地図として使います。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 実際の議題を一般向けAIへ渡さず、会議の目的と時間配分を確認できるアジェンダを用意した。
- 「目的を先頭に・時間配分つきで」というアジェンダの型を覚えた。
- 「決める議題」と「共有の議題」を分ける考え方が身についた。
朝礼も、面談も、打ち合わせも、同じ型で段取りできます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：会議の値打ちは、長さやのうて中身や。目的と段取りが見えたら、話がそれても戻りやすい。次の進行でも、アジェンダを戻り先にしてみてな。また寄ってな。