やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「予約確認メールを送っていますが、場所、持ち物、変更方法のどれかが抜けます。長くしすぎず、必要なことをそろえたいです」
予約確認は、売り込みのメールではありません。日時、場所、予約内容、準備、変更方法、問い合わせ先を、予約した人が当日使える順に並べます。
AIは定型文を整えられますが、予約台帳にない時間、料金、キャンセル条件を足させません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：毎回ゼロから書かんでええで。六つの箱を作って、予約ごとの事実を入れよ。
本文の型は共通にし、予約ごとに変わる部分だけを人が入れます。未確認の項目は、空想で埋めず確認してから送ります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、承認された予約台帳、店舗・会場情報、変更・キャンセル規程です。氏名、電話番号、メールアドレス、予約番号、相談内容はAIへ渡しません。
AIには「A様」「予約X」のような架空情報で文章の型だけを作らせます。
4. 実際にやってみる
1. 六つの項目を台帳から拾う
日時、場所、予約内容、準備、変更方法、問い合わせ先を確認します。オンラインの場合は接続方法と入室可能時刻も分けます。
受付時刻と開始時刻、終了予定、入館方法、駐車・受付の有無が違う場合は別々に書きます。別地域から参加する予約では、タイムゾーンも正式な予約情報へ戻ります。
2. 重要な情報を上へ置く
日時と場所を冒頭にし、持ち物や変更方法は見出しで分けます。
3. AIへ型を頼む
以下の架空の予約情報から、予約確認メールを作ってください。
「日時」「場所」「予約内容」「準備」「変更方法」「問い合わせ先」の順にしてください。
入力にない料金、所要時間、変更期限、キャンセル料、サービス内容を付け足さないでください。
未確認は「要確認」と残してください。
【予約情報】
（個人と予約が分かる情報を除いた内容）
4. 予約台帳と一行ずつ照らす
日付、曜日、開始時刻、場所、担当、料金を確認します。日付と曜日が食い違う場合は送信を止めます。
同じ人や同じ枠の重複予約、変更前の古い予約、キャンセル済みの予定が残っていないかも確認します。料金や持ち物が予約の種類で変わる場合は、共通文の差し込み先をテストします。
5. 送信結果を予約記録へ残す
誰へいつ送ったかを承認された予約管理へ記録し、個人のメモだけに残しません。
配信エラーや返信先不明が出た場合は、別の予約客へ転送せず、登録済みの連絡方法へ戻ります。予約変更を受けたら、メールだけでなく台帳、担当者、会場や設備の予約まで同じ内容にそろえます。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：ご予約内容の確認（7月22日）
A様
ご予約ありがとうございます。内容をご確認ください。
【日時】7月22日 14:00
【場所】B教室 2階受付
【内容】個別相談 30分
【準備】予約時に案内した資料
【変更方法】変更期限は要確認。窓口へご連絡ください
【問い合わせ先】予約確認メールに記載の窓口
内容に違いがありましたら、事前にお知らせください。
変更期限が元情報にないため、AIが勝手に「前日まで」と決めていません。
場面別のメール例（そのまま使えます）
[ ] の中を、予約システムや台帳で確認した内容に入れ替えてください。日時・場所・キャンセル規定は、必ず記録から写します。
① 予約を受け付けたとき（確認メール）
件名：ご予約内容の確認（[日付]）
[お客様名]様
ご予約ありがとうございます。内容をご確認ください。
【日時】[日付] [時刻]
【場所】[住所・建物名・階・受付の場所]
【内容】[サービス名]（[所要時間]）
【ご準備】[持ち物／なければ「特にございません」]
【変更・キャンセル】[期限と方法]
【問い合わせ先】[電話番号・受付時間]
内容に相違がございましたら、[日付]までにお知らせください。
場所は住所だけでなく受付がどこかまで書くと、当日の電話が減ります。
② 前日のリマインド
件名：明日のご予約のご案内（[時刻]）
[お客様名]様
明日 [日付] [時刻] のご予約について、ご案内いたします。
【場所】[受付の場所]
【ご準備】[持ち物]
【当日ご連絡先】[電話番号]
お気をつけてお越しください。
リマインドは短くします。長いと当日に読まれません。
③ 予約を変更するとき
件名：ご予約日時の変更について
[お客様名]様
ご連絡ありがとうございます。
ご予約を下記のとおり変更いたしました。
【変更前】[日付] [時刻]
【変更後】[日付] [時刻]
（場所・内容に変更はございません）
引き続きよろしくお願いいたします。
変更前も一緒に書きます。相手が「どちらが正しいか」を確かめられます。
④ こちらの都合で日程をお願いするとき
件名：[日付]のご予約の日程変更のお願い
[お客様名]様
[日付] [時刻] にご予約をいただいておりましたが、
[理由（書ける範囲で）]により、日程の変更をお願いしたく存じます。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございません。
【候補】
・[日付] [時刻]
・[日付] [時刻]
ご都合のよい日時をお知らせください。
上記でご都合が合わない場合は、あらためて調整いたします。
候補を2つ以上出します。1つだけだと、相手が断りにくくなります。
⑤ 予約時間に来られていないとき
件名：本日のご予約について
[お客様名]様
本日 [時刻] にご予約をいただいておりますが、
まだお越しになっていないようです。
お越しの途中でしたら、お気をつけてお越しください。
ご都合が変わられた場合は、[電話番号]までご一報いただけますと幸いです。
責める書き方にしません。事実と、こちらの連絡先だけを伝えます。
⑥ キャンセルを受け付けたとき
件名：ご予約のキャンセルを承りました
[お客様名]様
[日付] [時刻] のご予約について、キャンセルを承りました。
[キャンセル料の有無／規定に基づく金額]
またのご利用を心よりお待ちしております。
予約メールに書かないほうがよいこと
- 記録にない期限（「前日までにご連絡ください」）— 自分の店の規定を確認してから書きます
- 他のお客様の情報— 同じ時間帯の予約状況などは書きません
- 「必ず」「絶対に」— 交通事情や体調は相手にも読めません
- 予約内容の詳細すぎる記載— 施術内容や相談内容は、メールが第三者に見られる可能性を考えて最小限にします
同じ文面を予約システムから自動で送る場合は、予約の自動通知メールの例文で公開前の確認までできます。
6. 使うときの注意
健康、家庭、契約など相談内容を件名や本文へ詳しく書かないようにします。複数人へ送る場合は、宛先の見え方と一斉送信の方法を確認します。
自動送信を使う場合も、文面変更後はテスト予約で日時・差し込み項目・リンク・返信先を確認してください。
7. 今日できたこと
- 予約確認を六つの項目へ分けられた。
- 日時と場所を上に置けた。
- 変更条件を推測せず要確認で残せた。
- 送信前に予約台帳と照合できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：予約した人が知りたい順に並べたら、短いメールでもちゃんと役に立つで。