やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お願いしていた書類の返事が、まだ来ていないんです。締切も近いから確認したい。でも、催促のメールを送ると『急かしている』『責めている』みたいに見えへんかなと思って、書いては消してを繰り返しています」
返事がこないときの催促やリマインドは、短い文章なのにとても気をつかいます。相手が忘れているのか、忙しいのか、こちらのメールが届いていないのかは分かりません。分からないまま理由を想像すると、文章が強くなったり、逆に遠慮しすぎて用件が伝わらなかったりします。
今日やるのは、相手の事情を決めつけず、分かっている事実だけで確認する文を作ることです。
2. 大丈夫です
ほー先輩：催促は「なんでまだなんですか」と責めるためやないで。「届いてますか」「今どんな具合ですか」と、行き違いを確かめる連絡や。用件と期限を短く置くだけでええんや。
催促が言いにくいのは、相手を大切にしたい気持ちがあるからです。その気持ちは、長い前置きや何度ものお詫びにしなくても大丈夫。
必要なのは、次の4つだけです。
- 何をお願いしているか
- いつ連絡したか
- いつまでに確認したいか
- 難しい場合はどうしてほしいか
この材料があれば、AIは角が立たない短いリマインド文に整えられます。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実際の相手・案件・日付・期限を含まない架空の例から、責めない確認文の型を作る場合に使います。
相手の名前を「A様」、団体名を「B社」に変えても、案件名・日付・期限・取引条件の組み合わせから相手や仕事が分かる場合があります。職場で承認されたAI環境でも、この連絡内容を入力してよい用途まで確認できない場合は、実際のメールやメモを入力しません。架空の例で文型だけを作り、実際の事実はAIの外で記入します。
4. 実際にやってみる
ステップ1：元の連絡と合意を確認する
最初に送った内容、送信日、相手と合意した期限、現在の状態を、元のメールや正式な記録で確認します。支払い、契約、法的手続き、事故等は、通常の催促文を作る前に責任者や担当部署へ戻します。
ステップ2：架空の事実を4つ書く
文型を試すときは、実在の相手・案件・日付・期限を含めない架空例を使います。
お願いしていること：確認書類への返信
前回連絡した日：7月8日
確認したい期限：7月15日
難しい場合：いつ頃になりそうか教えてほしい
「忙しくて忘れているはず」「後回しにされている」のような推測は入れません。
ステップ3：ChatGPTに、固定の練習例で頼む
固定の練習例「町内会へ渡した確認書類の返事がまだ来ていない」を見本に、催促・リマインドの連絡文の空欄の型を書いてください。 相手を責めず、行き違いがないかを確認する、短く丁寧な文章にしてください。 書いていない事情や緊急性は付け足さないでください。 期限を事実として伝え、難しい場合は予定を相談できる一文を添えてください。 「お願いしていること」「前回連絡した日」「確認したい期限」「難しい場合」の欄を作ってください。 各欄は空欄にし、実際の依頼内容、相手の氏名、日付、期限、案件名は入力しないでください。 各欄の末尾に「自分の送信履歴・確認者へ戻る」と添えてください。
ステップ4：件名は「用件＋確認」で短くする
件名だけで相手を急かさず、何の確認か分かる形にします。
確認書類についてのご確認
○月○日送付分についての確認
ご回答予定日の確認
「至急」「未回答です」「再三お願いしています」のような強い言葉は、職場で必要性を確認できた場合だけ使います。件名に期限を入れるときも、元の依頼や合意と同じ日付かを見直します。
ステップ5：実際の事実をAIの外で記入する
AIが作った型を職場の承認済み原稿へ移し、実際の用件・送信日・期限・宛先を元のメールや予定表から人が記入します。「至急」「必ず」「まだですか」のような強い言葉が、必要性を確認せず加わっていれば削ります。
本当に緊急なら、メールだけで済ませず、職場の連絡ルールに沿って電話や担当者への共有も使いましょう。
5. 完成例
やんわり確認する催促メールの例文
架空の内容で見てみましょう。
ビフォー（事実のメモ）
確認書類の返事がまだ
7月8日に送った
7月15日までにほしい
難しければ予定を教えてほしい
アフター（ChatGPTが整えたリマインド）
件名：確認書類についてのご確認
A様
お世話になっております。
7月8日にお送りした確認書類について、
行き違いがないか確認のためご連絡いたしました。
恐れ入りますが、7月15日までにご確認いただけますと助かります。
ご対応が難しい場合は、いつ頃になりそうかお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手を責めずに、必要な期限はきちんと伝わっています。「急いでください」ではなく、状況を一緒に確認する文章になりました。
「やんわり」は、期限をぼかしたり、何度も謝ったりすることではありません。確認できた事実を置き、行き違いの可能性を残し、難しい場合の相談先を示すことで、相手の事情を決めつけない書き方にします。
なお、支払い、契約、法的な対応に関わる催促は、この例文だけで送らず、責任者や担当部署へ確認してください。
近い場面の記事として、経費提出のリマインドの送り方もあります。
催促以外の場面でも同じように型から書きたい場合は、やさしいAI文例・プロンプト100にまとめています（PDF・無料サンプルあり）。
6. 送信前に確認するところ
最初に送った日、依頼内容、約束した期限を元のメールや記録と照合します。返事がない理由を推測した表現は削ります。
AIが作った日付や期限はそのまま使わず、今回本当に待てる期限へ直します。同じ相手へ短期間に何度も送る前に、職場のルールや別の連絡手段も確認します。
催促は、強く押す文章ではありません。必要な仕事が止まらないよう、事実と次の確認時期を伝える連絡です。下書きはAI、送る時期と手段は人が決めます。
7. 今日できたこと
- 用件・前回連絡・期限・難しい場合、の4つを整理できた。
- 相手の事情を決めつけず、事実だけで催促できた。
- 強い言葉を使わず、相談できる余白を残せた。
- 実際の相手や案件をAIへ渡さず、架空例で文型を作れた。
返事を待ちながら一人で抱え込む時間を、少し短くできました。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：やさしく確認することは、相手を責めることやない。届いてへんかったり、行き違ってたりすることもあるからな。事実を短く伝えて、あとは落ち着いて待ったらええんやで。