やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトで毎回入力する摘要をテンプレート化しています。文言をまとめて直してよいでしょうか」
変更前に、利用場面、対象テンプレート、自動入力、科目、税区分、過去仕訳、検索、出力、外部連携、開始日、戻し方、確認者へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：新しい一件で試して、過去の仕訳まで動いてへんか見よな。
AIには確認表の型だけを頼みます。正式な摘要、科目、税区分、変更対象、開始日は経理担当と必要な窓口が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の会計で毎月同じ摘要を手で打ち直している」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実取引、取引先、金額、口座、請求書、仕訳、認証情報はAIへ渡しません。
AIに摘要、科目、税区分、過去仕訳の変更、会計・税務上の扱いを判断させません。
4. 実際にやってみる
1. どこで使われるか数える
手入力、取引テンプレート、自動登録、請求、経費、銀行連携など、同じ文言が出る場所を分けます。
2. 過去と未来を分ける
変更が新しい仕訳だけに効くか、過去仕訳へも反映されるかを公式情報とテスト環境で確認します。
3. 検索と出力を確認する
摘要を検索条件やCSV集計に使っていないか確認します。文言変更で既存の検索や引き継ぎが切れないようにします。
4. AIへ確認表の型を頼む
固定の練習例「町内会の会計で毎月同じ摘要を手で打ち直している」を見本に、会計ソフトの摘要テンプレート変更前に使う空欄の確認表を作ってください。
「利用場面」「対象テンプレート」「自動入力」「科目・税区分」「過去仕訳」「検索・出力」「外部連携」「開始日」「戻し方」「確認者」「要確認」に分けてください。
摘要、科目、税区分、過去仕訳、会計・税務上の扱いを推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の利用場面、テンプレート、開始日、取引、取引先、金額、口座、請求書、仕訳、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「公式仕様・経理担当者・確認者へ戻る」と添えてください。
5. 一件だけ試す
AIが作った空欄の表を承認済みの確認記録へ移し、人が公式仕様から記入します。承認済みのテストデータで、表示、検索、CSV出力、自動入力を確認します。問題があれば本番変更前に戻します。
なぜ変える前に、自動の入力と過去の仕訳を確かめるのか：会計ソフトの摘要のテンプレートを変えると、自動で入る内容や、過去の仕訳の見え方が変わることがあります。対象・自動の入力・過去の仕訳への影響・確認する人を決めてから変えます。
よくある失敗
- 自動で入る内容が、変わることに気づかない
- 過去の仕訳への影響を、確かめない
- 変えたことを、入力する人に伝えない
- 確認する人を決めずに、変えてしまう
5. 完成例
【摘要テンプレート変更前確認】
利用場面：＿＿（同じ文言が出る場所を人が記入）
対象テンプレート：＿＿（今回変える一件を記入）
自動入力：＿＿（反映先を確認して記入）
科目・税区分：＿＿（経理担当が確認して記入）
過去仕訳：＿＿（変更しない旨を記入）
検索・出力：＿＿（旧文言でも探せるか確認して記入）
外部連携：＿＿（確認できるまで要確認のまま）
開始日：＿＿（承認後に決めて記入）
戻し方：＿＿（旧設定を記録して記入）
確認者：＿＿（経理責任者を記入）
近い場面の記事として、会計ソフトの取引先の統合もあります。
近い場面として、会計ソフトへ期首残高を入れる前に、基準日・元資料・科目・確認者をそろえるもあります。
6. 使うときの注意
摘要は説明文であり、科目や税区分の正しさを保証しません。実際の会計処理は職場の規程と必要な専門窓口を優先します。
7. 今日できたこと
- 摘要が使われる場所を分けられた。
- 過去仕訳への影響を確認できた。
- 少量テストと戻し方を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：入力がそろっても、意味と処理が合ってるかは人が確かめよな。
