会計ソフトの取引先を統合する前に、別法人・履歴・請求・戻し方を確認する

1. 今日の相談

「会計ソフトに似た取引先名が二つあります。一つへ統合してよいでしょうか」

統合前に、法人、登録番号、住所、口座、取引履歴、請求、入金、仕訳、未処理、外部連携、バックアップ、戻し方、承認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：名前や表記だけで同じ取引先と決めず、正式資料と履歴を照らそな。

AIには確認表の型だけを頼みます。同一法人か、どちらを残すか、過去履歴をどう扱うか、会計・税務上の処理は経理担当と必要な窓口が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の名簿に同じ団体が二通りの書き方で載っている」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実取引先名、登録番号、住所、口座、請求書、仕訳、金額、契約、認証情報はAIへ渡しません。

AIに同一法人、統合先、税区分、過去仕訳の変更、請求・入金の付け替え、削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 別法人の可能性を先に見る

正式名称、法人番号や登録番号、住所、契約主体、振込先を正式資料で確認します。支店や事業部、旧社名も同一と決めつけません。

2. ぶら下がる履歴を数える

請求、入金、仕訳、証憑、未処理、定期取引、レポートで各取引先が使われているか確認します。

3. 連携と戻し方を確認する

請求、経費、銀行、CRM、CSV出力などの連携先を確認します。事前バックアップと、統合を戻せるかも確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

固定の練習例「町内会の名簿に同じ団体が二通りの書き方で載っている」を見本に、会計ソフトの取引先統合前に使う空欄の確認表を作ってください。
「統合候補」「正式資料」「別法人の可能性」「取引履歴」「請求・入金」「仕訳・証憑」「未処理」「外部連携」「バックアップ」「戻し方」「承認者」「要確認」に分けてください。
同一法人、統合先、税区分、過去仕訳、削除可否を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の統合候補、取引先名、登録番号、住所、口座、請求書、仕訳、金額、契約、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「正式資料・経理担当者・承認者へ戻る」と添えてください。

5. 少量の架空データで確認する

AIが作った空欄の表を承認済みの確認記録へ移し、人が正式資料から記入します。本番の取引先をすぐ統合せず、操作説明とテスト環境で表示・検索・出力への影響を確かめます。

5. 完成例

【取引先統合前確認】
統合候補：＿＿（表記違いの候補を人が記入）
正式資料：＿＿（経理担当が確認した資料名を記入）
別法人の可能性：＿＿（法人番号・住所・契約主体を確認して記入）
取引履歴：＿＿（件数だけを記入）
請求・入金：＿＿（未処理の有無を記入）
仕訳・証憑：＿＿（過去履歴を変更しない旨を記入）
外部連携：＿＿（連携先を一覧にして記入）
バックアップ：＿＿（実行前に取得した記録を記入）
戻し方：＿＿（サービス仕様を確認して記入）
承認者：＿＿（経理責任者を記入）

AIが統合先を決めず、正式資料と担当者の判断を残しています。

6. 使うときの注意

表示名が似ているだけで統合すると、別法人の請求・入金・証憑が混ざるおそれがあります。実行前にサービスの最新仕様と職場の会計ルールを確認します。

7. 今日できたこと

• 別法人の可能性を先に確認できた。
• 過去履歴と外部連携を洗い出せた。
• バックアップと承認者を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：まとめる前に、分けたまま守るべき理由がないか見よな。

部門・タグの整理は追加前の確認手順、CSV作業は取り込み後の照合方法へ進めます。