音声入力の送信先を確認し、架空例で相談メモを作る

1. 今日の相談

「ChatGPTを使ってみたいんですけど、そもそも入力する文章が書けません。頭の中では『こういうことで困ってる』って言えるんです。でも、スマホの画面に向かうと手が止まってしまって。文字を打つのが遅いし、何から書いたらいいか分からなくなります」

AIを使い始める前に、ここで止まる人は多いです。AIが苦手というより、AIに渡す最初の一文を打つのがしんどい。パソコンのキーボードが苦手な人もいますし、スマホで長文を打つのがつらい人もいます。

今日やるのは、音声入力の送信先・保存・学習利用・削除条件を確認し、実務と無関係な架空例で相談メモの型を練習することです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。AIに相談する文章は、最初からきれいに書かんでええ。話し言葉で出して、それをあとで整えたらええんや。打てへん日は、話したらええ。

そうなんです。文字入力が難しいとき、音声入力は選択肢になります。ただし、端末上で文字に見えても、音声が外部サービスへ送信・保存される場合があります。

送信先と利用条件を確認できない間は、仕事の相談、氏名、顧客、健康、家庭、契約、認証、未公開案件等を話しません。職場が端末と音声入力機能を承認していても、特定の情報をその目的で音声入力してよいかは別に確認します。

今日は実務と無関係な架空例だけで、話し言葉を「困っていること・やりたいこと・確認したいこと」へ分ける型を試します。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは2つです。

• 職場で承認された音声入力機能 … 送信先・保存・学習利用・削除条件を確認できた場合に、入力を許可された内容だけを文字にします。
• ChatGPT … 実務と無関係な架空の音声メモから、相談メモの空の型を作る場合に使います。

周囲に聞かれないことだけでなく、音声が端末外へ送られるかも確認します。実際の内容をAさん・B社へ変えても、出来事・日時・場所・役割の組み合わせから対象を推測できるため、外部音声入力へ話しません。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：送信先・保存・削除条件を確認する

端末、キーボード、音声認識、入力先アプリの各条件を確認します。どのサービスへ送信されるか、音声・文字が保存されるか、学習利用されるか、誰が削除できるかが分からない場合は、仕事の内容に使いません。

ステップ2：架空例を短く話す

実務とは関係のない架空の困りごとを、次の3点で話します。

• 何に困っているか
• どうなったら助かるか
• 誰に出すものか、何に使うものか

実在の人・会社・職場・案件・日時・場所・珍しい出来事を元にしません。周囲に人やスマートスピーカー等がある場所でも話しません。

ステップ3：架空メモを整理する

音声入力でできた架空の文字を読み返してから、次のように頼みます。

次の話し言葉のメモを、AIに相談しやすい形に整えてください。 ①困っていること ②やりたいこと ③AIにお願いしたいこと に分けてください。 聞き取れないところや、意味があいまいなところは、決めつけずに質問してください。 実在の人・会社・案件を想定せず、話していない理由や気持ちは付け足さないでください。

（ここに、音声入力でできた文字を貼る）

コツは「相談しやすい形に整えて」と頼むことです。いきなり完成文を作らせるのではなく、まず自分の相談内容を見える形にします。

ステップ4：聞き間違いと送信履歴を確認する

音声入力は、ときどき聞き間違えます。特に確認したいのは、このあたりです。

• 人の名前
• 数字
• 日付
• 場所
• 専門用語

聞き間違いを直し、音声・文字の保存先と履歴を確認します。実務で使う場合は、職場が承認した目的・データ範囲・端末・機能であることを再確認します。実際の仕事をAさん・B社等へ置き換えただけのメモは、一般化情報として扱いません。

ほー先輩：音声入力は、完璧な文章を作る道具やなくて、最初の一歩を軽くする道具やで。聞き間違いは直したらええ。まず声に出せたら、それで十分前に進んでる。

5. 完成例

実際にやってみると、こんな感じです。（架空の内容です）

ビフォー（音声入力したまま）

えっと来週の町内読書会なんですけど
椅子の数を確認したいです
受付札も作ります
開始時刻はまだ確認できていません
短い準備メモにしたいです

ChatGPTに整えてもらった相談メモ

【困っていること】
町内読書会の準備項目を整理したい。
開始時刻は未確認のまま残したい。

【やりたいこと】
椅子の確認と受付札の準備を、短い一覧にしたい。

【AIにお願いしたいこと】
固定の練習例を、確認用の箇条書きにしてほしい。

【確認したいこと】
・必要な椅子の数
・受付札の枚数
・開始時刻

固定の練習例で、音声入力から箇条書きへ整理する流れを確認できました。実際の仕事では、同じ型を承認済みの記録へ移し、正式資料から人が内容を記入します。

6. AIへ渡す前の確認

使うのは、自分または職場が承認した端末と音声入力機能だけです。周りに聞かれない場所を選び、名前・住所・連絡先・社外秘は声に出しません。

文字になったメモは、AIへ渡す前に読み返します。実際の仕事で許可された入力をする場合は、音声入力が聞き違えた数字や日付を元の記録と照らし、許可範囲を超える情報が混じっていないか確認します。

AIが、話していない理由や気持ちを補っていたら削ります。話すのは自分、整えるのはAI、事実を確認するのは自分です。

この記事は、自分の声をその場で文字にする音声入力の話です。複数人の会議を録音して外部サービスで文字起こしする場合は扱う情報が変わるため、会議録音の同意・承認・削除ルールを先に確認してください。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• 音声入力の送信先・保存・学習利用・削除条件を確認できた。
• 架空例で、話し言葉を「困っていること・やりたいこと・お願いしたいこと」に分けられた。
• 聞き間違いと送信履歴を確認できた。

文字入力が得意でない人も、許可条件を確認したうえで音声入力を選べます。条件が分からない日は、仕事と無関係な架空例だけで練習します。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：声も立派な仕事の情報やで。声にする前に、どこへ送られるか、何を話してよいかを確かめよ。分からん間は架空例だけで練習したらええ。