やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「買い出しのたびに、領収書の宛名はこれでいいのか、但し書きは何と頼めばいいのか不安になります」
書類の種類、必要な記載、電子データの保存、受け取り忘れた場合の連絡先へ分け、職場の経理手順で確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：領収書という名前だけでは決まらへん。取引内容と必要事項を経理へ確認しよ。
AIには「もらい方カード」の型を作ってもらいます。宛名の正式名称や経費のルールは、経理担当・税理士の確認が正です。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。実際の会社名や購入内容はAIへ渡しません。
AIに、税務上の可否、必要な記載、経費区分、保存方法を判断させません。実在の会社名、登録番号、購入内容、金額、支払情報、領収書画像は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 職場の経理手順を確認する
領収書・レシート・電子データのどれを受け取るか、必要な記載、提出先、保存方法、受け取り忘れ時の連絡先を確認します。制度や職場の運用は変わり得るため、「一度だけ」で終わらせず、手順の更新日も残します。
2. 領収書の但し書き・宛名を経理へ確認する
但し書きは、実際の購入内容と異なる表現を店側へ頼みません。職場が必要とする宛名・但し書きを経理へ確認し、その内容を店側が記載できるか確かめます。
領収書をお願いします。
宛名は【経理に確認した正式名称】、
但し書きは【実際の購入内容に沿い、経理に確認した表記】でお願いできますか。
この言い方は、但し書きの「正解」を固定するものではありません。店側の記載ルールや、取引によって必要な事項が異なる場合は、その場で作り変えず、受け取れる書類を確認して経理へ戻します。
3. AIへもらい方カードの型を頼む
経費の証憑を受け取る前の確認カードの型を作ってください。
「書類の種類」「職場が確認する記載事項」「電子で受け取った場合の保存先」
「提出期限」「受け取り忘れ・記載違いに気づいた場合の連絡先」
「制度・経理手順の確認日」に分けてください。
税務上の可否、宛名・但し書きの正解、経費区分、代替書類を推測せず、
すべて【経理へ確認】の空欄にしてください。
実在の会社名、登録番号、購入内容、金額、支払情報、証憑画像を入力する欄は作らないでください。
4. 空欄を経理の回答で埋める
【経理に確認】の欄を、承認された手順で埋めます。税務上必要な情報を私物端末のメモへ移さず、職場が決めた保管先を使います。
5. 頼み方を一度声に出してみる
必要事項を店側へ依頼するときの言い方は、職場の回答を見て練習します。事実と異なる記載や、店側が確認できない内容を求めません。
6. もらい忘れた日の手順も覚えておく
気づいた時点で経理へ連絡します。代替書類や本人作成の記録でよいとAIが決めず、必要な事実と確認方法を経理へ戻します。
5. 完成例
【架空の証憑・受け取り前確認カード】
書類の種類：【経理へ確認】
職場が確認する記載事項：【経理へ確認】
電子で受け取った場合の保存先：【経理へ確認】
提出期限：【経理へ確認】
受け取り忘れ・記載違いの連絡先：【経理へ確認】
制度・経理手順の確認日：【空欄】
税務上の可否や代替書類はカードだけで決めない
近い場面の記事として、納品書と請求書と領収書の違いもあります。
経理まわりの依頼文や確認文の型をまとめて持っておきたい場合は、やさしいAI文例・プロンプト100にも入っています（PDF・無料サンプルあり）。
6. 使うときの注意
国税庁は、必要事項を満たせば、請求書・納品書・領収書・レシートなど名称を問わず適格請求書に該当し得ると説明しています。一方、適格簡易請求書など取引によって必要事項は異なります。このカードだけで要否を断定せず、国税庁「適格請求書等の記載事項」、職場の経理担当、必要に応じて税理士へ確認します。電子で受け取った証憑は、印刷だけで足りると決めつけず、職場の電子取引データ保存手順へ戻します。
7. 今日できたこと
- 証憑の種類と必要事項を経理へ確認できた。
- 電子データの保存先と更新日を残せた。
- 受け取り忘れ・記載違いの連絡先を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：書類の名前だけで決めず、取引と職場の手順に合うかを確認しよな。
