やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「うちの職場、毎日日報を出すんです。今日やったことは、もちろん覚えてます。でもそれを報告書の文章にするのが、一日の最後の力仕事で……。書き出しで固まって、気づけば20分。正直、日報のために残業してる日もあります」
毎日の日報・週報・作業報告。よく聞く相談です。内容はある。ないのは、疲れた頭で文章を組み立てる余力。しかも日報は毎日来ます。1回20分でも、月20日で400分——まる一日ぶんが「文章にする作業」に消えている計算です。
この毎日の力仕事を軽くしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。ええこと教えたるわ。「今日何やったん？」って同僚に聞かれたら、普通にしゃべれるやろ？ しゃべれることは、書けることやねん。書く前に、しゃべってしまえばええ。
そうなんです。今日の型はシンプルです。今日やったことを、話し言葉のまま音声入力でしゃべる。それをAIが日報の形に整える。
「箇条書きのメモすら書く気力がない」という日にこそ効くやり方です。しゃべるのは1〜2分。文章の体裁はぜんぶAIの仕事です。
3. 今日使うAI・道具
今日使う道具は2つです。
- スマホやPCの音声入力 … 今日やったことを話すだけで文字にします。スマホのキーボードのマイクボタンでOK。
- ChatGPT（無料で始められます） … 話し言葉の文字起こしを、日報の形に整えてもらいます。
タイピングが得意な人は、音声入力の代わりに走り書きでも構いません。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：今日やったことを、1〜2分しゃべる
メモアプリを開いてマイクボタンを押し、思い出す順に話します。「えーと」「あとなんやっけ」が混ざっても大丈夫。きれいに話そうとしないのがコツです。
このとき、人の名前は最初から「Aさん」で話すクセをつけましょう。あとで置き換える手間が消えます。利用者さんやお客様の名前は特に。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の話し言葉のメモを、日報の文章に整えてください。 「今日の業務内容」「特記事項」「明日の予定」の3つに分けて、 ですます調で簡潔に書いてください。 話していないことは付け足さないでください。
（ここに、ステップ1の文字起こしを貼り付ける）
見出しの3つ（業務内容・特記事項・明日の予定）は、お使いの日報の様式に合わせて差し替えてください。一度自分の様式で作れば、毎日同じプロンプトの使い回しです。
ステップ3：読んで、事実だけ確認して提出
出てきた下書きを読み、数字・時間・出来事が実際と合っているかを確認します。音声入力は時々聞き間違えるので（「1時」が「7時」など）、数字だけは指差し確認。あとは職場の様式に貼って提出です。
ほー先輩：帰り道の頭の中で日報を組み立てる、あの時間がなくなるんが一番でかいで。仕事の報告は職場で終わらせて、帰り道は好きな歌でも聴いとき。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の職場・架空の内容です）
ビフォー（音声入力の文字起こしそのまま）
えーと今日は午前中が請求書の処理で えーと15件やって
午後からAさんと打ち合わせ 来月の行事の話で 会場は第2案で
進めることになって あと備品の発注やって それから明日は
朝イチで会議があるから 資料の印刷しとかなあかん
アフター（ChatGPTが整えた日報）
【今日の業務内容】
・請求書の処理（15件）
・Aさんと来月の行事について打ち合わせ
・備品の発注
【特記事項】
・行事の会場は第2案で進めることに決定しました。
【明日の予定】
・朝の会議に向けて資料を印刷します。
しゃべった時間は1分半。整えるのは数秒。確認して提出まで、合計7分ほどでした。「えーと」だらけの話し言葉が、そのまま出せる日報になっています。
6. 使ってみた感想
いちばん驚いたのは、話すことのハードルの低さです。「書く」だと20分固まっていたのに、「話す」なら疲れた日でも1分で出てくる。内容は同じなのに、出口が違うだけでこんなに楽になるとは思いませんでした。
良かったのは、日報の質がむしろ上がったこと。書くのが億劫だった頃は「特になし」で済ませがちだった特記事項が、しゃべると自然に出てきます。
一方で、数字と固有名詞の確認は毎日必ず。音声入力の聞き間違いは、AIも見抜けません。それから、日報に書けない機密度の高い内容は、これまで通り自分の手で。「口と体裁はAI、事実の責任は自分」です。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 20分かかっていた日報が、しゃべって7分で終わった。
- 「書けない日はしゃべる」という、疲れた日ほど効く型を覚えた。
- 名前は最初から「Aさん」で話す、という一歩進んだ匿名化のクセがついた。
週報や月報も、同じ型の見出し違いです。明日からの毎日で、まる一日ぶんの時間が返ってきます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：しゃべれることは、書けることやで。書くのがしんどい日は、しゃべってしまえばええ。報告がすんだら、今日の仕事はもうおしまいや。早う帰って、ゆっくり休みや。また明日な。