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テンプレ

休暇・出張中の不在自動返信テンプレ

不在期間・返信の見込み・確認済み窓口を、短く安全に伝える型です。

コピーして使えます 
固定の練習例「夏休みで数日不在にする」を見本に、社外向けの短い不在自動返信の空欄の型を作ってください。
「不在期間」「返信できる見込み」「急ぎのときの確認済み窓口」を含め、私的な居場所や詳しい予定は書かないでください。
書かれていない連絡先や返信時刻を作らず、返信を保証しない表現にしてください。
各欄は空欄にし、実際の不在期間、返信の見込み、代替窓口、氏名、連絡先、私的な予定は入力しないでください。
各欄の末尾に「本人の了承を得た内容・職場の連絡ルールへ戻る」と添えてください。

使い方

  1. 期間、復帰日、代替窓口を予定表と本人へ確認します。
  2. 休暇の理由、滞在先、個人の電話番号は書きません。
  3. 自分宛てにテスト送信し、復帰後は設定解除を確認します。

そのまま使える不在通知の型

一斉休業（お盆・年末年始）

件名：夏季休業のお知らせ（○月○日～○月○日）

メールをお送りいただき、ありがとうございます。
○月○日から○月○日まで休業しております。
期間中のお問い合わせは、○月○日以降に順次ご返信いたします。

短い外出・出張

件名：本日不在のお知らせ

本日は終日外出しております。
いただいたメールは、○月○日に確認のうえご返信いたします。
お急ぎの場合は、○○（共通窓口）へご連絡ください。

担当変更（長期不在）

件名：担当変更のお知らせ

○月○日より、担当が○○へ変わりました。
今後のご連絡は下記へお願いいたします。
新しい担当：○○（連絡先を記載）

書かないほうがよいこと

ほー先輩：事情を全部書かんでも、相手が次へ進めたら十分親切やで。