やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「うちの施設、行事が多くて。夏祭り、避難訓練、保護者会……そのたびに案内文を作るんですけど、毎回ゼロから書いてて。日時、場所、持ち物、申し込みの締切……項目が多くて、送ったあとに『あ、雨天時のこと書き忘れた』って気づくこともよくあります」
行事やイベントの案内文づくり、よく聞く相談です。文章そのものより大変なのが、抜けなく情報を入れること。日時・場所・持ち物・費用・締切・雨天時・連絡先。ひとつ抜けると、あとで「これ、どうなってますか？」という問い合わせが何件も来て、余計に手間が増える——。
この「毎回ゼロから・抜けが怖い」をなんとかしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。案内文には「入れとくべき項目」の型があるんや。その型をAIが知ってるから、あなたは中身を渡すだけ。抜けのチェックも、AIに手伝うてもらえるで。
そうなんです。案内文は、実は決まった型があります。日時・場所・内容・持ち物・締切・連絡先——この骨組みにあなたの行事の中身を流し込むだけ。しかも「抜けている項目はないか教えて」とAIに頼めば、書き忘れを先に見つけてくれます。
ゼロから考えるのではなく、型に沿って埋める。今日はそれを5分でやります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 行事の要点を、抜けのない案内文に整えてもらいます。
できた案内文は、いつものおたよりや掲示の様式に貼って使えます。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：行事の要点を箇条書きにする
決まっていることを、わかる範囲で書き出します。まだ未定の項目があってもOK。「費用：未定」と書いておけば、AIがそこも案内文の中に「追ってお知らせします」と収めてくれます。
参加者の個人情報は不要です。もし例で名前を出すなら「Aさん」に。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の内容で、参加者向けの案内文を作ってください。 やわらかく親しみやすい調子で、日時・場所・持ち物・締切などが 一目で分かるように整理してください。 あわせて、案内文に入れておいたほうがよい項目で、 私が書き忘れているものがあれば教えてください。
（ここに、ステップ1の箇条書きを貼り付ける）
今日のコツは後半の**「書き忘れている項目があれば教えて」**。これでAIが「雨天時の対応は記載しますか？」「緊急連絡先は必要ですか?」と抜けを指摘してくれます。これが手作業のいちばん怖いところを守ってくれます。
ステップ3：日時・場所を自分の目で確認する
出てきた案内文の中で、日時・場所・締切・費用は、間違えると全員に影響する情報です。ここだけは元の資料と照らして必ず確認。文章のあたたかさはAIに任せて、数字の正しさはあなたが守ります。
ほー先輩：AIが「これ書き忘れてませんか?」って教えてくれるのは、優秀な同僚が横で確認してくれるようなもんや。ひとりで抱えんでええんやで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の行事の例です）
ビフォー（要点の箇条書き）
・夏祭り 8/23(土) 15時から18時
・場所は施設の駐車場
・浴衣で来てもOK
・飲み物はこちらで用意
・雨のときは→未定 あとで決める
アフター（ChatGPTが整えた案内文＋抜けの指摘）
【夏祭りのご案内】
いつもありがとうございます。今年も夏祭りを開催します。
ぜひ、ご家族そろってお越しください。
・日時：8月23日（土）15時〜18時
・場所：施設 駐車場
・服装：浴衣でのご参加も歓迎です
・お飲み物はこちらでご用意します
雨天の場合の対応については、決まり次第、改めてお知らせします。
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【AIからの確認】
・申し込みは必要ですか？（不要なら「申し込み不要」と一言あると親切です）
・緊急連絡先を載せておくと安心です。
案内文が整ったうえに、「申し込みの要否」「緊急連絡先」という抜けまで指摘してくれました。この2つを足せば、問い合わせの電話がぐっと減ります。
6. 使ってみた感想
いちばん助かったのは、抜けの指摘です。自分では「いつも書いてるから大丈夫」と思っている項目ほど、忙しいと抜けます。AIが第三者の目で確認してくれるので、送ったあとの「しまった」が減りました。
良かったのは、毎回ゼロから悩まなくなったこと。要点さえ箇条書きにすれば、あとは型に乗せてもらえる。案内文づくりが「作文」から「確認作業」に変わりました。
一方で、日時・場所・締切の確認は毎回必ず。案内文の間違いは全員に伝わってしまいます。それから、雨天中止の連絡網など、その団体だけのルールはAIは知りません。型で拾えない部分は、これまで通りあなたの経験で補ってください。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 毎回ゼロからだった案内文が、要点の箇条書きから10分で作れた。
- 「書き忘れている項目を教えて」で、抜けを先に見つける型を覚えた。
- 「文章はAI、日時と場所の確認は自分」という分担が身についた。
保護者会の案内も、避難訓練のお知らせも、同じやり方でいけます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：案内文は、来てくれる人への最初のおもてなしや。抜けなく、あたたかく。それだけでええねん。あなたの案内で、その日を楽しみにする人がおる。ええ仕事やで。また行事のたびに寄ってな。