やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「資料を修正して送り直します。ファイル名に『最新版』と付けていますが、前の版も共有フォルダに残っています」
版、更新日、変更点、正本、旧版の扱い、送信先を送る前に確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：最新版という名前は日がたつと古くなる。版と日付で残そな。
新しいファイルを送るだけでなく、受け手が何を使い、前の版をどう扱うかまで伝えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空のファイル情報です。実ファイル、共有URL、顧客名、個人情報、未公開内容、パスワード、認証コードはAIへ渡しません。
保存期間、削除、承認、共有権限は職場の文書管理ルールを優先します。
4. 実際にやってみる
1. 正本を一つ決める
承認済みの保存場所、版番号、更新日、作成者、承認者を記録で確認します。
2. 変更点を短く書く
受け手が確認すべき変更を三点までに絞り、変えていない範囲も必要なら示します。
3. 旧版の扱いを決める
削除、保管、参照不可、差し替えなど、文書管理ルールで承認された扱いを確認します。
4. AIに送信前メモを頼む
次の架空の版情報から、更新版ファイルの送信前確認メモを作ってください。
「正本」「版・更新日」「変更点」「変えていない点」「旧版の扱い」
「送信先」「閲覧権限」「受け手にしてほしいこと」に分けてください。
書かれていない承認、削除、権限を推測しないでください。
5. 受け手側の見え方を確認する
送信先、リンク権限、添付、ファイル名を確認し、正本の場所を一つだけ案内します。
5. 完成例
【正本】承認済みフォルダ内の版2（架空）
【版・更新日】v2／7月17日
【変更点】手順2の表現を修正
【変えていない点】提出期限
【旧版の扱い】要確認：文書管理ルールに従う
【受け手にしてほしいこと】今後はv2を参照
近い場面の記事として、共有リンクを送信前に確認するもあります。
6. 使うときの注意
監査、契約、法令、事故、安全に関わる旧版を勝手に削除しません。共有リンクの公開範囲、外部共有、ダウンロード権限、期限は正式画面で人が確認します。
7. 今日できたこと
- 正本と版を一つに決められた。
- 変更点を短く案内できた。
- 旧版の扱いと閲覧権限を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：更新した日と、これから使う版を一緒に伝えたら迷いにくいで。