やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の引き出しに、何の鍵か分からない鍵がたまっています。急ぐ時に限って正しい鍵が見つかりません」
整理は、確認済みの鍵タグ、鍵台帳（用途・本数・権限）、承認された保管場所、持ち出し記録、不明鍵の扱いに分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：鍵の管理は防犯に関わる。どこまで記録し、誰が見られるかを責任者と先に決めよ。
AIには台帳の型を作ってもらいます。保管場所や本数などの実情報は台帳に書き、AIへは渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、鍵タグ・ペンです。実際の鍵の用途や保管場所はAIへ渡しません。
台帳に住所・暗証番号・警備情報を書きません。鍵の管理は防犯そのものなので、保管場所と台帳の扱いは責任者と決めます。
4. 実際にやってみる
1. 責任者が対象を決める
責任者が管理対象、回収方法、作業場所、作業者を決めます。個人の持ち物や使用中の鍵を、無断で集めません。
2. AIへ台帳の型を頼む
職場の鍵を整理する台帳の型を作ってください。
項目は「タグ番号」「何の鍵か（例：倉庫・書庫）」「本数」「保管場所」「持ち出しの記録欄（日付・名前・返却）」にしてください。
用途が分からない鍵の扱いは「不明鍵リストに分け、施錠箇所と照合してから責任者が判断」としてください。
台帳に住所・暗証番号・警備の情報は書かない注意を添えてください。
3. 分かる鍵からタグを付ける
タグに用途を直接書くか、管理番号だけにするかを責任者が決めます。番号方式でも台帳の閲覧権限と保管場所を別に管理します。
4. 不明鍵は施錠箇所と照合する
不明鍵は、既存台帳、設備資料、受け渡し記録から確認します。鍵穴を傷めたり管理外の場所を開けたりしないよう、権限のある担当者が安全な手順を決めます。それでも不明なら、勝手に試したり捨てたりせず責任者の判断へ回します。
5. 保管を一か所にして持ち出しを記録する
承認された鍵ボックスなど、アクセス権を管理できる場所へ保管し、持ち出しと返却を台帳に記録します（0398社用車の記録と同じ考え方です）。
5. 完成例
【架空の鍵台帳】
No.1｜倉庫｜2本｜鍵ボックス｜持出記録欄あり
No.2｜書庫｜1本｜鍵ボックス｜
No.3｜ポスト｜1本｜鍵ボックス｜
不明鍵：3本 → 7/22に施錠箇所と照合予定
照合後も不明な分は責任者判断
タグは番号のみ（用途はこの台帳で管理）
台帳の保管：事務所内・責任者管理
近い場面の記事として、取扱説明書の整理方法と保管もあります。
6. 使うときの注意
鍵の整理は防犯に関わります。タグの表示方法、台帳の閲覧権限、保管場所、紛失時の報告先を責任者と決めます。合鍵の作成・破棄、金庫や警備に関わる鍵は、職場の規程と責任者の管理下で扱います。退職・異動時は、台帳と現物を照合して返却状況を確認します。
7. 今日できたこと
- 管理対象と作業者を責任者が決められた。
- 確認済みの鍵と不明鍵を分けて記録できた。
- 保管場所・閲覧権限・持ち出し記録を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：鍵はタグだけやなく、台帳を見る人と保管場所まで決めて管理するんやで。