データ削除依頼を、対象・保管義務・実行者・確認方法から整理する

1. 今日の相談

「古い共有フォルダを削除したいのですが、残すべき記録が混ざっていないか心配です」

削除依頼は、対象、所有者、利用中か、保管義務、バックアップ、連携先、承認者、実行者、完了確認を整理します。AIに削除判断や操作を任せません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：消す一覧より先に、残さなあかん理由を確かめよ。

古いものでも、契約、会計、労務、個人情報、監査のルールで保管が必要な場合があります。職場の規程と担当窓口へ戻ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、データ台帳、保存期間の規程、契約、バックアップ一覧、連携システムです。AIは実際の削除対象・保存場所を含まない空の確認票を作る用途に限り、データ名、所有者、保存先、期間、連携、本文、個人情報、認証情報、内部URL、秘密鍵はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 削除対象を範囲で特定する

システム、フォルダ、期間、所有部門、データ種別を確認します。「古いデータ全部」のような曖昧な依頼にしません。

同じ名前のデータが、共有フォルダ、個人領域、バックアップ、連携先、検索インデックス、書き出し済みファイルへ複製されていることがあります。削除依頼には「どの正本を対象にするか」と「どの複製は別管理か」を記録します。URLや画面名だけでなく、所有者と対象期間もそろえます。

2. 保管義務と利用状況を確認する

法令、契約、職場規程、監査、係争、引き継ぎ、現在の連携処理を確認します。判断が必要なら専門窓口や管理者へ戻します。

3. AIへ空の確認票を頼む

実際のデータ・保存場所を入力せずに使える、データ削除依頼の空の確認票を作ってください。
項目は「削除候補の範囲」「所有者と利用状況」「保管義務の確認」「バックアップと連携先」「承認者と実行者」「完了確認」とします。
保存期限、法的判断、削除可否、影響、承認状態を推測せず、判断できない箇所を「要確認」と残せる形にしてください。

できた空の確認票を権限管理された削除申請へ移し、データ台帳・規程・契約・管理画面から担当者が記入します。実際の削除対象をAI画面へ戻しません。

4. 承認後に正式管理者が実行する

削除前の最終確認、対象の固定、実行日時、実行者を記録します。AIや一般利用者が本番データを削除しません。

一括削除の前に、対象件数や容量を読み取り専用の一覧で確認します。可能なら、架空データや対象外の検証環境で手順を確かめます。ただし検証用に本番データを複製しません。利用者への停止案内、連携処理の停止、復旧可能期間も、実行前に責任者が確認します。

5. 削除後を確認する

ゴミ箱、バックアップ、同期先、検索インデックス、連携システムに残る範囲を確認し、完了記録を残します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

削除候補：共有フォルダ「旧案件A」／2023年度分
所有部門：営業部
利用状況：要確認
保管義務：契約書と請求関連は別保管の確認が必要
バックアップ：要確認
承認者・実行者：情報管理責任者が指定
完了確認：実行者と確認者の二名で記録

削除可否を決めず、実行前に確認すべき項目を残しています。

6. 使うときの注意

削除は不可逆な外部操作です。対象、承認、実行者が確定するまで実行せず、職場の規程と法令・契約上の保存条件を優先します。

「ゴミ箱へ移動」と「完全削除」、「本体」と「バックアップ」は別です。どこまで消す必要があるかを管理者が判断します。

完了記録には、削除対象、実行日時、実行者、確認者、残る場所、復旧可能期限を残します。画面から見えなくなっただけで完全削除と断定せず、提供サービスの仕様と契約を確認します。削除依頼をした人へは、必要以上の内部構成を知らせず、確認できた完了範囲を伝えます。

7. 今日できたこと

• 削除対象を範囲で特定できた。
• 保管義務と利用状況を分けられた。
• AIに削除可否を決めさせず要確認を残せた。
• 正式管理者の実行と削除後確認を置けた。

退職・異動に伴うアカウント停止も必要な場合は、対象・期限・データ引き継ぎを整理する方法へ続けられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：消す作業ほど、急ぐ前に「残す理由」を確かめよな。