やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「複数の見積書をもらいましたが、会社ごとに書き方が違います。合計金額だけを見て決めてよいのか不安です」
見積書は、同じ名前の仕事でも含まれる範囲が違うことがあります。金額の列だけを作るのではなく、作業範囲、納期、追加費用、修正回数、支払条件を同じ項目へ並べ直すと、確認すべき違いが見えます。
AIは記載内容の整理を助けられますが、空欄の条件や相手の意図を推測させてはいけません。書かれていないことは「要確認」のまま残します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：いちばん安いところを探す前に、何が含まれてる金額かをそろえて見よ。
最初から優劣を決める必要はありません。まずは各見積書に書かれている事実を、同じ見出しの下へ移すだけです。
比較メモは決裁書ではありません。選定基準、予算、契約権限は職場のルールを優先します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、複数の見積書です。AIには実際の会社名、担当者名、住所、振込先、見積番号、案件名、金額、作業範囲、納期、支払条件を渡さず、空の比較表だけを作らせます。
実際の条件は権限管理された比較表へ人が記入し、見積書原本を正本にします。
4. 実際にやってみる
1. 共通の確認項目を作る
合計金額、作業範囲、含まれない作業、納期、修正回数、追加費用、支払時期、有効期限を用意します。
2. 原本に書かれた事実だけを抜く
「通常は含まれるはず」と考えず、明記された内容だけを移します。見つからない項目は空欄にせず「要確認」とします。
3. AIへ空の比較表だけを頼む
実際の会社・担当者・案件・金額・見積条件を入力せずに使える、
見積条件の空の比較表を作ってください。
項目は「合計金額」「作業範囲」「含まれない作業」「納期」「修正回数」
「追加費用の条件」「支払時期」「有効期限」「要確認」とします。
条件を推測せず、会社の優劣や選定結果を決めないでください。
人が記入していない欄は「原本と要確認」と残せる形にしてください。
空の比較表を権限管理された文書へ移し、各社の金額、範囲、納期、条件は見積書原本を見ながら人が一項目ずつ記入します。実際の見積内容をAIへ戻しません。
4. 原本と一項目ずつ照らす
数字、税の扱い、日付、作業範囲を見積書原本で確認します。AIが似た言葉をまとめて意味を変えていないかも見ます。
5. 質問してから決める
「要確認」を相手への質問に直します。回答は口頭だけで終えず、必要に応じて書面や正式な見積書へ反映してもらいます。
なぜ同じ条件で比べるのか：見積書は、会社ごとに含むものや条件が違います。金額だけを比べると、あとで「それは別料金だった」と分かることがあります。共通の確認項目で原本の事実を並べると、正しく比べられます。
よくある失敗
- 金額の合計だけで比べて、含むもの・含まないものを見落とす
- 見積書の原本ではなく、記憶やメモで比べてしまう
- AIが作った比較表を、原本と照らさずに使う
- 分からない所を質問せずに、推測で決めてしまう
5. 完成例
以下は架空の例です。
【見積比較メモ】
項目 A社 B社
合計金額 110,000円 96,000円
作業範囲 原稿整理・制作 制作
含まれない作業 写真撮影 要確認
納期 8月20日 契約後3週間
修正回数 2回まで 要確認
追加費用 3回目以降に発生 特急対応時に発生
支払時期 納品月の翌月末 着手前50％・納品後50％
有効期限 7月31日 要確認
【先に確認すること】
・B社の作業範囲に原稿整理が含まれるか
・B社の修正回数と見積有効期限
金額の低さだけで結論を出さず、条件の違いと質問事項を分けています。
条件を聞き出すときの例文（そのまま使えます）
比較メモに「要確認」が残ったら、そのまま相手へ聞きます。[ ] の中を入れ替えてください。他社の見積内容や金額は絶対に伝えません。値下げ交渉の道具にすると、次から正直な見積もりが出てこなくなります。
① 作業範囲を確認する
件名：見積番号[番号]の作業範囲について
[会社名] ご担当者様
お見積りをいただき、ありがとうございます。
社内で検討するにあたり、下記について確認させてください。
・[作業名]は今回の作業範囲に含まれますでしょうか
・含まれない場合、別途お願いする際の費用の目安をお教えいただけますか
お手数ですが、[日付]までにお知らせいただけますと幸いです。
② 追加費用が発生する条件を確認する
お見積りの範囲内で進められなくなるのは、
どのような場合でしょうか。
・修正が[回数]を超えた場合
・[想定される変更]が発生した場合
・[納期を早めたい]場合
それぞれの費用の考え方をお教えいただけますでしょうか。
あとから増える条件を先に聞くのが、比較でいちばん効きます。
③ 有効期限・着手時期を確認する
・このお見積りの有効期限をお教えください
・ご発注からご着手までの期間はどのくらいでしょうか
・[希望納期]に間に合わせる場合、いつまでに発注が必要でしょうか
④ 条件をそろえて出し直してもらう
比較検討のため、下記の条件をそろえた形で
あらためてお見積りをいただけますでしょうか。
・[作業範囲]：[含む／含まない]
・[数量・仕様]：[条件]
・[納期]：[日付]
・[修正回数]：[回数]
同じ条件で拝見したく、お手数をおかけいたします。
条件をそろえてから比べるのが本筋です。バラバラの見積書を金額だけで並べても意味がありません。
⑤ 見送りを伝える（断り方）
件名：お見積りの件（[案件名]）
このたびは、お忙しいなかお見積りをご用意いただき、
ありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、
今回は[別の方法／今回は見送り]とさせていただくことになりました。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
またの機会がございましたら、あらためてご相談させてください。
理由は書かなくて構いません。他社に決めたとは書かないのが礼儀であり、次の関係も守ります。
⑥ 発注を決めたことを伝える
お見積りの件、社内で承認が下りましたので、
下記の条件で正式にお願いいたします。
・見積番号：[番号]
・[条件を列挙]
正式な発注の手続きについて、ご案内いただけますでしょうか。
見積もりのやり取りで書かないほうがよいこと
- 他社の金額・見積書の中身— 相手の営業秘密に触れる場合もあり、信用を失います
- 「もう少し安くなりませんか」だけ— 何を削れば安くなるのかが分からず、品質だけ落ちます。条件を示して聞きます
- 社内の予算額をそのまま伝える— その金額に寄せた見積もりが出てきます
- 返事をしないまま放置— 見送るなら伝えます。相手は枠を空けて待っています
- 口頭の合意で進める— 金額・範囲・納期は、必ず文面に残します
期限が過ぎた見積を使う前の確認は、見積書の有効期限が過ぎたときにまとめています。
6. 使うときの注意
AIが作った比較表は下書きです。税、納期、契約条件、知的財産、キャンセル、個人情報の取扱いは原本や規約を確認し、権限のある人が判断します。
見積もりを依頼する前なら、条件をそろえた見積もり依頼メールが使えます。項目を自由に比較したい場合は、複数案を比較表にする方法も確認してください。
7. 今日できたこと
- 見積書を同じ項目で並べ直せた。
- 書かれていない条件を推測せず、要確認で残せた。
- 金額以外の違いを質問に変えられた。
- 原本と照らしてから判断する準備ができた。
比較メモの目的は、AIに一番を決めてもらうことではありません。判断前に、条件の抜けと違いを見つけることです。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：表がきれいでも、原本と違ったらあかんで。最後は見積書と回答を並べて、人が決めよな。