やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「受信トレイに未読メールがたまって、どれに返したか分からなくなっています。返信漏れが怖いです」
仕分け先は三つだけです。今日返す、相手の返事待ち、読むだけ（対応不要）。この三つに分ければ、受信トレイは「今日の仕事場」に戻ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：数百件の未読は、読む前に「分ける」んや。読みながら分けようとするから終わらへん。
AIには仕分けルールと毎日の回し方を設計してもらいます。メールの本文や差出人は渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、自分のメールの一般的な種類（取引先とのやり取り、社内連絡、メルマガなど）だけです。実際のメール本文・差出人・添付はAIへ渡しません。
メールの削除はせず、アーカイブや保管フォルダへの移動にとどめます。保存期間の社内ルールがあれば従います。
4. 実際にやってみる
1. 三つの置き場を作る
「返事待ち」フォルダ（またはラベル）と「読むだけ済み」の保管場所を作ります。受信トレイ自体が「今日返す」置き場になります。
2. AIへ回し方の設計を頼む
たまった受信トレイを立て直す手順を作ってください。
分け先は「今日返す（受信トレイに残す）」「相手の返事待ち（専用フォルダ）」「読むだけ・対応不要（保管へ）」の三つだけにしてください。
初回の一括仕分け（新しい順に、1通10秒で判断）と、毎日の回し方（朝と夕方の2回）の手順に分けてください。
メールの自動振り分け設定は、メルマガなど定型のものだけに限定してください。
削除は提案しないでください。
3. 新しい順に10秒判断で仕分ける
古い順ではなく新しい順に。1通10秒で三つのどれかへ動かします。読み込まない、返信を書き始めないのがコツです。
4. 「返事待ち」を毎朝見る
朝いちばんに返事待ちフォルダを見て、1週間動きのないものだけ追いかけます（催促の文例は文例集の型が使えます）。
5. メルマガは自動振り分けにする
定型的なお知らせだけ、自動でフォルダへ入る設定にします。人とのやり取りは自動化しません。
5. 完成例
【架空の受信トレイルール】
受信トレイ＝今日返すものだけ（目標：帰るときに5通以下）
返事待ちフォルダ＝こちらは送信済み。1週間動きなしなら確認の連絡
保管＝読むだけ・完了したやり取り（削除はしない）
毎日：朝10分（返事待ち確認→新着仕分け）／夕方5分（仕分けだけ）
自動振り分け：メルマガ・システム通知のみ
近い場面の記事として、返却期限の管理方法もあります。
6. 使うときの注意
業務メールは記録としての保存が必要な場合があります。削除やフォルダ構成の大きな変更は、職場のメール運用ルールを確認してから行います。共有アドレスの受信トレイを整理する場合は、担当者間で分け方をそろえます。
7. 今日できたこと
- 受信トレイを「今日の仕事場」に戻せた。
- 返事待ちに置き場と名前がついた。
- 毎日の回し方を朝夕2回に決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：メールの整理は心の整理や。帰り際の受信トレイ5通、気持ちええで〜。