業務サービスを解約する前に、データ・請求・権限・連携解除を確認する

1. 今日の相談

「使わなくなった業務サービスを解約したいです。ボタンを押す前に、何を確認すればよいでしょうか」

解約前に見るのは、データ、請求、利用者権限、外部連携、保管義務、実行者です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：すぐ解約せんでも、先に持ち出すものと止めるものを一枚にしたらええで。

解約画面を開く前に確認表を作ると、必要なデータまで消すことや、連携だけ残すことを防ぎやすくなります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実際の仕事とは無関係な架空例です。サービス名だけを架空名へ置き換えても、利用者数、請求日、連携先、終了予定等の組み合わせから契約や職場を推測できる場合があります。実際のサービス、契約、請求、利用者、管理者、連携先、保存データはAIへ渡しません。

AIは、無関係な架空例から空の確認表を作る用途だけに使います。できた空の型を承認済みの確認文書へ移し、契約条件、保存義務、解約日、返金、削除範囲は公式画面、契約書、職場の担当者が確認して人が記入します。

4. 実際にやってみる

1. 解約の対象を確かめる

一つのプランだけか、組織全体か、追加機能だけかを正式な管理画面で確認します。

2. 必要なデータを分ける

正式記録として残すもの、別のサービスへ移すもの、保管不要なものを職場で決めます。AIへ実データを貼り付ける必要はありません。

3. 請求と更新日を確認する

次回請求日、解約が反映される日、日割りや返金の条件を公式情報で確認します。AIの一般論で判断しません。

4. 利用者と管理者を確認する

誰が利用しているか、誰だけが解約できるか、解約後にログインできなくなる範囲を確認します。

5. 外部連携を外す

メール、カレンダー、会計、予約、ストレージなどの連携を一覧にし、必要に応じて正式手順で解除します。APIキーや秘密情報は確認表へ書きません。

6. 無関係な架空例で、空の確認表だけを作る

実際の仕事と無関係な「町内の工作クラブが道具の貸し出しを終える」という架空例だけを使い、
業務サービス解約前確認表の空の型を作ってください。
項目は「対象」「データ」「請求」「利用者と権限」「外部連携」「実行者」
「実行後の確認」「要確認」とし、各欄は空欄にしてください。
実在のサービス、契約、請求、利用者、管理者、連携、保存データを入力する欄は作らないでください。
契約条件、削除範囲、保存期間、返金、解約日を推測しないでください。

できた空の型を承認済みの確認文書へ移し、実際の情報は公式画面・契約書・データ台帳から人が記入します。AIの画面へ実契約を戻しません。

7. 実行後の証拠を確認する

完了メール、管理画面の状態、請求予定、連携解除を、人が確認します。「解約ボタンを押した」だけで完了にしません。

5. 完成例

【対象】（公式画面から人が記入）
【データ】（台帳と保管ルールから人が記入）
【請求】（契約書・請求画面から人が記入）
【利用者と権限】（権限管理の正本から人が記入）
【外部連携】（連携台帳から人が記入）
【実行者】（職場の承認手順に従って記入）
【実行後の確認】（確認方法と確認者を記入）
【要確認】（未確認事項と確認先を記入）

AIが作るのは、この空欄構成までです。実際の契約情報は承認済み文書で人が記入し、権限者が照合します。

6. 使うときの注意

医療、福祉、教育、会計、人事など保管義務や機微情報がある業務では、職場の規程と専門窓口を優先します。解約による削除は取り消せない場合があるため、実行権限者が確認して進めます。

7. 今日できたこと

• 解約前に持ち出すデータを確認できた。
• 請求、権限、外部連携を分けて見られた。
• 実行後に確かめる項目まで決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：始めるときと同じくらい、終わらせるときの確認も大事やで。

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