AIに初めて表を頼む前に、列名・一行見本・空欄の扱いを決める

1. 今日の相談

「箇条書きのメモを表にしたいです。でも、AIへ『表にして』とだけ頼むと、どんな列になるか分かりません」

最初に決めるのは、表の目的、列名、一行見本、並び順、空欄の扱い、確認方法です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：表ぜんぶを説明せんでも、列の名前と一行の見本から始めたらええで。

三列ほどの小さな表で試すと、直したい形を見つけやすくなります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空のメモです。初めて試すときは、氏名、連絡先、顧客、金額、契約、健康、認証情報など実際の仕事データを使いません。

職場の情報を扱う場合は、承認されたAI環境と入力ルールを先に確認します。

4. 実際にやってみる

1. 表で見たいことを一つにする

「予定を並べる」「問い合わせを種類で見る」など、目的を一つにします。集計や評価まで一度に頼みません。

2. 列名を三つ決める

たとえば「用件」「期限」「状態」のように、元メモにある情報だけで埋められる列にします。

3. 一行見本を作る

架空の一件を、希望する並びで書きます。不明な項目は「空欄」と示します。

4. AIに小さな表を頼む

次の架空メモを、三列の表にしてください。
列名は「用件」「期限」「状態」です。
一行見本は「資料確認｜金曜｜未着手」です。
メモにない内容は推測せず、空欄にしてください。
元の言葉を変えすぎず、三行だけ作ってください。

5. 元メモと一行ずつ照合する

件数、言葉、空欄を確認します。AIが追加した列や内容は、そのまま正しい情報として使いません。

5. 完成例

| 用件 | 期限 | 状態 |
|---|---|---|
| 資料確認 | 金曜 | 未着手 |
| 会場準備 |  | 確認中 |
| 案内送付 | 月曜 |  |

空欄は失敗ではありません。元メモに情報がない場所を、人が確認できる形で残しています。

6. 使うときの注意

表になっただけで内容が正確になったとは限りません。並び替え、重複削除、集計、優先順位づけを追加するたびに、元メモとの照合を繰り返します。

7. 今日できたこと

• 表の目的を一つに絞れた。
• 列名と一行見本を用意できた。
• 不明な情報を空欄で残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：表は情報を増やす道具やなく、ある情報を見つけやすくする道具として使おな。

文章を箇条書きへ変える場合は見出しを先に決める方法、表の形を詳しく頼む場合は一行見本から作る方法へ進めます。