やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「メールでもお知らせでも、書くとどうしても長くなるんです。ていねいに説明しようとして、あれもこれも書き足して……読み返すと、自分でも何が言いたいのか分からなくなってて。かといってどこを削ればいいかも分からなくて、結局そのまま送ってます」
とてもよく聞く相談です。そして先に伝えたいことがあります。文章が長くなるのは、真面目な人ほど起きること。相手に誤解されたくない、失礼になりたくない、その気配りが一文ずつ言葉を足していく。悪いことではありません。ただ、長い文章は読む側に負担をかけます。
この「長い・回りくどい」を、なんとかしたいというのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。文章を書くのに2つの力がいるんや。「言葉を生み出す力」と「削る力」。あなたはもう前半をやり切ってる。長い文章がある時点で、材料は十分そろってるんやで。
そうなんです。ゼロから短く書くのは難しい。でも、すでにある長い文章を短くするのは、AIがとても得意な作業です。今日やるのは、自分が書いた文章をそのまま渡して「短く、わかりやすく」してもらうこと。
削ってもらった後、「この一言は残したい」と思うところだけ自分で戻す。これで、あなたの気持ちも要点も両方入った、ちょうどいい文章になります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 長い文章を、短くわかりやすい形に整えてもらいます。
今ある文章がそのまま材料です。新しく用意するものはありません。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：短くしたい文章を用意する
すでに書いた文章をコピーします。メールでも、お知らせでも、報告文でも。
貼る前の約束をここでも。人の名前・会社名・個人情報は「Aさん」「A社」に置き換えてから。文章を短くするのに、実名は必要ありません。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の文章を、意味を変えずに短くわかりやすくしてください。 元の半分くらいの長さを目安に、大事な内容は残してください。 やわらかく丁寧な調子はそのままにしてください。
（ここに、短くしたい文章を貼り付ける）
今日のコツは**「半分くらいの長さを目安に」**と数で頼むこと。「短く」だけだと、どれくらい短くするかがAIに伝わりません。「3行で」「200字で」でもOKです。
ステップ3：読み比べて、消えて困る点だけ戻す
短くなった文章と、元の文章を読み比べます。たいていはスッキリして良くなっていますが、まれに「この気づかいの一言は残したかった」という部分が削られていることがあります。そこだけ手で戻せば完成。何を残すかを決めるのは、書いた本人にしかできません。
ほー先輩：短くしすぎて冷たなったな、と思ったら「もう少しやわらかい一言を足して」って頼んだらええ。長さも温度も、あとから調整できるんやで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の内容です）
ビフォー（長くて回りくどい文章）
お世話になっております。先日はお忙しい中お時間をいただき、
本当にありがとうございました。それでその際にお話しさせて
いただいた件についてなのですが、社内でも改めていろいろと
検討いたしまして、その結果、やはり当初お話しした方向で
進めさせていただくのがよいのではないかという話になりまして、
つきましてはお手数をおかけして申し訳ないのですが、資料の
ほうを来週中くらいをめどにお送りいただけますと幸いです。
アフター（ChatGPTが半分に整えた文章）
お世話になっております。先日はありがとうございました。
社内で検討した結果、当初の方向で進めることになりました。
つきましては、資料を来週中を目安にお送りいただけますと
幸いです。よろしくお願いいたします。
言いたいこと（当初の方向で進む・資料を来週中に）が、埋もれずに立ち上がりました。ていねいな調子は残したまま、長さは半分。読む人の負担がぐっと減ります。
6. 使ってみた感想
いちばん驚いたのは、短くなったことでかえって気持ちが伝わるようになったことです。長い文章の中では埋もれていたお礼やお願いが、削ったことで前に出てきました。
良かったのは、自分の文章を否定されないこと。ゼロから書き直すのではなく、自分が書いたものを整えてもらう感覚なので、素直に受け入れられます。
一方で、そのまま鵜呑みは禁物です。短くする過程で、条件や例外のような「省いてはいけない情報」が消えることがあります。事実と、残したい気づかいの一言は、自分の目で確認する。「削るのはAI、何を残すかは自分」です。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 長くて回りくどかった文章を、意味を変えずに半分にできた。
- 「半分の長さで」「3行で」と、短さを数で頼む型を覚えた。
- 「削るのはAI、残す判断は自分」という分担が身についた。
長いメールも、報告文も、説明書きも、同じやり方で読みやすくできます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：長い文章は、あなたが一生懸命考えた証拠や。恥ずかしがることないで。あとは削るだけ、その係はAIが得意なんやから。短い文章は、読む人へのやさしさや。今日もええ仕事したな。