やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先がFAX中心で、書類を送るたびに送付状の書き方に迷います。定番の形があれば教えてほしいです」
送付状の型を、日付・宛先・差出人と連絡先・件名・枚数・通信欄へ分けます。ただし、送付状があっても誤送信や情報漏えいを防げるとは限りません。送る書類、送信可否、正式な宛先、受領確認、誤送信時の連絡先を職場の手順で確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：相手がFAXを使うからいうて、何でも送ってええわけやない。内容と職場ルールを先に見よ。
AIに型を作ってもらい、印刷して使い回せる形にします。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、いつもの文書ソフト（手書き用に空欄の型を印刷しても使えます）です。
実際の会社名・氏名・電話番号・FAX番号・書類内容はAIへ渡さず、架空の例で型を作ります。実情報の差し替えと送信操作は、承認された環境で人が行います。
4. 実際にやってみる
1. AIへ型を頼む
FAX送付状の型を作ってください。項目は
「送信日・宛先（会社名・部署・ご担当者名）・差出人（会社名・名前・電話番号・FAX番号）・件名・送付枚数（本状を含む）・通信欄（一言メッセージ）」でお願いします。
末尾に「送信可否」「宛先の確認元」「原稿の内容」「枚数」「受領確認」「誤送信時の連絡先」の空欄を付けてください。
通信欄の文例も三つ作ってください。
・見積書を送るとき
・記入済みの申込書を返送するとき
・先方から依頼された資料を送るとき
会社名や番号はすべて架空の例で、丁寧すぎず簡潔な文面にしてください。
2. 枚数は「本状を含む」で書く
「送付枚数：3枚（本状含む）」のように、職場の数え方を明記します。枚数欄が正しくても原稿の重なりや読み取り不良は起こり得るため、送信結果と必要な受領確認を別に行います。
3. 通信欄は2〜3行でよい
「ご依頼の資料をお送りいたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします」。長い説明が要るなら、それは送付状ではなく本文の書類に書きます。
4. 送信可否と宛先を正式記録で照合
個人情報・機密・契約・金融・健康などを含む書類は、そもそもFAXで送ってよいかを職場の手順で確認します。宛先番号は相手から届いた最新の正式資料や職場の登録情報と照合し、短縮番号や履歴だけに頼りません。
5. 送信後と誤送信時の手順を確認
送信結果レポートは機器が送信処理を行った記録で、正しい相手が全ページを読める状態で受け取った証明とは限りません。受領確認が必要な文書は、職場で決めた方法で確認します。誤送信またはそのおそれに気づいたら、自己判断で隠したり削除依頼だけで終えたりせず、直ちに責任者と正式な事故対応窓口へ報告します。
なぜ宛先と枚数を確かめるのか：FAXは、番号を一つ間違えると、まったく別の相手に届いてしまいます。送付状に宛先と枚数（送付状を含む）を書き、送る前に番号を正しい資料と照らすと、誤送信や送り漏れを防ぎやすくなります。
よくある失敗
- 番号を、正しい資料と照らさずに入力する
- 枚数に送付状を含めるかどうかが、相手に伝わらない
- 送ったあとに、相手に届いたかを確かめない
- 誤送信したときの連絡の手順を決めていない
5. 完成例
【架空のFAX送付状】
送信日：2026年7月◯日
宛先：◯◯株式会社 総務部 △△様
差出人：◯◯商店 □□
電話：0000-00-0000／FAX：0000-00-0001
件名：お見積書の送付について
送付枚数：3枚（本状含む）
通信欄：
お世話になっております。
ご依頼いただきましたお見積書をお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お電話にて
お気軽にお問い合わせください。
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送信前確認：
送信可否／宛先の確認元／原稿内容／枚数／
受領確認の要否／誤送信時の連絡先
近い場面の記事として、送付状・添え状の書き方と例文もあります。
6. 使うときの注意
個人情報や機密を含む文書は、事前連絡や受領確認だけで安全になるとは限りません。利用できる送信手段、承認、宛先照合、原稿の範囲、立ち会い・記録の要否を職場の規程で確認します。誤送信時の対応や報告要否は情報の内容・範囲・業種で異なるため、個人情報保護委員会のFAX誤送信に関するFAQと職場の事故対応手順へ戻します。
7. 今日できたこと
- 送付状と送信前確認欄の型を作れた。
- 場面別の一言メッセージも用意できた。
- 送信可否・宛先・内容・枚数・事故時の連絡先を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：送付状は礼儀の紙やけど、安全確認そのものやない。送る前と送った後の手順まで一組やで。