紙書類スキャン整理表テンプレート

紙書類スキャン整理表

対象、機器、読取品質、ファイル名、保存権限、原本、照合者を決めてからスキャンする型です。

コピーして使えます

固定の練習例「町内会の行事の記録を紙からスキャンして残す」を見本に、紙書類のスキャン計画表の空欄の型を作ってください。
列は「架空区分」「対象・対象外」「作業権限」「承認済み機器・サービス」「読取条件」「ページ・両面・向き・判読性」「ファイル名の型」「保存先」「閲覧・編集・削除権限」「一時ファイル」「原本の扱い」「照合者」「事故報告先」「要確認」にしてください。
保存期間、廃棄可否、法的要件、閲覧権限、機器の利用可否を推測して決めないでください。
各欄は空欄にし、実在の書類名、相手先、管理番号、保存先、担当者名は入力しないでください。
各欄の末尾に「職場の文書管理規程・承認済み機器の一覧・責任者へ戻る」と添えてください。

使い方

管理部署、対象・対象外、作業権限を先に確認します。
承認済みの機器・サービスと一時保存を確認します。
実名や内容を露出させないファイル名、保存先、権限を管理者へ確認します。
スキャン後、全ページ・両面・順番・向き・判読性・色・添付物を原本で照合します。
原本は正式な保存・返却・廃棄の判断が出るまで所定場所で管理します。

ほー先輩：読み取っただけでは終わらへん。原本照合と、誰が見られるかまで確かめよな。

⚠️ 実在書類の本文、個人情報、契約情報、口座情報をAIへ渡さないでください。