文字起こしの共有リンクを作る前に、閲覧者・期限・ダウンロードを確認する

1. 今日の相談

「会議の文字起こしを共有リンクで送りたいです。リンクを知っている人なら誰でも見える状態にならないか心配です」

作成前に、共有対象、閲覧者、権限、期限、ダウンロード、再共有、保存先、終了後の処理へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：共有リンクは便利やけど、送った先で増える可能性まで先に見とこな。

AIには確認表の型だけを頼みます。共有してよい相手、閲覧権限、ダウンロード可否、保存期間、削除方法は、参加者への案内と職場ルール、サービスの公式情報で人が確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の会議とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開資料リンク」だけを渡し、空の共有確認表を作ります。実際の共有条件、録音、文字起こし、参加者、会議URL、共有URL、認証情報はAIへ渡しません。

AIに共有可否、閲覧者の適格性、権限設定の成功、期限後の削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 共有する範囲を小さくする

全文が必要か、決定事項だけでよいかを確認します。個人情報や未確認事項を共有対象から外す場合も、正式な議事録・原本を勝手に書き換えたり削除したりしません。承認された手順で共有用の写しや抜粋を作り、原本との区別を残します。

2. 閲覧者と権限を分ける

招待した人だけか、リンクを知る人全員か、閲覧だけか、編集やダウンロードもできるかを公式画面で確認します。

3. 期限と終了後の処理を決める

リンクの期限、権限を外す担当、サービス上の削除、受信者が保存した複製の扱いを分けます。

4. AIへ確認表の型を頼む

実際の会議とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開資料リンク」を使い、文字起こし共有リンク作成前の空の確認表を作ってください。
「共有対象」「閲覧者」「閲覧・編集権限」「ダウンロード」「再共有」「期限」「保存先」「終了後の処理」「要確認」に分けてください。
共有可否、閲覧者の適格性、権限設定の成功、削除完了を推測しないでください。
実際の共有対象、閲覧者、権限、期限、保存先、録音、文字起こし、実名、URL、認証情報は書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「職場ルール・公式画面・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの共有記録へ移し、実際の条件は、共有権限のある人が正式資料と公式画面から記入します。

5. 別の端末と受信者側で確認する

承認された架空のテスト用情報で開き、対象外のテストアカウントから見えないか、ダウンロードの表示、期限後の挙動を確認します。実データで試験せず、結果だけでサービス全体の安全を保証しません。

5. 完成例

【共有対象／閲覧者】（正式な共有依頼と承認記録から人が記入）
【閲覧・編集権限／ダウンロード／再共有】（公式画面と職場ルールから人が記入）
【期限／保存先／終了後の処理】（責任者確認後に人が記入）

AIが共有可否や権限を決めず、公式画面と職場の確認へ戻しています。

6. 使うときの注意

共有リンクを無効にしても、受信者がダウンロードしたファイルや画面の写しまで自動で消えるとは限りません。最初から共有範囲を必要最小限にします。

会議を録音・文字起こしするときは、共有以前に録音目的、外部クラウド送信、閲覧者、保存と削除、同意や代替手段の扱いを職場ルールと担当者へ確認して案内します。「断っても不利益がない」と実際に保証できない場合は、そのように約束せず、相談先と代替手段を示します。

7. 今日できたこと

• 共有する本文と共有しない情報を分けられた。
• 閲覧・編集・ダウンロードを別々に確認できた。
• 期限後の権限解除と削除を別々に残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：便利なリンクほど、誰がいつまで見られるかを短い言葉で残そな。

録音前の説明は会議を録音する前の案内方法、一般的な外部共有リンクは見る人・期限・ダウンロードを確認する方法へ進めます。