やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「レジ締めがいつも同じスタッフに集中しています。その人が休むと閉店作業が回らず、本人も休みづらそうです」
担当権限、正式手順、照合者、差異・異常時の中断と連絡、記録、更新責任者へ分けます。AIには、機密を含まない見出しの型だけを頼みます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：レジ締めはただの順番やない。お金と権限を扱うから、止める条件まで一組やで。
金額や売上の実数、レジ画面、操作ログ、鍵・金庫・保管場所、警備情報、担当者名、認証情報をAIへ渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、機種の公式マニュアル、職場の金銭管理規程です。
実施者・照合者・承認者を誰にするか、単独作業を認めるかは職場で決めます。レジの操作は機種の公式マニュアルと職場の正式手順が正です。
4. 実際にやってみる
1. 対象と権限を確認する
対象機器、実施できる役割、照合・承認が必要な段階、正式な記録先を確認します。鍵・金庫・警備・認証情報は一般の引き継ぎ書へ書きません。
2. AIへ整理を頼む
レジ締めの手順書を、初めての人向けに整理してください。
固定の練習例「公民館の売店を閉めるときの流れ」を見本に、レジ締め引き継ぎ書の見出しの空欄の型を作ってください。
「対象機器」「実施権限」「開始前確認」「公式手順の参照先」
「照合者」「差異・異常時に止める条件」「正式な連絡先」
「記録先」「更新責任者・更新日」「要確認」に分けてください。
金額、売上、レジ画面、操作ログ、鍵・金庫・保管場所、警備情報、
担当者名、認証情報を入力する欄や、具体的な操作手順は作らないでください。
差異の原因・責任者・処理方法を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の運用条件、機器名、担当者名、金額、売上、レジ画面、操作ログ、鍵・金庫・保管場所、警備情報、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「機種の公式マニュアル・職場の金銭管理規程・責任者へ戻る」と添えてください。
3. 責任者が正式手順と照合する
AIの出力へ操作手順を足す前に、責任者が機種の公式マニュアル、職場規程、権限設定、記録方法と照合します。
4. 一緒に一度通す
初回は、職場が承認した担当者と照合者が、テスト・訓練条件または正式に認めた方法で確認します。現金・本番データを使った無断練習や、一人での試行は行いません。
5. 閲覧範囲と更新日を決める
一般手順と、権限・防犯情報を含む限定手順を分け、承認された場所へ保管します。機器、権限、金銭管理規程が変わった場合の更新責任者も決めます。
5. 完成例
【架空のレジ締め引き継ぎ書・見出し】
対象機器：【職場で確認】
実施権限：【職場で確認】
開始前確認：【公式手順を参照】
操作手順：【機種の公式マニュアル・限定手順を参照】
照合者：【職場で確認】
差異・異常時：作業を止め、正式な連絡先へ報告
記録先：【承認された場所】
更新責任者・更新日：【空欄】
要確認：【空欄】
6. 使うときの注意
差異・取消・返金・過不足の処理、現金・売上金の移動、鍵・金庫・警備の操作は、AIや一般手順書で決めません。不正や盗難と決めつけず、記録を改変せず、職場の正式な報告・保全手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 実施権限と照合者を確認できた。
- 差異・異常時に止める条件と連絡先を残せた。
- 一般手順と限定情報を分けられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：引き継ぎ書は一人で完了させる道具やない。照合と相談へ戻れる道しるべやで。