予約システムの自動通知を公開する前に、送信時刻・差出人・変更方法を確認する

1. 今日の相談

「予約確認と前日リマインドを自動で送りたいです。初期文面のまま有効にしてよいか、返信されたとき誰が見るか分かりません」

送信条件、時刻、差出人、本文、返信先、変更・停止を公開前に確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：自動にする前に一件だけ、自分たちへ送って見てみよ。

自動通知は便利ですが、古い日時や連絡先も自動で広がります。設定と文章を分けて見ます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実際の仕事とは無関係な「町内読書会の参加案内」固定例です。実際の送信対象、時刻、差出人、返信先、本文、停止条件、顧客名、予約、メール、電話、来店履歴はAIへ渡しません。

送信上限、配信条件、返信、個人情報、料金はサービスの最新公式情報で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 通知の種類を分ける

予約直後、変更・キャンセル、前日、当日、終了後を分け、必要な通知だけ選びます。

2. 送信条件を確認する

何日前・何時に送るか、直前予約、変更後、キャンセル済みへ送られないかを確認します。

3. 差出人と返信先を見る

表示名、返信可能か、問い合わせ先、担当不在時の扱いを決めます。

4. AIに公開前確認表を頼む

実際の仕事とは無関係な「町内読書会の参加案内」という固定例だけを使い、
予約の自動通知を公開する前の空欄確認表を作ってください。
「送信対象」「時刻」「差出人・返信先」「本文」「変更・停止」「テスト」に分け、各欄は空欄にしてください。
実際の送信対象、時刻、差出人、返信先、本文、停止条件、顧客情報、予約情報を入力する欄は作らないでください。
各欄に、承認済み通知文・職場ルール・本番設定画面のどれで人が確認するかだけ添えてください。

5. 架空のテスト予約で確認する

AIの画面を閉じ、空欄票を承認済みの通知設定記録へ移します。実際の送信対象、時刻、差出人、返信先、本文、停止条件は、承認済み通知文・職場ルール・本番設定画面から人が記入します。担当者が職場のテスト予約で、スマホとパソコンの本文、リンク、返信先、停止方法を確認してから公開します。

5. 完成例

【送信対象】（承認済み通知方針と本番設定画面から人が記入）
【時刻】（職場ルールと本番設定画面から人が記入）
【差出人・返信先】（承認済み窓口一覧から人が記入）
【本文】（承認済み通知文から人が記入）
【変更・停止】（本番設定画面と運用手順から人が記入）
【テスト】（職場のテスト予約結果を人が記入）

通知の種類別の本文例（そのまま使えます）

自動通知は一度設定すると誰も読み返しません。公開前にここで文面を固めておきます。[　] の中は、予約システムの差し込みタグに置き換える部分です。

① 予約完了の自動通知

件名：ご予約を承りました（[日付] [時刻]）

[お名前]様

ご予約ありがとうございます。下記の内容で承りました。

【日時】[日付] [時刻]
【場所】[場所・受付の場所]
【内容】[メニュー名]（[所要時間]）
【ご準備】[持ち物／なければこの行を消す]

■ 変更・キャンセル
[期限]までに[方法]よりお願いいたします。
[キャンセル料の規定／なければこの行を消す]

■ お問い合わせ
[電話番号]（[受付時間]）

※このメールは自動送信です。ご返信いただいてもお答えできません。

「返信できるか」を必ず書きます。書かないと、返信して待ち続ける人が出ます。

② 前日リマインド

件名：明日のご予約のご案内（[時刻]）

[お名前]様

明日 [日付] [時刻] のご予約についてご案内いたします。

【場所】[受付の場所]
【ご準備】[持ち物]
【当日ご連絡先】[電話番号]

お気をつけてお越しください。

※このメールは自動送信です。

リマインドは短くします。長いと当日に読まれません。

③ 変更を受け付けたとき

件名：ご予約の変更を承りました

【変更前】[日付] [時刻]
【変更後】[日付] [時刻]

（場所・内容に変更はございません）

④ キャンセルを受け付けたとき

件名：ご予約のキャンセルを承りました

[日付] [時刻] のご予約について、キャンセルを承りました。
[キャンセル料の有無]

またのご利用をお待ちしております。

⑤ 受付を締め切ったとき（自動返信）

件名：ご予約の受付について

申し訳ございません。
[日付]分のご予約受付は、[締切／満席]により終了しております。

[次に受付可能な日程／キャンセル待ちの方法／なければ「またの機会をお待ちしております」]

お問い合わせ：[電話番号]（[受付時間]）

⑥ 公開前のテスト用チェック（自分宛に送って見る）

□ 差し込みが空欄のまま送られていないか（[お名前]様 → 　様 になっていないか）
□ 差出人名が[個人名]でなく[店舗・団体名]になっているか
□ 返信先が生きている窓口か（no-reply なら本文にその旨があるか）
□ 送信時刻が[深夜・早朝]になっていないか
□ スマートフォンで読んだとき、日時と場所が最初の画面に入っているか
□ 迷惑メールに入らないか（[主要なメールサービス]宛にテスト）

自動通知に書かないほうがよいこと

• 返信できるか書かない— 自動送信なら必ず明記します。書かないと問い合わせが宙に浮きます
• 差出人が個人名— 誰から届いたか分からず、迷惑メールに見えます
• 予約内容の詳細すぎる記載— 施術内容や相談内容は、第三者に見られる可能性を考えて最小限に
• 深夜・早朝の送信— リマインドの時刻は、相手の生活時間に合わせます
• テストせずに公開— 差し込みの空欄は、送ってみるまで気づきません

一件ずつ手で送る確認メールは、予約確認メールの例文と書き方にまとめています。

6. 使うときの注意

緊急連絡、医療・安全判断、個別の配慮を自動通知だけに任せません。誤送信時の停止と報告先も公開前に決めます。

7. 今日できたこと

• 通知の種類と送信条件を分けられた。
• 差出人と返信先を確認できた。
• テスト予約で公開前に確かめられた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：自動化は送る速さやなく、止めたいとき止められるところまで作って完成やで。