やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「オンライン文書の共有リンクを作りました。相手は開けると思いますが、古い版や、ほかのファイルまで見える設定になっていないか不安です」
対象ファイル、最新版、閲覧者、権限、期限、再共有、送信先を確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：リンク一つでも、中にある扉は何枚もある。順番に見たらええで。
「リンクを知っている全員」と「指定した相手だけ」は違います。送信前に別の視点でテストします。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の共有条件です。実際のリンク、ファイル名、本文、相手のメール、社内構成、認証情報はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 送るファイルを一つ確認する
タイトル、版、更新日、承認状態、添付・リンク先を正式な台帳や保存場所と照合します。
2. 閲覧者と権限を決める
指定した相手だけか、組織内か、リンクを知る人全員かを確認し、閲覧・コメント・編集を必要最小限にします。
3. 期限と再共有を確認する
閲覧期限、ダウンロード、コピー、再共有、所有者変更、期限後の停止担当を確認します。
4. AIに確認表を頼む
次の架空の共有条件から、リンク送信前の確認表を作ってください。
「対象ファイル」「最新版」「閲覧者」「権限」「期限・再共有」「送信後」に分けてください。
サービス固有の設定名を推測せず「公式画面で要確認」としてください。
実リンクや相手の連絡先を入力する欄は作らないでください。
5. 別の利用者視点でテストする
職場で承認された方法で、相手に見える範囲、編集可否、関連フォルダ、期限を確認してから送ります。
5. 完成例
【対象ファイル】承認済みv3
【最新版】更新日と承認者を台帳で確認
【閲覧者】指定した相手だけ
【権限】閲覧のみ
【期限・再共有】一週間／再共有不可か公式画面で確認
【送信後】誤送信時の停止担当、期限後の無効化
近い場面の記事として、外部への共有リンクの期限設定もあります。
6. 使うときの注意
機密情報、個人情報、契約、未公開情報は共有自体の承認を先に確認します。誤送信時は削除依頼だけで終わらせず、職場の報告手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 最新版と送信先を照合できた。
- 閲覧権限と期限を必要最小限にできた。
- 誤送信時と期限後の停止担当を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：送った後に止める道まで分かってたら、共有はもっと落ち着いてできるで。