長い文章を短くする前に、残す条件を決めて照合する

1. 今日の相談

「メールでもお知らせでも、書くとどうしても長くなるんです。ていねいに説明しようとして、あれもこれも書き足して……読み返すと、自分でも何が言いたいのか分からなくなってて。かといってどこを削ればいいかも分からなくて、結局そのまま送ってます」

文章が長くなる理由は、用途、読み手、残す条件がまだ分かれていないなどさまざまです。性格や能力だけで決めつけず、まず「誰へ何を伝えるか」と「省かない条件」を分けます。

この「長い・回りくどい」を、なんとかしたいというのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。文章を書くのに2つの力がいるんや。「言葉を生み出す力」と「削る力」。あなたはもう前半をやり切ってる。長い文章がある時点で、材料は十分そろってるんやで。

AIは短縮案を作れますが、重要な条件・例外・責任範囲まで正しく残す保証はありません。今日やるのは、入力許可を確認し、省かない項目を先に決め、短縮案を原文と照合することです。

契約、法律、安全、医療、労務、金銭等の文章は、短縮によって判断に必要な条件が抜けるおそれがあります。正式様式や担当者確認を優先し、AIだけで確定しません。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 入力許可を確認した文章か、実務と無関係な固定練習例から短縮案と照合表を作ります。

実際の文章を使えるかは、職場のルール、利用環境、文書の内容、確認者を先に確かめます。許可が不明なら本文は入力せず、固定練習例で型だけ試します。

4. 実際にやってみる

順番にいきましょか。

ステップ1：入力許可と正本を確認する

文書の所有者、利用目的、入力するデータ、使う環境、確認者を先に確認します。仕事の文章は、職場がサービスと当該データの入力を明示的に認めた場合だけ扱います。

氏名をAさんへ変えても、会社、案件、日時、場所、金額、珍しい出来事の組み合わせから対象が分かることがあります。許可が不明なら本文を入力せず、実務と無関係な架空例で型だけを作ります。

ステップ2：省かない項目を先に決める

目的、対象者、条件、例外、期限、金額、連絡先、禁止事項、必要な手続き、確認先から、残す項目を選びます。短くするほど危険な文章は、短縮せず見出しや箇条書きで読みやすくする案も検討します。

ステップ3：許可済み文または架空例で短縮案を作る

次の文章を、意味を変えずに短くわかりやすくしてください。 元の半分くらいの長さを目安に、大事な内容は残してください。 やわらかく丁寧な調子はそのままにしてください。 元の文章にない事実、理由、評価、約束は付け足さないでください。 「対象者」「条件」「例外」「期限」「禁止事項」は省かず、原文のどの文を根拠にしたか対応表も付けてください。 判断できない箇所は削らず「要確認」としてください。

（ここに、短くしたい文章を貼り付ける）

「半分」「3行」「200字」は目安です。文字数を優先して必要条件を落とさないよう、省かない項目を先に指定します。

ステップ4：原文と一項目ずつ照合する

短縮案と原文を並べ、対象者、事実、条件、例外、期限、金額、連絡先、禁止事項、手続き順を一項目ずつ照合します。言い換えで責任範囲や約束が強くなっていないかも確認します。

ほー先輩：短くしすぎて冷たなったな、と思ったら「もう少しやわらかい一言を足して」って頼んだらええ。長さも温度も、あとから調整できるんやで。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）

ビフォー（長くて回りくどい文章）

お世話になっております。先日はお忙しい中お時間をいただき、
本当にありがとうございました。それでその際にお話しさせて
いただいた件についてなのですが、社内でも改めていろいろと
検討いたしまして、その結果、やはり当初お話しした方向で
進めさせていただくのがよいのではないかという話になりまして、
つきましてはお手数をおかけして申し訳ないのですが、資料の
ほうを来週中くらいをめどにお送りいただけますと幸いです。

アフター（ChatGPTが半分に整えた文章）

お世話になっております。先日はありがとうございました。

社内で検討した結果、当初の方向で進めることになりました。
つきましては、資料を来週中を目安にお送りいただけますと
幸いです。よろしくお願いいたします。

この例は架空です。実務では「当初の方向」の具体的内容、「来週中」の日付、送付方法、確認者が必要かを正本へ戻って確認します。短くなったことだけで完成とは判断しません。

6. 送る前に見比べるところ

短くした文では、お礼・お願い・締切などの要点が見つけやすくなります。ただし、短くなったことだけを完成の基準にはしません。

元の文と下書きを並べて、条件・例外・期限・金額・連絡先が消えていないかを確認します。気づかいの一言を残したいときは、その部分だけ自分の言葉で戻します。

AIの下書きは、元の意味を保てているか確かめるための候補です。短縮案はAI、残す条件の決定・原文照合・確定は人という分担を守ります。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 文書の入力許可と正本を先に確認できた。
• 短くする前に、省かない条件・例外・期限を決められた。
• 短縮案を原文と一項目ずつ照合できた。

長いメールも、報告文も、説明書きも、同じやり方で読みやすくできます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：短くなっただけでは完成やないで。条件・例外・期限を原文へ戻って確かめ、読む人に必要な内容を残そな。