相談事例・96件

文章の困りごとから探す

メール、案内、紹介文など、仕事の文章を整える相談事例を集めました。

8分・やさしい メールの返信を忘れたときは、言い訳より先に要件へ答える 返信を忘れていたと気づいたとき、短いお詫び・要件への回答・次の対応を分け、相手をもう一度待たせないメールにする方法 15分・ふつう 納期に遅れそうなときは、謝る前に「いつなら出せるか」を確かめる 遅れそうだと分かった時点で、確定した新しい期日・遅れる範囲・当面できることを揃えて、相手が次を判断できる連絡にする方法 30分・やさしい 退職届は、理由を書き込む紙ではない——退職願との違いと、出す前の三つの確認 退職願・退職届・辞表の違いを押さえ、就業規則の確認、決まり文句の本文、宛名と封筒、渡し方まで順番どおりに進める方法 10分・やさしい 昇進のお礼を、喜びだけでなく支えてくれた人へ伝える 昇進の内示・発表後に送るお礼を、発表範囲・相手との関係・具体的な感謝・今後の姿勢に分け、未公表情報を出さずに整える方法 10分・やさしい 年末年始の挨拶メールを、休業日と連絡窓口が伝わる文にする 年末年始の挨拶メールを、感謝・休業期間・年始の開始日・緊急時の窓口に分け、未確認の日付や約束を入れずに整える方法 10分・やさしい 職場から香典をいただいたときのお礼を、短く丁寧に伝える 職場や同僚から香典をいただいたとき、受け取った事実・お礼の相手・伝える方法・返礼の確認を分け、私的な事情を書きすぎない文へ整える方法 5分・やさしい 忌引きの連絡を、必要事項だけで早く伝える 身内の不幸で仕事を休むとき、連絡先・休む見込み・急ぎの業務・折り返し可否を確認し、事情を話しすぎない連絡へ整える方法 10分・やさしい 産休前の挨拶を、引き継ぎ先と連絡窓口が伝わる文にする 産休前の挨拶を、最終出勤日・引き継ぎ先・不在中の窓口・感謝に分け、私生活を話しすぎない文へ整える方法 20分・ふつう 督促状を、責める文にせず「事実と期日」で書く——催促メールとの使い分けも 入金が確認できないとき、請求の事実・確認のお願い・新しい期日の三つで、取引を壊さずに督促する方法 20分・ふつう 顛末書を、職場の指示に沿って事実・推測・未確認に分ける 始末書との違いを押さえ、発生から収束までを時系列の事実で並べ、判断が要る点だけを分けて残す方法 20分・ふつう 始末書は、職場の指示を確かめ、事実・対応・再発防止を整理する 職場の指定様式と提出指示を先に確かめ、事実・対応・原因・再発防止を記録で確認できる範囲から整理する方法 20分・ふつう 補助金の実績報告を、申請書と証拠書類の間で照合する 採択されたあとの実績報告で、申請書に書いた内容と実際にやったこと、手元の証拠書類が食い違っていないかを確認する方法 10分・やさしい 取引先の担当交代を、正式連絡・権限・引き継ぎ範囲から確認する 担当交代の連絡を受けたとき、連絡の真正性、新担当者の権限、共有してよい案件、社内の更新先を確認してから返信する方法 10分・やさしい 「行けたら行きます」をやめて、誘いに気持ちよく返事する 職場や取引先からの誘いへの曖昧な返事をやめ、行く・行かない・保留の三択と期限つきの返し方で、信頼を減らさない返事の型を身につける方法 10分・やさしい 体験レッスン後のフォロー連絡を、押しつけない型で送る 教室やスクールの体験レッスンに来てくれた人への連絡を、お礼・様子の一言・次の案内の三部構成で、勧誘臭のない感じのよい文面にする方法 15分・やさしい お店への道順案内を、出発点・目印・分岐・確認日から作る 店への道順を、出発点、分岐、目印、移動上の注意、問い合わせ方法、現地で歩いて確認した日から整える方法 10分・やさしい 予約キャンセルの連絡へ、責めずに短く返信する お客様からの予約キャンセル連絡を受け止め、理由を詮索せず、正式な条件を確認して短く返信するための型と場面別の文例の作り方 30分・やさしい 地域の情報誌やフリーペーパーへ、掲載候補の情報を送ってみる 地域の情報誌・フリーペーパー・タウン紙へ店や活動の情報を送る前に、媒体の募集方針、読者との関係、事実、写真の権利、連絡方法を確認する方法 15分・やさしい 退職・異動の挨拶メールを、感謝が伝わる型で書く 退職や異動のときの挨拶メールを、社内向け・社外向けそれぞれの型と送るタイミングで、気持ちよく区切りをつけられる文面にする方法 10分・やさしい FAX送付状を作り、宛先・内容・枚数・送信可否を確認する FAXの送付状を、日付、宛先、差出人、件名、枚数、通信欄へ分け、送信前に宛先・内容・送信可否・受領確認・誤送信時の連絡先を確認する方法 15分・やさしい 年次有給休暇を申し出る前に、申請方法・希望日・引き継ぎを確認する 年次有給休暇を取りたいとき、勤務先の申請方法、希望日、必要最小限の引き継ぎ、確認先を分け、理由や代替要員を過度に背負わず申し出る方法 10分・やさしい シフトを代わってほしいとき、相手と責任者へ相談する連絡例 急用でシフト交代を相談するとき、職場ルール、対象日時、断ってよい一言、引き継ぎ、責任者の承認、お礼までを順番に確認する方法 15分・やさしい 催事やマルシェ出店後のお礼を、主催者・お客様・お隣さんの三方向へ届ける イベント出店が終わったあとのお礼を、主催者へのメール、来てくれたお客様への発信、隣のブースへのあいさつの三方向で翌日までに済ませる方法 10分・やさしい 新しいスタッフの紹介掲示を、本人が選んだ公開範囲で作る 新しく入ったスタッフを紹介する掲示を、利用目的・呼び名・担当・本人が選んだひとこと・掲示期間を確認して作る方法 10分・やさしい 封筒の宛名を、様と御中の使い分け・書く位置・敬称の重複なしで書く ビジネスの封筒の宛名を、様と御中の使い分け、住所と名前の位置、「行」の直し方などの基本をおさえて迷わず書く方法 10分・やさしい 講習会や見学の申込みへ、受付メールを「受付・詳細・変更方法」で返す イベントや講習会の申込みを受けたときの受付メールを、受け付けた事実、当日の詳細、変更・キャンセルの方法の三点で安心してもらえる形にする方法 10分・やさしい アンケートのお願い文を、目的・所要時間・使い道の三点で正直に書く お客様へのアンケートのお願い文を、何のために、何分かかるか、答えがどう使われるかの三点を正直に伝えて、答えてもらいやすくする方法 10分・やさしい ご無沙汰の相手への連絡を、お詫びより「近況と用件」で書き出す しばらく連絡していなかった相手への再連絡を、長いお詫びではなく、短いご無沙汰のあいさつ、近況、用件の順で自然に書く方法 10分・やさしい 暑中見舞い・残暑見舞いを、時候・気づかい・近況ひとことの型で書く 取引先やお世話になった方への暑中見舞い・残暑見舞いを、時候のあいさつ、相手への気づかい、近況のひとことの型で無理なく書く方法 10分・やさしい 夏季休業のお知らせを、確定した期間・連絡方法・再開日時から作る 夏季休業の確定情報を、対象業務、休業期間、連絡の受付と返信時期、再開日時、例外、更新担当に分け、媒体間で照合する方法 10分・やさしい お中元やお歳暮が届いたら、受領可否と事実を確認してからお礼を整える 職場に贈り物が届いたとき、開封・配布・消費の前に贈り主、品物、利害関係、受領規程、報告・返却を確認し、承認後に事実だけでお礼を整える方法 10分・やさしい 行事の中止・延期を知らせるとき、決まったこと・返金・問い合わせ先をそろえる イベントや行事の中止・延期のお知らせを、決定事項、申込者への対応、返金や振替、問い合わせ先に分けて落ち着いて伝える方法 10分・やさしい 応募者へ面接日程を連絡するとき、候補・場所・持ち物・連絡先をそろえる 求人応募者への面接日程連絡を、日程候補、場所、所要時間、持ち物、変更連絡先に分けて丁寧に整える方法 8分・やさしい AIに長い案内から見出しを作らせる前に、対象者・順番・省かない条件を決める 長い案内を読みやすく区切るとき、対象者、目的、行動、期限、例外、順番、省かない条件、元資料へ分ける方法 8分・やさしい AIに数字入りの案内文を作ってもらう前に、単位・基準日・例外を一覧にする 料金、時刻、数量、期限を含む案内文を作る前に、数字、単位、基準日、対象、例外、確認元へ分ける方法 10分・やさしい AIに文章の雰囲気を変えてもらう前に、残す意味・変える範囲・確認者を決める AIに文章をやわらかく、短く、丁寧に言い換えてもらうとき、残す意味、変えない表現、対象者、確認項目へ分ける方法 15分・ふつう 外注先へ改善点を伝える前に、事実・影響・希望・確認期限を分ける 外注した成果物の改善点を伝える前に、確認できた事実、影響、希望する状態、優先順位、確認期限を整理する方法 10分・ふつう 見積もりの有効期限を過ぎたら、条件・在庫・新しい期限を確認するメールを書く 見積書の有効期限後に発注を検討するとき、旧見積の前提、価格、在庫、納期、新しい期限を確認するメールの作り方 5分・やさしい 電話予約のあとに、決まったことを一通で確認する 電話で受けた予約について、日時、場所、人数、持ち物、変更方法、要確認を短い確認メッセージへまとめる方法 10分・ふつう システムの計画停止を、時間・影響範囲・代替手順から案内する 復旧を保証せず、停止日時、影響する機能、事前準備、承認済みの代替手順、次の案内を運用計画から伝える方法 10分・ふつう 事務所移転・住所変更を、変更日・影響・必要手続きから案内する 未確定情報を埋めず、旧住所、新住所、変更日、休止する業務、相手に必要な手続きを正式資料から案内する方法 10分・やさしい 備品の在庫不足を、現在数・必要数・必要日から補充依頼する 勘で多めに頼まず、品目、現在数、使用予定、必要数、必要日、発注単位を在庫表から確認する依頼の作り方 10分・やさしい 勤怠の打刻漏れを、日付・勤務実績・確認先から修正依頼する 勤務時間を想像で埋めず、対象日、出退勤の記録、休憩、確認できる資料、承認者から修正依頼を作る方法 10分・やさしい 必要な資料が届かないとき、未着のものだけ確認する 送付済みと決めつけず、受領済み、未着、提出方法、必要日を受付記録から確認する連絡の作り方 10分・やさしい 会議の延期・日時変更を、決定済みの情報だけで案内する 旧日時、変更状況、新日時、参加方法、次の案内時期を予定表と承認記録から確認する連絡の作り方 10分・ふつう 請求書の催促メールは、未払いと決めつけず請求番号から確認する 請求書の催促メールを、未払いと決めつけず、請求番号・支払期限・入金確認日・返信してほしいことから書く方法 10分・ふつう 発注前の確認メールを、数量・金額・納期・支払条件から書く 見積書や合意記録に戻り、発注前に数量、税込・税別、納期、納品方法、支払条件を確認するメールの作り方 10分・ふつう 返品・交換の問い合わせに、条件と次の手順から返信する 返品や交換の可否をAIに決めさせず、受付事実・正式条件・必要な確認・次の手順をそろえる返信の作り方 10分・ふつう 納期が遅れる連絡を、現状・新しい予定・選択肢から書く 納期遅延を隠さず、確定した現状・影響・新しい見込み・相手が選べる対応・次の報告日をそろえる方法 5分・やさしい 予約確認メールを、日時・場所・変更方法から書く 予約内容を、日時・場所・内容・準備・変更やキャンセル方法に分け、来店や参加前の迷いを減らす確認メールの作り方 10分・やさしい 欠品・入荷遅れのお知らせを、次の選択肢まで分かる文章にする 商品や材料が予定どおり用意できないとき、現状・対象・見込み・選べる対応・次の連絡日を事実だけで伝える方法 5分・やさしい 外注の修正依頼を、優先度と完成条件から分かりやすく書く 外注先への修正依頼を、対象・現状・希望・優先度・期限・完成条件に分け、追加作業との境界も確認する方法 5分・やさしい 社内ルール変更の案内を、理由と開始日から分かりやすく書く 職場のルールが変わるときに、変更理由・開始日・変わること・変わらないこと・問い合わせ先を一枚に整理する方法 5分・やさしい 仕事を受けたとき、期限と完成条件を確認するメールを書く 依頼を受けた直後に、作業範囲・納品物・期限・確認方法・未決定を整理し、着手前の認識違いを減らすメール 5分・やさしい 担当変更のお知らせを、相手が困らない順番で書く 担当者が変わるときの連絡を、変更日・新担当・連絡先・引き継ぎ状況の順に、相手が次に動ける文章へ整える方法 5分・やさしい 打ち合わせ後の確認メールを、決まったことと宿題から書く 打ち合わせ後の連絡を、決定事項・担当・期限・未決定に分け、認識違いを減らす確認メールに整える方法 5分・やさしい AIで作った社外向け文章を、送る前に最終確認する AIで下書きしたメールや案内文を送る前に、宛先、事実、数字、約束、機密情報、添付を人が確認する六つのチェック 5分・やさしい 月末の経費提出リマインドを、責めずに分かりやすく送る 領収書や経費申請を月末に集めるとき、対象期間、提出物、方法、締切、遅れる場合の連絡先を一目で分かる案内にする 5分・やさしい 納品完了メールを、受け取る人が確認しやすく書く 制作物や資料を納品するとき、何をどこへ送ったか、確認してほしい点、次の流れを短く伝える。受領確認まで迷わせないメールの作り方 5分・やさしい 資料の確認依頼メールを、見てほしい点から書く 作った資料を上司や同僚に確認してほしい。対象、確認してほしい点、希望日、返し方を整理して、相手が動きやすい依頼文にする方法 5分・やさしい 不在通知メールの例文｜休暇・出張中の自動返信を短く安全にする 休暇や出張中に使える不在通知メールの例文を紹介。不在期間、返信の見込み、急ぎの連絡先を、安全な範囲で伝える方法 10分・ふつう 稟議書・社内申請の下書きを、目的と根拠から整える 備品購入やサービス利用の承認をお願いしたい。目的、必要な理由、費用、比較、実施後の確認を、決裁前の一枚に整理する方法 10分・やさしい ホームページを無料で作る前に、公開条件とサーバーの要否を比べる ホームページ作成サービスとWordPressを比べたい。無料体験と無料公開の違い、必要ページ、サーバー、独自ドメイン、更新費用を整理する方法 10分・やさしい 文章校正ツールを選ぶ前に、直したいことと入力情報を整理する 文章校正ツールを使いたいが、無料・有料やAI機能の違いが分からない。校正したい文章、確認項目、入力できる情報、料金を比べる方法 5分・やさしい 新しいツール導入の社内案内を、押しつけずに書く 新しいアプリやシステムの案内が、機能説明ばかりで伝わらない。対象者・変わること・最初の一歩を整理して案内文を作る方法 5分・やさしい 上司への相談メールを、状況・困りごと・お願いの3点で書く 相談したいのに、何から書けばよいか分からない。手元の事実を、状況・困りごと・お願いの3点に分けて短いメールへ整える方法 5分・やさしい お客様の口コミへの返信を、言い訳せず感じよく書く うれしい口コミにも厳しいレビューにも、何を書けばよいか迷う。AIへ個人情報や未確認の事実を渡さず、短く誠実な返信を作る方法 15分・ふつう 見積もり・相見積もりの依頼メールを、条件を盛らず誠実に書く 業者さんへ見積もりを頼みたいが、何を書けば比較できるのか分からない。決定済みの条件だけをそろえ、断りの連絡まで含めて準備します 5分・やさしい 送付状・添え状を、書類の中身を渡さず5分で作る 郵送する書類はそろったのに、送付状の一枚で手が止まる。宛名や書類内容をAIへ渡さず、一般形から感じのよい文面を作ります 15分・ふつう 英語メールは、原文を正式な環境で確認してから返信する 実際の英文メールは仮名化後もAIへ渡さない。正式なメール・翻訳環境で意味と約束を人が確認し、架空例で作った空の返信型へ記入する 10分・やさしい 臨時休業・営業時間変更の告知3点セットを、一度に作る 店頭、SNS、メールを別々に書くと日付や時間が食い違う。同じ決定事項から、3媒体に合う告知をまとめて作ります 15分・ふつう 値上げ・料金改定のお知らせを、誠実に書く 価格を変えることは決まった。でも伝え方が見つからず先延ばしにしている。決定済みの事実だけで、言い訳を膨らませない案内文を作ります 5分・やさしい お店や活動のSNS投稿を、短く感じよく作る 写真はあるのに投稿文が浮かばない。事実を3つ置くだけで、無理に盛らない短いSNS文を作れます 10分・やさしい 商品・サービスの紹介文を、押し売りせず分かりやすく書く 良さは分かっているのに、紹介文にすると大げさか説明不足になる。お客さまが選ぶための事実を、読みやすい順番に整えます 15分・やさしい 自分の仕事・お店の「紹介文」を、事実から感じよく整える ホームページやSNSのプロフィールに載せる紹介文が、堅い経歴書か盛りすぎ宣伝の二択になる。等身大で、でも魅力が伝わる文にしたい 10分・やさしい よくある問い合わせは、承認済みFAQから空の返信型を作る 実際の問い合わせはAIへ渡さず、公開済み・承認済みFAQの分類から空の返信型を作り、質問、料金、時間、例外、約束、添付を毎回人が照合する 15分・ふつう パート・スタッフ募集の文面を、正直で感じよく書く 求人を出したいのに、書けるのは堅い定型文か、盛りすぎの宣伝文句の二択。うちの職場のよさを、正直な言葉で伝えたい 5分・やさしい 催促・リマインドメールの件名と例文｜返事がこないとき、やんわり確認する 催促・リマインドメールの件名と、そのまま型として使える例文を紹介。返事や提出物が届かないとき、相手の事情を決めつけず、やんわり確認する文へ整える 10分・やさしい 欠席・遅刻の連絡は、正式な連絡手段で必要事項を送る 本人の体調・家庭事情・実際の予定はAIへ渡さず、事前に作った空の型を使い、連絡先・期限・引継ぎを正式な手順で確認する 5分・やさしい 着任・自己紹介のあいさつ文を、感じよく整える 入社・異動・着任・入職の自己紹介を、入力してよい一般情報だけで下書きし、役職・担当・送信先を元資料で確認する方法 10分・やさしい メール件名は、元メールの用件・行動・期限を照合して付ける 「お知らせ」「ご連絡」だけでは用件が分かりにくい。実メールはAIへ渡さず、正式な本文から用件・求める行動・期限を人が確かめて件名を付ける 5分・やさしい アンケートの質問文（設問）を、答えやすくつくる アンケートを作りたいけれど、何を聞けばいいか思いつかない。質問が多すぎたり、答えを誘導していないかも心配 5分・やさしい 研修・会議の「振り返り」を、自分の気づきで書く 研修や会議のあとの振り返り・感想が、「勉強になりました」で止まってしまう。自分の気づきや学びを、ちゃんと言葉にしたい 10分・やさしい 日程調整は、正式な予定表から候補日を確認して送る 実際の予定や参加者情報はAIへ渡さず、架空例で作った空の型へ、正式な予定表から候補日・時間帯・返信希望日を人が入れる 5分・やさしい 承認済みの文章を、原文と照合してやさしい日本語にする 通知や規程の文章が固くて、読む人に伝わるか不安。かといって、かみくだくと意味が変わってしまわないか心配 5分・やさしい お詫びの一文を、事実と承認済み対応から書く 自分のミスで謝らないといけない。でも、軽すぎると誠意がないようで、重すぎると大げさで、書き出しで固まってしまう 5分・やさしい 送信前の文章をAIで校正する前に、入力可否・変更箇所・原文を確認する メールや文書をAIで校正するとき、職場で認められた環境か、入力してよい内容か、意味・数字・約束が変わっていないかを確認する方法 15分・やさしい 掲示・貼り紙を、承認済みの用件から分かりやすく作る 「工事中」「この日はお休み」――ちょっとした貼り紙。書くたびに、どう書けばぱっと伝わるか迷って手が止まる 15分・やさしい 気まずいお断りを、確定事項からやわらかく伝える 誘いや依頼を断りたい。でも角が立たへんかな、感じ悪くないかな、と考えて、連絡できずに一日ひっぱってしまう 10分・やさしい お礼のひとことを、確認した事実から整える お世話になったから何か一言送りたい。でも「ありがとうございました」だけやと素っ気ない気がして、書き出しで止まってしまう 10分・やさしい 請求書の送付文は、空の型を作り正本で照合する AIは架空例から空の送付型だけを作り、実際の宛先・対象期間・金額・期限・添付は請求書と契約から人が記入します 15分・やさしい クレーム一次返信の空の型を15分で整える お叱りの連絡に焦って返す前に、正式記録と対応責任者を確認し、AIは架空例から一次返信の空の型だけを作る 30分・やさしい 補助金・助成金申請を、公募要領と根拠資料から下書きする 申請書が書き出せないときに、公募要領・申請様式・根拠資料を先にそろえ、未確認を残したまま下書きへ整理する方法 15分・やさしい 保護者へのお知らせ文を、確定事項からやわらかく整える 用件は決まっているのに、文にすると硬すぎたり、逆に馴れ馴れしくないか不安になる 10分・やさしい メール返信は、架空例で文型を作り元メールと照合する AIは実務と無関係な架空例から空の返信型だけを作り、実際の用件・日付・約束はメール画面内で人が記入・照合します 5分・やさしい 会議の決定・担当・期限を、正式記録として残す 会議のメモはあるのに、議事録の形にまとめるのが毎回つらい
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