やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の機器の説明書や保証書が、引き出しのあちこちに散らばっています。この前も機器の不調時に見つからず困りました」
整理は、機器台帳と照合し、文書の種類ごとに正式保管先、最新版、保存期間、閲覧権限を確認するところから始めます。処分済み機器の書類も、すぐ捨ててよいとは限りません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：一箱に集めたら終わりやない。機器と版が合って、必要な人が必要な時に見られるかを確かめよ。
AIには手順と分け方の型を手伝ってもらいます。実際の機器名や購入情報は渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、機器の種類の一般名（プリンター、エアコンなど）だけです。購入日・金額・店名などはAIへ渡しません。
保証の有効期限や修理の可否をAIに判断させません。保証書の記載と購入店・メーカーへの確認が正です。
4. 実際にやってみる
1. 機器台帳を正にして対象を確認する
現行機器、管理番号、メーカー、型番、設置場所、管理担当を正式台帳で確認します。机や倉庫から集めた紙だけで現有機器を判断しません。
2. AIへ整理手順の型を頼む
職場の取扱説明書と保証書を整理する手順の型を作ってください。
「機器管理番号」「メーカー・型番」「設置場所」「文書の種類」「版・発行日」「正式保管先」
「閲覧できる人」「保存期間」「処分・返却条件」「Web版の公式URLと確認日」「要確認」に分けてください。
処分済み機器の書類を自動で廃棄せず、会計・契約・保証・リース・事故・安全の保存条件を確認する形にしてください。
パスワード、管理者暗証番号、ライセンスキー、個人情報を記録する欄は作らないでください。
保証の期限や修理可否の判断はせず、「保証書の記載とメーカー確認が正」としてください。
3. 文書の種類と正式保管先を分ける
取扱説明書、保証書、購入記録、保守契約、点検記録では、保存場所・閲覧権限・保存期間が異なる場合があります。すべてを同じ箱へ入れず、台帳には正式保管先だけを記録します。
4. 管理番号・型番・版を照合する
「プリンター」だけでなく、機器管理番号、メーカー、型番、説明書の版・発行日を照合します。似た型番や旧版を現行機器へ使いません。
5. Web版と廃棄条件を確認する
Web版はメーカー公式URL、対象型番、版、確認日を記録します。URL変更や公開終了に備え、職場で保存が許されるかも確認します。処分済み機器の文書は、会計・契約・保証・リース・事故・安全記録の保存条件を確認してから廃棄します。
5. 完成例
【架空の機器文書台帳】
管理A｜架空プリンター｜型番XX-100
取扱説明書：公式Web版／版と確認日を記録
保証書：契約書類の正式保管先
購入記録：会計ルールの正式保管先
保守契約：契約台帳の参照番号
処分済み機器の文書：保存期間を要確認
近い場面の記事として、鍵管理台帳テンプレートもあります。
6. 使うときの注意
保証書、購入記録、保守契約を「便利だから同じ箱」に入れると、閲覧権限や正式保管場所を崩す場合があります。保証適用は保証書とメーカー、購入記録の保存は会計ルール、保守契約は契約台帳、リース品は返却条件へ戻します。パスワード、管理者暗証番号、ライセンスキー、復旧コードを説明書箱へ入れません。事故・災害・停電時に必要な安全手順は、通常の箱が開けない場合も読める職場の正式な方法を確認します。
7. 今日できたこと
- 現行機器と管理番号・型番・版を照合できた。
- 文書ごとの正式保管先と閲覧権限を分けられた。
- 処分済み文書の保存・廃棄条件を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：箱の場所だけやなく、正式版と確認先まで台帳に残そ。困った時に戻れる整理が一番やで。