必要資料の未着確認メールテンプレート

必要資料の未着確認メールテンプレ

受領済み、現在確認できない資料、提出方法、必要日を受付記録から分け、責めない確認メールを作ります。

コピーして使えます

実際の相手・案件・資料名・受付状況を入力せずに使える、
資料の未着確認メールの空の様式を作ってください。
項目は「受領済みの資料」「現在確認できていない資料」
「提出方法」「必要日」「不明点」とします。
相手が送っていないと断定せず、資料名、提出状況、期限、理由を推測しないでください。
人が記入していない欄は「要確認」と残せる形にしてください。

使い方

上のテンプレをコピーします。
AIが返す空の様式を、承認されたメール画面へ移します。
提出物一覧、メール、フォーム、共有フォルダ、郵送の受付記録から「受領済み」「現在確認できない」「不要になった」を人が分けて記入します。
相手の名前、案件名、資料の中身、本人確認書類、契約書、口座情報、未公開データ、実際の資料名をAIへ渡しません。
受領後は正式な台帳を更新し、重複した催促が起きないよう担当者間で共有します。

ほー先輩：届いてへん理由やなく、今そろってない物だけ確かめよ。

⚠️ 機微な資料は通常メールへ添付させず、職場で承認されたフォームや共有場所を案内してください。アクセス権と期限も人が確認します。