やさしいAI仕事術
まとめガイド
属人化をなくす引き継ぎ術
引き継ぎは、知っていることを全部書く作業ではありません。
手順・未対応・確認先・期限を分け、次の人が迷わず確かめられる形にするのが目的です。
認証情報や秘密情報は引き継ぎ書へ直接書かず、職場の正式な移管手順を使ってください。
ほー先輩：ええ引き継ぎはな、「分からんこと」まで正直に残してある。推測で埋めんことが、次の人へのいちばんの親切やで。
まずこの3本から
- 引き継ぎ書は、自分の記憶を書き写す紙ではない——後任が困る順に並べる
後任が困る順に、期限・低頻度・判断基準・連絡先を並べる。 - 引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す
分からないことを埋めず、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す。 - レジ締めの引き継ぎ書を、権限・照合・差異時の連絡から確認する
レジ締めを、権限・照合・差異時の中断と報告から確認する。
手順・定期業務を残す
- 正式な作業を確認して、手順書・マニュアルにまとめる — 正式手順と確認者をそろえ、版管理した手順書にする
- 退職・異動のときの「業務引き継ぎ書」を、整理して作る — 退職・異動前の業務を、抜けなく棚卸しする
- 引き継ぎ書は、自分の記憶を書き写す紙ではない——後任が困る順に並べる — 後任が困る順に並べ、判断基準と確認先を先に残す
- レジ締めの引き継ぎ書を、権限・照合・差異時の連絡から確認する — レジ締めを、権限・照合・差異時の中断と報告から確認する
- 月1回・年1回の定期作業を、年間リストにして忘れない仕組みにする — 月次・年次の作業を、年間リストで見える化する
申し送り・未対応を渡す
- 電話・口頭連絡を、正式受付・確認済み・未確認へ分ける — 電話・口頭連絡を正式受付・確認済み・未確認へ分ける
- 問い合わせ対応の履歴を、次の人に分かるメモへ整理する — 問い合わせの経緯と次の対応を、履歴へ残す
- 共有メールボックスの引き継ぎを、担当・未対応・閲覧範囲から整理する — 共有メールの担当・未対応・閲覧範囲を整理する
- 引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す — 未確認情報を、事実と仮置きに分けて残す
行事・社外の担当を交代する
- 行事の反省を、来年に届く「引き継ぎメモ」にする — 正式記録を優先し、架空例で次回引き継ぎの型を作る
- 取引先の担当交代を、正式連絡・権限・引き継ぎ範囲から確認する — 取引先の担当交代を、正式連絡・権限・共有範囲から確認する
- 退職のお礼メールを、感謝・最終日・引き継ぎ先から書く — 退職のお礼と、担当終了日・後任・正式窓口を一緒に伝える
あわせて使える教材
引き継ぎメモや報告書を、読み手が追える形へ整えたいときは、 議事録・報告書 AIまとめセット も使えます（当サイトのPDF教材です）。