やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「うちの施設、行事が多くて。夏祭り、避難訓練、保護者会……そのたびに案内文を作るんですけど、毎回ゼロから書いてて。日時、場所、持ち物、申し込みの締切……項目が多くて、送ったあとに『あ、雨天時のこと書き忘れた』って気づくこともよくあります」
行事やイベントの案内文づくり、よく聞く相談です。文章そのものより大変なのが、抜けなく情報を入れること。日時・場所・持ち物・費用・締切・雨天時・連絡先。ひとつ抜けると、あとで「これ、どうなってますか？」という問い合わせが何件も来て、余計に手間が増える——。
この「毎回ゼロから・抜けが怖い」をなんとかしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。案内文には「入れとくべき項目」の型があるんや。その型をAIが知ってるから、あなたは中身を渡すだけ。抜けのチェックも、AIに手伝うてもらえるで。
そうなんです。案内文は、実は決まった型があります。日時・場所・内容・持ち物・締切・連絡先——この骨組みにあなたの行事の中身を流し込むだけ。しかも「抜けている項目はないか教えて」とAIに頼めば、書き忘れを先に見つけてくれます。
ゼロから考えるのではなく、型に沿って埋める。今日はそれを5分でやります。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 行事の要点を、抜けのない案内文に整えてもらいます。
できた案内文は、いつものおたよりや掲示の様式に貼って使えます。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：行事の要点を箇条書きにする
決まっていることを、わかる範囲で書き出します。まだ未定の項目があってもOK。「費用：未定」と書いておけば、AIがそこも案内文の中に「追ってお知らせします」と収めてくれます。
参加者名簿や申込フォームはAIへ貼りません。職場や団体が認めたAI環境だけを使い、氏名・連絡先・住所・配慮事項・具体的な参加履歴は材料から外します。例が必要なら架空の「参加者A」を使い、組み合わせても実在の参加者が分からない一般的な条件だけで案内文を作ります。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
次の内容で、参加者向けの案内文を作ってください。 やわらかく親しみやすい調子で、日時・場所・持ち物・締切などが 一目で分かるように整理してください。 あわせて、案内文に入れておいたほうがよい項目で、 私が書き忘れているものがあれば教えてください。
（ここに、ステップ1の箇条書きを貼り付ける）
今日のコツは後半の「書き忘れている項目があれば教えて」。これでAIが「雨天時の対応は記載しますか？」「緊急連絡先は必要ですか?」と抜けを指摘してくれます。これが手作業のいちばん怖いところを守ってくれます。
ステップ3：日時・場所を自分の目で確認する
出てきた案内文の中で、日時・場所・締切・費用は、間違えると全員に影響する情報です。ここだけは元の資料と照らして必ず確認。文章のあたたかさはAIに任せて、数字の正しさはあなたが守ります。
ほー先輩：AIが「これ書き忘れてませんか?」って教えてくれるのは、優秀な同僚が横で確認してくれるようなもんや。ひとりで抱えんでええんやで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の行事の例です）
ビフォー（要点の箇条書き）
・夏祭り 8/23(土) 15時から18時
・場所はお店の前の広場
・浴衣で来てもOK
・飲み物はこちらで用意
・雨のときは→未定 あとで決める
アフター（ChatGPTが整えた案内文＋抜けの指摘）
【夏祭りのご案内】
いつもありがとうございます。今年も夏祭りを開催します。
ぜひ、ご家族そろってお越しください。
・日時：8月23日（土）15時〜18時
・場所：お店の前の広場
・服装：浴衣でのご参加も歓迎です
・お飲み物はこちらでご用意します
雨天の場合の対応については、決まり次第、改めてお知らせします。
――――――――――
【AIからの確認】
・申し込みは必要ですか？（不要なら「申し込み不要」と一言あると親切です）
・緊急連絡先を載せておくと安心です。
案内文の下書きと一緒に、「申し込みの要否」「緊急連絡先」という確認候補が出ました。実際に必要な項目かを主催者が確かめてから、案内文へ足します。
場面別の案内文例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。どの案内文も、日時・場所・申し込みの要否・問い合わせ先の4つが揃っていれば形になります。
① 行事・イベントの案内
【[行事名]のご案内】
いつもありがとうございます。
このたび[行事名]を開催いたします。ぜひお越しください。
・日時：[日付]（[曜日]）[時刻]〜[時刻]
・場所：[場所名・住所]
・対象：[誰が参加できるか]
・参加費：[金額／無料]
・持ち物：[あれば／なければ「特にありません」]
・申し込み：[必要な場合は方法と締切／不要なら「申し込み不要です」]
[雨天時・中止時の扱い]
お問い合わせ：[連絡先]
② 保護者・利用者へのお知らせ
[日付]
保護者の皆様
[表題]
日ごろよりご協力いただき、ありがとうございます。
[お知らせしたいこと]について、下記のとおりお知らせいたします。
・[項目]：[内容]
・[項目]：[内容]
ご不明な点は、[担当者名・連絡先]までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
[団体名・施設名]
③ 説明会・見学会の案内
【[説明会名]開催のお知らせ】
・日時：[日付]（[曜日]）[時刻]〜（[所要時間]）
・場所：[場所]（[受付の場所]）
・内容：[話す内容を3つ程度]
・定員：[人数]（[先着順／申し込み順]）
・申し込み：[方法]／締切 [日付]
当日は[持ち物・服装など]でお越しください。
[駐車場の有無など、来る前に知りたいこと]
定員があるときは「先着順か」を書きます。書かないと問い合わせが来ます。
④ 中止・延期のお知らせ
【[行事名]中止（延期）のお知らせ】
[日付]に予定しておりました[行事名]は、
[理由]により[中止／[日付]へ延期]といたします。
[すでに申し込んだ人への案内：参加費の返金／申し込みの引き継ぎなど]
楽しみにしていただいていた皆様には申し訳ございません。
お問い合わせ：[連絡先]
中止の連絡は、申し込み済みの人がどうなるかを必ず書きます。
⑤ 短い掲示・貼り紙用
[行事名]
[日付]（[曜日]）[時刻]〜
[場所]
申し込み[不要／必要：締切 日付]
問い合わせ [連絡先]
案内文に書かないほうがよいこと
- 「詳細は後日」だけ— 決まっている項目は先に出すと、問い合わせが減ります
- 参加を強く促す言葉（「必ずご参加ください」）— 都合がつかない人が申し訳なくなります
- 個人名を必要以上に— 参加者名や担当者の私用連絡先は載せません
- 雨天時の扱いを書かない— 屋外の行事で最も多い問い合わせです
- 決まっていない情報を埋めてしまう— 「未定」「決まりしだいお知らせします」と書くほうが親切です
出したあとに中止や延期が決まった場合は、イベント中止のお知らせ文例へ進んでください。
6. 公開前に確認するところ
AIが挙げた不足候補は、そのまま追加する指示ではありません。申し込み、緊急連絡先、雨天時の対応など、今回の行事に必要かを主催者が判断します。
日時・場所・締切・費用は、元の企画書や決定事項と一つずつ照合します。未定の項目はAIに決めさせず、「決まり次第お知らせします」と残します。
団体内の連絡網や中止基準など、AIへ渡していないルールもあります。文章の下書きはAI、開催条件と公開判断は人という線を越えません。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 要点の箇条書きから、案内文の確認用下書きを作れた。
- 「書き忘れている項目を教えて」で、抜けを先に見つける型を覚えた。
- 「文章はAI、日時と場所の確認は自分」という分担が身についた。
お店の催し、地域活動、社内行事のお知らせも、同じやり方で整えられます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：案内文は、来てくれる人への最初のおもてなしや。抜けなく、あたたかく。それだけでええねん。あなたの案内で、その日を楽しみにする人がおる。ええ仕事やで。また行事のたびに寄ってな。