やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「使わなくなった古いパソコンやスマホが職場に転がっています。処分したいのですが、情報が残っていそうで怖いです」
最初に確かめるのは、誰の端末で、誰が処分を承認できるかです。そのうえで、必要データ、組織の管理状態、内蔵・外付け記録媒体、承認済みの消去方法、引き渡し先と記録を順に確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：急いで消す前に、まず持ち主と管理者を確かめよ。返す物を勝手に初期化したらあかんからな。
AIには架空条件で確認票の型だけを作ってもらいます。端末の調査、バックアップ、アカウント操作、消去、廃棄・返却・譲渡は、情報システム担当や責任者が承認した手順で行います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、端末の架空の種類（ノートパソコン・スマホ等）だけです。実在の管理番号、利用者名、保存データ、契約、アカウント、電話番号、認証情報はAIへ渡しません。
画面が空に見えることや、電源が入らないことだけで消去済みと判断しません。個人データを含む端末では、個人情報保護委員会の注意喚起も確認し、組織が決めた復元できない消去方法と、委託先を監督する手順に従います。
4. 実際にやってみる
1. 所有・契約・作業権限を確かめる
会社所有、リース・レンタル、個人所有のどれかを確認します。返却条件、資産台帳、保証、捜査・監査・保存指示の有無も管理者へ確認し、許可が出るまで初期化や分解をしません。
2. AIへチェックの型を頼む
実在の端末情報や認証情報は使わず、職場の古い端末を手放す前の確認票の型を作ってください。
項目は「所有・契約」「処分を承認する人」「保存・移行が必要なデータと確認者」「組織の端末管理とアカウント」「SIM・メモリーカード・外付け媒体」「承認済みの消去方法と実行者」「引き渡し先」「日時・確認者・受領記録」にしてください。
AIはデータの有無、移行完了、消去完了、法令適合を判定しないと明記してください。
具体的な消去ソフト、業者、手順は推奨しないでください。
3. 残すデータと管理状態を担当者が確認する
必要データの保存先と、保存後に開けるかを担当者が確認します。組織の端末管理、暗号化鍵、クラウド連携、回線契約、SIM・eSIM、メモリーカード、外付け媒体は、管理者の指示なしに解除・取り外し・削除しません。
4. 消去方法と実行者を承認する
端末や記録媒体に合う方法を、職場の規程、製造元の案内、契約条件、管理者の判断から決めます。外部へ委託するときは、対象、方法、再委託、完了確認、記録の受け取り方を責任者が確認します。
5. 引き渡しまで所在を管理する
対象の管理番号、引き渡し元・先、日時、方法、確認者、受領記録を資産台帳など所定の場所へ残します。回収待ちの端末も、誰でも触れられる場所へ置きません。
5. 完成例
【架空の処分前チェック】
□ 所有・契約：会社所有／契約返却の有無は管理者確認
□ 作業承認：情報システム担当（役割名）が承認
□ 必要データ：対象・保存先・開けることを担当者が確認
□ 管理状態：端末管理／回線／SIM／外部媒体を管理者確認
□ 消去：端末に合う組織の正式手順を実行者が実施
□ 引き渡し：架空の回収先／日時／受領記録
□ 台帳：管理番号／確認者／証跡の保管先
6. 使うときの注意
個人データを含む端末や媒体を外部へ委託して消去・廃棄するときは、対象と委託先の監督方法を責任者が確認します。紛失、台帳との不一致、未承認の持ち出し、予定外の初期化を見つけたら作業を止め、情報セキュリティ・個人情報保護の正式窓口へ報告します。バッテリーを含む機器は、自治体、製造元、契約先、回収事業者の案内を確認します。
7. 今日できたこと
- 所有・契約・作業権限から確認できた。
- データ、管理状態、記録媒体を担当者へ確認できた。
- 消去と引き渡しを正式手順と記録へつなげられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：自分で「空っぽや」と決めんでええ。確認できる人へ、記録と一緒に渡したらええんや。