やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「打ち合わせの写真データを送ろうとしたら、メールがサイズ超過で戻ってきました。大きなファイルはどう送るのが正解ですか」
手順は三段です。まず会社で決められた共有方法があるか確認する→なければ責任者に相談して方法を決める→送るときは期限つき・相手を絞ったリンクにする。「自己流で無料サービスを使う」を避けるのが、一番大事な分かれ道です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：ファイルの送り方で事故るんは、機械が苦手な人やのうて「善意で勝手に工夫した人」の方が多いんや。会社の道を通る——それだけで安全になるで。
AIには、確認の仕方と送付連絡の文面を作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、会社の共有手段（共有ドライブ・社内で契約しているサービス）の確認です。
会社が決めていない無料の転送サービスを仕事のファイルに使うと、情報管理のルール違反になることがあります。使ってよい道具の確認が、送り方の技術より先です。
4. 実際にやってみる
1. AIへ確認と手順の整理を頼む
仕事で大きなファイル（写真・動画・大きな資料）を社外へ送るときの基本を、初心者向けに整理してください。
・最初にやること：会社で決められた共有方法（共有ドライブ・契約サービス）があるか確認する／なければ責任者に相談（勝手に無料サービスを使わない）
・共有リンクで送るときの設定3点：閲覧できる相手を限定（リンクを知る全員、は避ける）／期限を付ける（1〜2週間）／必要なら編集不可の閲覧のみに
・相手への連絡文：何のファイルか・開き方・期限・開けないときの連絡先
・送った後：先方の受領確認／期限後は共有を停止し、アクセスできないことを確認
連絡文の例は架空の内容でお願いします。
2. リンクは「範囲」と「期限」を絞る
「リンクを知っている全員が閲覧可」は、転送された瞬間に誰でも見られる状態です。相手のアドレスを指定し、期限を付ける——この二つが共有リンクの基本の守りです（期限の考え方は0209も参考に）。
3. 送付の連絡文を添える
リンクだけ送ると、迷惑メールと間違われたり、開き方が分からなかったりします。「何のファイルか・いつまで開けるか・開けないときの連絡先」を短く添えます。
4. 受け取ったら一報、送ったら確認
大きなファイルは「届いたか不安」がお互いに残ります。受け取る側なら「拝受しました」、送った側なら数日応答がなければ「届いていますでしょうか」の確認を。
5. パスワード添付より、認証つきリンクを優先する
メール添付の暗号化ファイルとパスワードを別メールで送っても、同じメールアカウントが見られれば両方届きます。まず、相手を指定できる認証つき共有リンクなど、会社が認めた方法を使います。会社の規程で暗号化ファイルが必要な場合は、決められた安全な連絡経路と手順に従います。
5. 完成例
【架空の送付連絡文】
◯◯様
お世話になっております。
先日の会場写真（32枚）を、共有リンクにて
お送りいたします。
・下のリンクからご覧いただけます
・閲覧期限：8月◯日まで
・◯◯様のアドレスでのみ開けます
開けない場合や期限延長のご希望は、
お気軽にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
近い場面の記事として、仕事の教わり方のコツもあります。
6. 使うときの注意
個人情報を含むファイル（名簿・履歴書など）は、大きさにかかわらず、必ず職場の規程と送付先を確認します。スマホで撮った写真には位置情報が含まれることがあるので、社外へ出す前に確認します。共有リンクは期限後に無効化し、不要な共有を残しません。受け取る側になったときも、心当たりのない共有リンクは開かず、メッセージ内ではない既知の連絡先から送信者へ確認します。
7. 今日できたこと
- 「会社の道を通る」確認の順番が身についた。
- 範囲と期限を絞った安全なリンクで送れた。
- 連絡文と受領確認でやりとりが完結した。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：安全な送り方を知っとる人は、大事なファイルを任せてもらえる人になる。地味やけど、これも立派な信用の積み立てやで。