デスクトップとダウンロードを、正式保管先・作業中・削除確認に分ける

1. 今日の相談

「パソコンのデスクトップがアイコンだらけです。ダウンロードフォルダも山盛りで、ファイルを探すたびに時間がかかります」

整理は、正式保管先、作業中、削除確認へ分けます。ただし、ファイル名と日付だけで機械的に移動・削除せず、保存期間、共有、同期、正式版を先に確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：三つに分けるんは入口や。消してええか、動かしてええかは職場のルールへ戻って確かめよ。

AIには分け方の型とフォルダ名の案を手伝ってもらいます。実際のファイル名や中身は渡しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、ファイルの種類の一般名（見積・写真・マニュアルなど）だけです。実際のファイル名には顧客名などが入りがちなので、AIへ渡しません。

削除や正式版の判断をAIに任せません。クラウド同期中のデスクトップ、共有ファイルのショートカット、業務記録、インストーラー等は、移動や削除の影響を職場の担当者と確認します。

4. 実際にやってみる

1. 先に正式保管先と保存条件を確認する

職場の共有サーバー、文書管理システム、案件フォルダ等のうち、何を正式保管先とするかを確認します。保存期間、命名、版管理、削除権限が分からないものは「要確認」に止めます。

2. AIへ分け方の型を頼む

デスクトップとダウンロードフォルダを確認する一覧表の型を作ってください。
項目は「一般的な種類」「用途」「正式保管先」「作業中」「共有・同期」「保存期間」「正式版」「削除権限」「要確認」にしてください。
ファイル名・更新日・重複だけで移動や削除を決めず、職場のルールと担当者へ戻す欄を作ってください。
実際のファイル名、顧客名、内容、保存先、アカウント情報は入力させないでください。

3. 一件ずつ役割と影響を確かめる

自分が作った作業用コピーか、正式記録か、共有物か、ショートカットかを確かめます。ファイル名と日付だけでは内容・正式版・保存義務を判断できません。開くこと自体に注意が必要な不明ファイルは、むやみに実行せず情報システム担当へ相談します。

4. 移動と削除を分ける

正式保管先へ移した後も、同期・共有リンク・自動処理・他の人の参照へ影響がないか確認します。削除は「2週間」等の一律期限で決めず、保存期間、削除権限、バックアップ、復元可否に従います。

5. 短い確認時間を予定に入れる

週1回など職場に合う時間を決め、まず「正式保管先が決まっている物」「作業中」「要確認」を見直します。時間内に判断できないものを無理に消しません。

5. 完成例

【架空の整理ルール】
正式保管先：職場の文書管理ルールで確認
作業中：架空案件Aの作業用コピー（正式版ではない）
共有・同期：要確認
保存期間・削除権限：要確認

週次確認：正式保管済み／作業中／要確認を見直す
禁止：名前・日付・重複だけで移動、上書き、削除しない

近い場面の記事として、書類の並べ方のルールもあります。

6. 使うときの注意

デスクトップがクラウド同期されていると、自分の画面上の移動・削除が別端末や共有先にも反映される場合があります。「ローカルに見えるから自分だけの物」と決めつけません。契約、会計、人事、顧客、事故、安全に関する記録は、見た目を整える目的で移動・削除せず、保存期間と正式手順に従います。

7. 今日できたこと

• 正式保管先と作業用コピーを分けられた。
• 共有・同期・保存期間を移動前に確認できた。
• 判断できない物を要確認に止められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：片づけは、全部消す作業やない。正式な置き場所へ戻して、分からん物を勝手に動かさん作業やで。