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テンプレ

英文メール返信の確認テンプレ

実際の英文メールをAIへ渡さず、正式な環境で人が意味と約束を確認するための空の返信型です。

コピーして使えます 
実在する取引には使わず、英文返信の空の型を作ってください。
「受領」「相手の質問の復唱」「確認済みの回答」「未確認事項」
「人が承認した次の行動・期限」「結び」をすべて（　　）の空欄にしてください。
新しい約束、期限、金額、条件、謝罪理由を足さない注意欄と、
数量、日付、時刻、タイムゾーン、否定表現の確認欄も付けてください。

【完全な架空例】架空商品の在庫確認に対する返信

使い方

  1. 実際の英文、抜粋、要約、社名、氏名、メールアドレス、注文番号、金額、契約条件、署名、過去メールはAIへ渡しません。
  2. 不審なリンクや添付は開かず、既知の連絡先や公式サイトから別経路で確認します。
  3. 空の型を正式なメール画面へ移し、人が原文・契約・注文記録から記入します。完成文をAIへ戻しません。
  4. 英文と日本語訳を見比べ、数量、日付、時刻、タイムゾーン、否定表現を確認します。
  5. 契約、価格、納期など重要な約束は、分かる人と原文を確認してから送ります。

そのまま使える返信の型（6場面）

角括弧は、元のメールと正式な資料を見ながら人が埋めてください。ここをAIに埋めさせないのが、この型のいちばん大事なところです。

受け取ったことだけ先に伝える

Thank you for your email. I have received it and am checking the details.
I will reply by [曜日/日付].

すぐ答えられないと伝える

Thank you for your message. I need to confirm this with the person in charge.
I will get back to you once I have the details.

資料を送る

Please find the [資料名] attached. Let me know if anything is unclear.

お願いする

Could you please send us [必要なもの] by [期限]?
This is to [理由]. Thank you for your help.

断る・できないと伝える

Thank you for asking. Unfortunately, we are not able to [できないこと] at this time.
Would [代替案] work for you?

お詫びする（原因が分かる前）

I am sorry for the trouble this has caused. We are checking what happened
and will update you by [日時].

日本語のていねいさを、そのまま英語にしない

「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」に対応する英語の定型はありません。無理に訳すと不自然になります。

ほー先輩：英語にする前に、返す中身を日本語で決める。その順番がいちばんの安全策やで。

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