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時間外電話の折り返しメモ
用件、折り返す時間帯、最初の一言、不在時の扱いを、推測せず整理する型です。
コピーして使えます
固定の練習例「公民館の留守番電話に閉館後の着信が1件あった」を見本に、折り返し用の短い台本の空欄の型を作ってください。
「相手先の確認」「職場の優先基準」「担当者」「かけてよい時間帯」「名乗り」「確認できた用件」「要確認」「つながらない場合の記録」「不明・不審時の確認先」の順にしてください。
相手の意図、緊急度、正当性、約束、回答期限、折り返し回数を推測して足さないでください。
不明な番号へそのまま折り返さず、職場の登録情報または相手組織の公式窓口を確認する注意を付けてください。
各欄は空欄にし、実際の相手先、電話番号、用件、担当者名、時刻は入力しないでください。
各欄の末尾に「職場の登録情報・相手組織の公式窓口・責任者へ戻る」と添えてください。
使い方
- 着信時刻、伝言、担当者をアクセス権のある職場の記録で確認します。
- 相手先を職場の登録情報または公式窓口で確認します。
- 相手の対応可能時間と職場の発信手順を確認します。
- 分からないことは約束せず、責任者へ確認します。
- 不在なら何度も続けてかけず、職場のルールどおり記録します。
- 折り返し後、決まったことと次の担当を残します。
ほー先輩：急いで全部答えんでええ。「確認できたこと」だけ丁寧に返そな。
⚠️ 実在する電話番号、氏名、相談内容、顧客情報をAIへ渡さないでください。安全・金銭・認証情報に関わる連絡は、通常の折り返しより職場の緊急・不審電話対応を優先してください。
やさしいAI仕事術