やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「営業電話の断り方が分からず、つい長く聞いてしまいます。急に切るのも失礼な気がして、毎回どっと疲れます」
毎回その場で言葉を考えず、職場で確認した短い応対の型を手元に置くと対応しやすくなります。相手が営業か取引先か判断できないときや、社内情報を求められたときは、一人で決めず確認先へつなぎます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：丁寧さは、長く話すことやないで。職場で決めた言い方と、困ったときの確認先を用意しよ。
AIには、場面別の断りフレーズと、取り次ぐかどうかの判断メモを作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTだけです。
先に職場のルール（営業電話を誰が判断するか、どこまで社内情報を答えるか、不審な電話の報告先）を確認します。判断に迷う電話は、その場で在席状況や個人の連絡先を答えず、職場の指定手順で確認します。
4. 実際にやってみる
1. AIへフレーズと判断メモを頼む
職場の電話応対で使う「営業電話・間違い電話への応対集」を作ってください。
・営業電話を丁寧に断る言い方を3パターン（短いもの・提案の受付方針を伝えるもの・今後の連絡を辞退するもの）
・取引があるか分からない相手のとき、在席状況を明かさず用件を記録して確認する言い方
・間違い電話への感じのよい応対（こちらの社名は名乗る、相手の詳細は聞かない）
・しつこい相手を責任者へ引き継ぐときの言い方
在席、直通番号、個人の連絡先、予定、取引状況を推測して答えず、すべて丁寧語で作ってください。会社名は架空で。
2. 基本の型は「辞退＋こちらから連絡」
職場で断ってよいと確認済みなら、「ご案内ありがとうございます。営業のご提案は担当部署で確認しております。必要な場合はこちらから連絡いたします」と短く伝えます。未確認の理由や取引予定を答えません。
3. 迷ったら断らず保留にする
取引先か営業か分からないときは、職場の手順に沿って会社名・氏名・用件・折り返し先を必要な範囲だけ確認し、担当者または責任者へ渡します。在席状況、直通番号、個人の予定は勝手に答えません。金銭、認証情報、遠隔操作などを求める不審な電話は、いったん切り、公式に確認した連絡先から確かめます。
4. 間違い電話は短く親切に
通常の電話受付で名乗る範囲が決まっていれば、「こちらは◯◯でございます。お間違いのようです」と短く伝えます。相手のかけたかった先や、社内の人・部署を推測して案内しません。
5. 応対表を電話の横に貼る
断ってよい場面、用件を預かる場面、不審な電話の報告先を一枚にし、電話の横へ置きます。実際の社名、担当者名、直通番号はAIへ渡しません。
5. 完成例
【架空の応対表（電話横に貼る用）】
営業電話（基本）：
「ご案内ありがとうございます。営業のご提案は
担当部署で確認しております。必要な場合は
こちらから連絡いたします。失礼いたします」
判断に迷うとき：
「会社名・お名前・ご用件を伺い、確認いたします」
（在席や取引状況は答えず、職場の確認先へ）
間違い電話：
「こちらは◯◯商店でございます。お間違いのようです」
しつこいとき：
「担当の者に代わります」（責任者へ）
近い場面の記事として、電話の折り返しのマナーと順番もあります。
6. 使うときの注意
電話口の表示名や電話番号だけで相手を信用せず、職場の受付・報告手順を優先します。IPAの相談事例でも、発信者番号が偽装される場合があることが示されています。疑わしい連絡は、相手が示した番号ではなく、公式サイトなどで確かめた連絡先から確認します。応対記録を残す場合も、記録する項目、保管先、保存期間を職場で決めます。
7. 今日できたこと
- 断りと確認の型を持てた。
- 保留で確認する判断基準ができた。
- 応対の疲れを減らせた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：短く切ることより、言ってええ情報を守ることが先や。迷ったら一人で決めず、確認先へ渡そな。