やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「棚にたまった紙の書類をスキャンして整理したいです。何から決めればいいでしょうか」
作業前に、対象・対象外、持ち出し権限、承認済みの機器・サービス、読取品質、ファイル名、保存先・閲覧権限、原本の扱い、照合者を決めます。スキャンしただけで、原本と同じ扱いになるとは決めません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：名前だけ決めても、ページが欠けたり保存先が違うたら困る。確認項目を先にそろえよな。
AIに頼む場合は、完全に架空の区分で計画表の型だけを作ります。実際の書類、種類名、相手先、日付、金額、押印、署名、管理番号は渡しません。どの書類を電子化できるか、原本をどう扱うか、保存・廃棄・法的要件は職場の規程と担当部署が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、実在業務を想起させない架空の区分リストです。契約書や請求書の実物、実際の種類名、取引先名、金額、個人情報、口座、契約・人事情報はAIへ渡しません。
スキャナー、複合機、スマートフォン、クラウドOCRなどへ書類を読み込ませること自体が情報の取扱いです。利用できる機器・サービス、送信先、一時保存、履歴、削除、ネットワーク、外部委託を、情報管理担当者へ確認します。
4. 実際にやってみる
1. 対象と権限を先に確認する
棚や共有保管庫の書類を、権限なく動かしません。管理部署、所有者、対象・対象外、持ち出し可否、電子化の目的、作業場所、担当者を確認します。試行対象は責任者が選びます。
2. 架空の条件で計画表の型を作る
AIへ実在の種類名を渡さず、「架空区分A」「架空区分B」のような条件で、必要な列だけを考えます。実際の分類名や管理番号は、承認された台帳で人が入力します。
3. AIへ命名ルールの型を頼む
次の架空の書類種類リストに合う、スキャンファイルの命名ルールとフォルダ分けの案を作ってください。
対象・対象外、承認済み機器、読取条件、ページ数、両面、向き、色、添付物、ファイル名、版、保存先、閲覧権限、原本照合、原本の扱い、確認者、要確認を含めてください。
ファイル名に氏名・会社名・内容が露出しない、管理番号を使う案も出してください。
保存年限、廃棄可否、法的要件、閲覧権限を提案せず、すべて「担当者確認」としてください。
【架空の書類種類リスト】
（種類名だけを書く）
4. 小さく試し、原本と一件ずつ照合する
責任者が認めた少量で試し、全ページ、両面、順番、向き、余白、判読性、色、押印・署名、添付物、ファイル形式、版を原本と照合します。OCRの文字は原本どおりとは限らないため、検索補助と内容の正しさを分けます。不一致があれば残りへ進まず、条件を見直します。
5. 保存と原本の扱いを別々に承認する
電子ファイルの保存先、閲覧・編集・削除権限、バックアップ、版管理、作業用一時ファイルの削除を確認します。原本は、返却・保管・廃棄候補などの正式な判断が出るまで、順序や状態を変えず所定の場所で管理します。スキャン成功を理由に廃棄しません。
5. 完成例
【架空のスキャン試行計画】
対象：架空区分A（責任者が選んだ試行分のみ）
機器・サービス：承認済みか担当者確認
読取条件：両面／順番／向き／判読性／色／添付物
ファイル名：管理番号_版（実名・相手先・内容を露出させない）
保存先・閲覧権限：担当者確認
照合：一件ごとに原本と全ページを照合
OCR：検索補助。内容は原本で確認
原本：保管・返却・廃棄の判断が出るまで所定場所で保留
要確認：保存・法的要件・一時ファイル・バックアップ・確認者
6. 使うときの注意
書類の種類、用途、法令、契約、監査、証拠性によって、電子化や原本の扱いは異なります。一般的な記事やAIの回答で保存期間・廃棄可否を決めず、職場の規程、文書管理・法務・経理・人事などの担当部署、必要に応じて専門家へ確認します。誤送信、無断アップロード、原本紛失、ページ欠け、権限設定ミスのおそれがあれば、作業を止めて正式な事故報告先へ連絡します。
7. 今日できたこと
- 対象・権限・承認済み機器を先に確認できた。
- 読取品質、ファイル名、保存先、閲覧権限、原本照合の項目を作れた。
- 原本を動かす判断と、電子ファイルを保存する判断を分けられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：速く探せることより、欠けず・違えず・見てええ人だけが見られることを先に確かめよな。