業務ソフトのライセンス割当・返却を、利用者・端末・期限から申請する

1. 今日の相談

「退職者が使っていた業務ソフトを、新しい担当者へ移したいです。どの端末だったか曖昧です」

ライセンス申請で整理するのは、製品・契約、利用者、端末、利用目的、必要日・返却日、管理者、確認結果です。認証情報は扱いません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：分からん端末は要確認で残して、正式な管理画面へ戻ったらええで。

AIに割当や解除を実行させず、確認メモの型だけ作れば安全に進められます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、契約台帳、端末台帳、人事異動記録、ソフトの正式な管理画面です。ライセンスキー、パスワード、復旧コード、APIキー、端末の秘密情報はAIへ貼りません。

4. 実際にやってみる

1. 対象の契約と製品を特定する

製品名、契約プラン、契約数、管理者を請求書と管理画面で確認します。似た製品や個人契約を混ぜません。

同じ製品名でも、利用者単位、端末単位、同時接続数、拠点単位など数え方が違います。無料アカウントと有料席、月契約と年契約、追加オプションも分けます。AIへ契約名も渡さず、実際の製品名、契約番号、請求金額、管理URLは正式な台帳で確認します。

2. 利用者と端末を分ける

人に割り当てる契約か、端末に割り当てる契約かを確認します。共有IDを新しく作る判断はしません。

3. AIへ空の申請様式だけを頼む

実際の製品・契約・利用者・端末情報を入力せずに使える、
ソフトウェアライセンス割当・返却申請の空の様式を作ってください。
項目は「製品・契約」「割当または返却」「現在の利用者と端末」
「変更後の利用者と端末」「利用目的」「必要日・返却日」
「管理者に確認してほしいこと」「処理結果」とします。
契約数、残数、請求、権限、データ削除、割当可否を推測せず、
正式台帳が必要な箇所は「管理者と要確認」と残してください。
ライセンスキー、パスワード、復旧コード、APIキーの欄は作らないでください。

空の様式を正式な申請画面へ移し、実際の製品・契約、利用者、端末、日付、管理者は権限のある担当者が管理画面と台帳を見ながら記入します。実情報をAIへ戻しません。

4. 正式な管理者が変更する

割当、解除、端末認証の解除、利用者削除は、影響範囲と保存データを確認した管理者が実行します。

担当者を削除する前に、その人が所有しているファイル、共有設定、自動処理、予約実行、通知先を確認します。「ライセンスを外す」と「アカウントを削除する」は別の操作です。先に新担当へ必要なデータと所有権を移し、新担当が使えることを確かめてから旧担当の割当を解除します。

5. 台帳と請求を確認する

変更後の利用者、端末、残数、請求数、処理日時、実行者、確認者を台帳へ残します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

製品・契約：表計算ソフトA／法人プラン
現在の利用者：担当A
現在の端末：要確認
変更後の利用者：担当B
利用目的：月次集計
必要日：7月22日
確認事項：保存ファイルの移管後に、担当Aの割当を解除できるか

端末や処理状況を推測せず、管理者が確認する項目として残しています。

6. 使うときの注意

個人向け契約の業務利用、無断複製、ライセンスキーの共有は行わず、契約条件と職場のルールを確認します。

割当解除でデータや設定が失われる製品もあります。移管・保管・削除の要否を責任者が判断してから実行します。

変更後は管理画面の席数だけでなく、請求書の契約数、端末台帳、入退社・異動の記録も照らします。解約日と請求締め日の関係で次回請求に残る場合があるため、処理済み表示だけで費用停止を断定しません。必要なら次回請求で再確認する日を台帳へ残します。

7. 今日できたこと

• 製品、利用者、端末を分けられた。
• 認証情報をAIへ渡さなかった。
• 割当・解除を正式管理者へ戻せた。
• 台帳と請求数まで確認できた。

割り当て前に現在の権限を見直す場合は、アカウント権限を棚卸しする方法へ続けられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：使えるようにする日と、使えなくする日。両方そろえて引き継ぎ完了やで。