外部共有リンクを送る前に、見る人・期限・ダウンロード可否を確認する

1. 今日の相談

「社外の人へファイル共有リンクを送ります。リンクを知っている人全員に公開してよいでしょうか」

送信前に、見る人、権限、期限、ダウンロード、再共有、取り消しを確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：便利なリンクほど、誰にいつまで見せるかを先に決めよな。

「リンクを知っている全員」は、意図した相手以外へ転送されたときも見える場合があります。必要最小限の共有方法を選びます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実務とは無関係な「町内工作クラブの作品見本を貸し出す」架空例です。実際の共有目的、相手、ファイル、版、権限、期限、送信先、解除方法はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 共有の目的と対象者を書く

誰が、何のために、どの版を見るかを一行にします。

2. 最小の権限を選ぶ

閲覧だけか、コメントや編集が必要かを決めます。ダウンロードと再共有も分けて確認します。

3. 終了日を決める

共有期限、取り消す担当者、終了後の保管先を決めます。

4. AIに確認表の型を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、外部共有リンクの送信前確認表の空欄だけを作ってください。
「対象者」「ファイルと版」「権限」「期限」「ダウンロード・再共有」「取り消し担当」に分けてください。
実際の設定、相手の権限、送信済みかどうかを推測しないでください。
不明な項目は「要確認」にしてください。

【実務と無関係な架空例】
町内工作クラブの作品見本を別の読書会へ期限付きで貸し出す。目的、受取人、見本と版、できること、期限、複製・再貸出、返却確認の担当を分ける。

実際の共有目的、相手、ファイル、版、権限、期限、送信先、解除方法は含めず、記入欄だけを残してください。

空欄型を承認済みの外部共有記録へ移し、実際の相手・対象・権限・期限・解除は正式な依頼と管理画面から人が記入します。

5. 架空ファイルで開き方を確かめる

可能なら個人情報のないテスト用ファイルで、相手側の見え方と期限後の解除を確認します。

5. 完成例

【対象者・共有目的】（承認済み依頼から人が記入）
【ファイルと版】（正式な文書台帳から人が記入）
【権限・期限】（管理画面と職場ルールから人が記入）
【ダウンロード・再共有】（公式仕様と承認内容から人が記入）
【取り消し担当・要確認】（責任者が記入）

6. 使うときの注意

個人情報、契約、請求、人事、健康、秘密情報、認証情報を含むファイルは、一般的な共有リンクで送らず、承認されたサービスと正式手順を使います。AIに公開範囲や保存期間を決めさせません。誤共有に気づいたら、AIで文面を作る前に権限停止と職場報告を優先します。

7. 今日できたこと

• 見る人と必要な権限を分けられた。
• 共有期限と取り消し担当を残せた。
• 送信だけでなく共有終了まで決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：URLを送る前に、相手の名前と見える範囲を声に出して確認しよな。

リンクを送るメールを確認するときは共有リンク送信前の確認、閲覧権限を申請するときはファイル閲覧権限の申請へ進みます。