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テンプレ

デスクトップ・ダウンロード整理前の確認テンプレ

ファイルを動かす・消す前に、正式保管先、共有・同期、保存期間、削除権限を確かめる型です。

コピーして使えます 
実際のファイル一覧・保存先・案件情報を使わず、デスクトップとダウンロードフォルダの整理前確認票の空の様式を作ってください。
「一般的な種類」「用途」「正式保管先」「作業中のコピー」「共有・同期」
「保存期間」「正式版」「移動の影響」「削除権限」「要確認」に分けてください。
不明な欄は「要確認」とし、ファイル名、更新日、重複だけで移動・上書き・削除を決めないでください。
保存義務、正式版、削除可否、共有への影響を推測しないでください。

ファイル名、種類、案件、用途、保存先、更新日、内容は書き込まず、空欄にしてください。

使い方

  1. AIでは実情報なしの空の確認票だけを作ります。
  2. 職場の文書管理表へ移してから、人が実ファイルを確認して記入します。実ファイルのアップロード、移動、上書き、削除をAIに行わせません。
  3. 返ってきた表を、職場の文書管理ルール、保存期間、正式保管先、共有・同期の設定と照らします。
  4. 正式版、削除権限、バックアップ、復元可否が分からない物は「要確認」に止め、担当者へ確認します。
  5. 確認できた物だけを、承認された手順で整理します。

ほー先輩：見た目を空にする前に、正式版と置き場所を確かめよな。分からん物は消さんでええで。

⚠️ 契約、会計、人事、顧客、事故、安全に関する記録や、共有・同期されているファイルは、移動や削除が他の人や別端末にも影響することがあります。AIの回答だけで判断せず、職場の正式な保存・削除手順と担当者の確認を優先してください。

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