やることを整理して順番を決める

1. 今日の相談

「やることが多すぎるんです。行事の準備、提出書類、シフトの調整、頼まれた電話、あと何かあった気がする……って考えてるうちに、どれにも手がつかないまま午前中が終わってました」

忙しい人ほど陥る、不思議な状態です。やることが多いから急がなきゃいけないのに、多すぎるせいで逆に動けなくなる。頭の中で「あれもこれも」がぐるぐる回って、いちばん大事なことではなく、いちばん目についたことから手をつけてしまう。夕方になって「今日、何してたんやろ」——。

この頭の中の渋滞をなんとかしたい、というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。まず知っといてほしいんは、頭の中だけで順番を決めるんは、誰がやっても無理があるっちゅうことや。頭は「覚えとく係」と「考える係」を同時にはできへんねん。

そうなんです。やることを頭の中に置いたままだと、「忘れないように覚えておく」だけで頭がいっぱいになり、「どれが大事か考える」余力がなくなります。

今日やるのは2つだけ。**全部書き出して頭を空にする。それから、順番をAIと一緒に考える。**書き出した時点で、実は半分終わっています。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 書き出したやることを、優先順位の相談相手として一緒に並べてもらいます。

紙とペンでも、スマホのメモでも。書き出す場所はどこでも構いません。

4. 実際にやってみる

順番にいきましょか。

ステップ1：頭の中のやることを、全部書き出す

大きいことも小さいことも、仕事もそれ以外も、思いつくまま全部。「電話1本」も「行事の企画書」も同じ1行でOK。きれいに書かない、分類しない、順番も気にしない。目安は5分。頭の中を空にするのが目的です。

人の名前が入るものは、いつものように「Aさんに電話」→「A社に電話」のようにぼかしてから渡しましょう。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次のやることリストの整理を手伝ってください。 ①「今日中に必要」「今週中でよい」「急がない」の3つに分けてください。 ②期限や重要度が分からないものは、私に質問してください。 ③最後に「今日やる3つ」を提案してください。

（ここに、ステップ1で書き出したリストを貼り付ける）

今日のコツは**②の「分からないものは質問して」**です。AIが「行事の企画書の締切はいつですか？」と聞き返してくれるので、答えているうちに、自分でも曖昧だった期限がはっきりしていきます。この往復こそが「整理」です。

ステップ3：「今日やる3つ」を自分で確定する

AIの提案を見て、最終決定はあなたがします。「いや、これは明日でいい」「これは今日の1番や」——その感覚が正解です。AIの提案はたたき台。**決める権利と責任は、いつもあなたにあります。**決めた3つだけを付箋に書いて、あとのリストは一旦閉じましょう。

ほー先輩：3つ以上は選ばんのがコツやで。3つ終わって余力があったら、リストからおかわりしたらええだけや。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の職場の例です）

ビフォー（頭の中を書き出したまま）

夏行事の企画書 送迎の変更をA社に電話 研修の申込みいつまでやっけ
月次の報告書 プリンタのインク注文 B事業所への返事
新人さんのシフト相談 救急セットの補充

アフター（ChatGPTと整理したあと）

【今日中に必要】
・送迎の変更をA社に電話（相手の都合があるものは早めに）
・B事業所への返事（待たせている案件）
・研修の申込み（→質問の結果、締切が明日と判明！）

【今週中でよい】
・夏行事の企画書 ・月次の報告書 ・新人さんのシフト相談

【急がない】
・プリンタのインク注文 ・救急セットの補充

★今日やる3つ：研修の申込み → A社に電話 → B事業所への返事

「あと何かあった気がする」の正体（研修の締切）が、質問の往復で見つかりました。頭の渋滞が、付箋1枚の「今日の3つ」になりました。

6. 使ってみた感想

いちばん効いたのは、書き出した瞬間の身軽さです。整理はAIとやりましたが、気持ちが楽になったのは書き出した時点でした。「覚えておく」から解放されるだけで、こんなに違うのかと。

良かったのは、AIの聞き返しです。「それの締切はいつですか」と聞かれて初めて、自分が締切を知らないことに気づく。この「曖昧の見える化」は、ひとりのメモ書きでは起きませんでした。

一方で、優先順位の最終判断はAIに任せないほうがいいです。AIは職場の空気や、相手との関係の機微までは知りません。「たたき台はAI、決めるのは自分」。それから、このやり方は毎朝5分の習慣にすると一番効きます。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 頭の中のやることを全部出して、「今日の3つ」まで絞れた。
• 「分からないものは質問して」で、曖昧な期限をあぶり出す型を覚えた。
• 「決めるのは自分」という、AIとのちょうどいい距離感がつかめた。

明日の朝も、同じ5分から始められます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：全部いっぺんには持たれへんて。まず机の上に全部出す、順番はそれから。今日の3つが終わったら、それはもう百点や。終わらんかった分は、明日のあなたに任せたらええねん。今日もおつかれさん。