やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「仕事で使うツールの更新案内が来ました。何となく続けていますが、本当に必要か、やめると困るかを整理できていません」
契約更新は、価格だけを見る作業ではありません。誰が使っているか、何に使っているか、必要な機能、更新後の費用、解約後のデータを一枚にすると、職場で話し合いやすくなります。
AIは確認項目の整理に使えます。ただし、利用実績や契約条件を推測させず、管理画面・請求書・規約で確かめます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：更新するかの答えをAIに出させんでええ。判断に足りへん情報を見つけてもらお。
最初は分かる範囲だけで構いません。「要確認」が残ることで、管理者や利用者へ聞くべきことが分かります。
自動更新を止める、解約する、プランを変える操作は行わず、まず事実を整理します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、請求書、契約画面、利用者一覧、公式の料金・解約条件です。ChatGPTには実際の契約・利用状況を渡さず、空の確認表だけを作らせます。
画面のスクリーンショット、契約名、利用人数、金額、更新日、用途もAIへ渡しません。実際の確認は、権限管理された社内の表や契約管理画面で行います。
4. 実際にやってみる
1. AIへ空の確認表を頼む
実際の契約情報を入力せず、更新前に確認する項目だけを並べてもらいます。
2. 続ける場合とやめる場合の欄を分ける
更新後の料金、必要機能、解約期限、データ出力、保存期間、移行先を別々に確認します。
3. 正式な管理先へ人が記入する
実際の契約情報を使わず、契約更新前の空の確認表を作ってください。
「現在の利用」「費用」「必要な機能」「未確認事項」
「解約・変更時の確認」に分けてください。
契約名、利用者、金額、日付、用途、契約条件は書き込まず、空欄にしてください。
各欄へ「確認元」「確認日」「確認者」を付け、更新・解約の結論は出さないでください。
確認済みの空の表を、権限管理された社内の表へ移します。そこへ請求書、管理画面、利用者一覧から人が記入します。
4. 公式情報と照らす
料金、更新日、解約期限、データ出力方法は、管理画面と最新規約で確認します。検索結果の要約やAIの回答だけで決めません。
5. 利用者と管理者へ確認する
「使っていないように見える」だけでアカウントを止めず、実際の利用者へ確認します。最終判断は予算・業務継続・情報管理を見られる人が行います。
5. 完成例
以下は架空の例です。
【業務ツール更新前の確認メモ】
現在の契約：チームプラン
更新日：9月1日
現在の費用：月額12,000円
登録人数：10人
実際に使う人数：要確認
主な用途
・問い合わせ記録の共有
・定型文の保管
必要な機能
・履歴検索
・権限設定
未確認事項
・更新後の料金
・使っていないアカウント数
解約・変更時の確認
・データを一括出力できるか
・解約後に閲覧できる期間
・プラン変更の締切
結論を急がず、判断前に必要な事実と質問を分けています。
場面別の問い合わせ・報告例（そのまま使えます）
確認メモに「要確認」が残ったら、そのまま聞きます。[ ] の中を入れ替えてください。更新日の前に動くのが要点です。自動更新の締切を過ぎると、1年分の判断ができなくなります。
① 提供元へ条件を確認する
件名：[サービス名]の契約更新について
[サービス名] ご担当者様
いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。
[日付]の契約更新にあたり、下記についてお教えいただけますでしょうか。
・更新後の料金（[現在のプラン名]／[人数]名）
・プラン変更をする場合の申し出期限
・解約する場合の申し出期限
・解約後、保存データを出力できる期間と方法
[日付]までにご回答いただけますと助かります。
「解約するときの条件」を、続けるつもりでも先に聞きます。更新直前に聞くと間に合いません。
② 人数・プランを減らしたいとき
[日付]の更新にあたり、[現在のプラン名]から[希望プラン名]への
変更を検討しております。
・現在：[人数]名／[金額]
・希望：[人数]名／[金額]
変更の申し出期限と、変更後に使えなくなる機能がございましたら
お教えいただけますでしょうか。
③ 解約を伝えるとき
件名：[サービス名]の解約について
[日付]をもちまして、[サービス名]の契約を終了させていただきたく
ご連絡いたします。
・契約者名：[自社名]
・契約プラン：[プラン名]
・解約希望日：[日付]
データの出力方法と、出力可能な期限をお教えください。
これまでのご対応に感謝申し上げます。
解約前に必ずデータを出します。解約後は取り出せないサービスがほとんどです。
④ 社内で判断を仰ぐとき（上司・決裁者へ）
件名：[サービス名]の契約更新について（更新日 [日付]）
[サービス名]の契約が[日付]に自動更新となります。
下記のとおり整理しましたので、ご判断をお願いします。
【現状】[プラン名]／[金額]／[登録人数]名
【実際の利用】[使っている人数]名（[確認方法]で確認）
【用途】[何に使っているか]
【継続する場合】[金額]。[必要な理由]
【減らす場合】[プラン名]／[金額]。[使えなくなること]
【やめる場合】代わりに[代替手段]。[移行にかかる手間]
【申し出期限】[日付]（この日を過ぎると1年間変更できません）
【判断のお願い】[日付]までにご指示いただけますと、手続きが間に合います
申し出期限を太字級に目立たせます。ここを逃すのが、いちばん多い失敗です。
⑤ 使っていないアカウントを整理するとき（利用者へ）
[サービス名]について、[日付]の契約更新にあたり
アカウントの棚卸しを行っています。
[日付]までに、下記のいずれかをお知らせください。
・今後も使う
・使っていないので削除してよい
ご返信のないアカウントは、[日付]に[削除／保留]といたします。
必要なデータがある場合は、[日付]までに出力をお願いします。
⑥ 更新後に社内へ報告する
[サービス名]の契約を[日付]に更新しました。
【契約内容】[プラン名]／[金額]／[人数]名
【前回からの変更】[変更点／なければ「変更なし」]
【次回更新日】[日付]
【次回の申し出期限】[日付]
次回に向けて、[確認しておくこと]を[日付]頃に見直します。
次回の期限を、更新した日に記録します。1年後の自分が必ず助かります。
契約更新のやり取りで書かないほうがよいこと
- 更新日ぎりぎりに動く— 申し出期限は更新日より前にあります。ここを逃すと1年動けません
- 解約条件を確認せずに契約を続ける— やめられる条件は、続けている間に確かめます
- データの出力方法を確認しない— 解約後に取り出せず、記録ごと失うことがあります
- 使っていない人数のまま更新— 棚卸しをせずに更新すると、毎年そのまま払い続けます
- 社内の判断を口頭で済ませる— 金額の決裁は記録に残る形で取ります
6. 使うときの注意
解約やプラン変更は、データ消失や業務停止につながる場合があります。AIの提案だけで操作せず、契約権限、バックアップ、移行手順、社内承認を確認します。
新しいツールを職場へ案内する場合は、押しつけない導入案内を使えます。候補を探すときは、記事で扱った道具一覧で広告の有無と購入前記事を確認してください。
7. 今日できたこと
- 更新前に見る事実を一枚へ整理できた。
- 利用状況と契約条件を分けられた。
- 解約後のデータも確認項目に入れられた。
- 更新や解約をAIだけで決めず、職場で判断する準備ができた。
契約を続けるかどうかは、便利そうかではなく、今の仕事に必要かを事実から考えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：自動更新の前に一回立ち止まる。それだけで、使ってへん契約も必要な機能も見つけやすなるで。