やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会議を欠席した人へ議事録を送っていますが、後から『結局、何をすればいいですか』と聞かれます」
欠席者への共有は、議事録全文の要約ではなく、決定事項、担当と期限、未決定、返信が必要なことを分けると使いやすくなります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：議事録を全部短くせんでええ。欠席した人が動ける材料を渡そ。
話し合いの経過をすべて書かなくても、欠席者に影響することを元記録から拾えば、十分な共有になります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、承認済みの議事録、担当一覧、予定表です。AIは実際の会議内容を含まない空の共有様式を作る用途に限り、決定、担当、期限、発言、評価、取引条件、未公開情報はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 欠席者に関係する項目に印を付ける
決定事項、作業の依頼、期限、返信が必要な質問に印を付けます。
閲覧権限のない資料や、欠席者には共有しない議題が混ざっている場合は、議事録をそのまま貼りません。共有できる範囲を会議の主催者や資料所有者へ確認します。
添付資料がある場合は、共有先の権限、資料の版、リンク期限を確認します。共有文だけ読めても、根拠資料を開けない状態にしません。逆に、共有文へ不要な資料をまとめて付けません。
2. 決定・未決定・提案を分ける
「決まった」と「候補に出た」を混ぜません。議事録で確定できないものは「要確認」にします。
3. AIへ空の共有様式を頼む
実際の会議情報を入力せずに使える、欠席者向け共有の空の様式を作ってください。
項目は「決定事項」「担当と期限」「未決定・要確認」「返信してほしいこと」とします。
決定、担当、期限、理由を推測せず、決定と提案を分け、判断できない箇所を「要確認」と残せる形にしてください。
できた空の様式を承認された共有画面へ移し、承認済み議事録・担当一覧・予定表から人が記入します。実際の会議情報をAI画面へ戻しません。
4. 元の議事録と一行ずつ照らす
決定事項、担当、期限、数字、固有名詞を確認します。欠席者の担当を新しく割り当てるのは、AIや共有文の役割ではありません。
会議後に決定が変更された場合は、当日の決定と後日の変更を一文に混ぜず、変更日時と正本の場所を示します。古い共有文を見た人が動き続けないよう、作業管理や予定表も更新します。
5. 返信が必要かを書く
「読んだら返信」「異論があれば何日まで」など、必要な行動と期日を元記録で確認して書きます。
既読確認だけが目的なら、個別返信を全員へ求めず、職場で決めた確認方法を使います。質問や異論の送り先も一つにし、返信が別々の場所へ散らばらないようにします。
返信がないことを承認と扱いません。欠席者の確認や同意が必要な案件は、誰がいつ確認したかを正式な記録へ残し、期限までに返答がない場合の次の連絡方法も決めます。
なぜ決定と次の行動だけを共有するのか：欠席した人に会議の内容を全部送ると、自分に関係することが分かりにくくなります。決まったこと・まだ決まっていないこと・その人がすることに分けて伝えると、すぐに動けます。
よくある失敗
- 議事録をそのまま送り、欠席者に関係する所が分からない
- まだ決まっていないことを、決まったことのように伝える
- AIが作った共有文を、元の議事録と照らさずに送る
- 返信が必要かどうかを書かず、相手が迷う
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：7月16日定例会議の共有
Bさん
本日の会議で、価格表の初稿を7月22日までに作ることが決まりました。
初稿の作成担当はAさんです。
Bさんには、掲載対象の3商品を7月18日までに確認いただきたいです。
対象商品の正式リストは要確認です。
難しい場合は、7月17日中にご返信ください。
決定と依頼を分け、正式リストは要確認のまま残しています。
近い場面の記事として、文字起こしの要約と決定・保留もあります。
近い場面として、座席表を、名前の一覧ではなく確認しやすい配置図として作るもあります。
6. 使うときの注意
会議の発言に人事評価、健康情報、取引条件、未公開情報が含まれる場合は、職場で承認されたAI環境と共有範囲を確認します。
議事録が未承認なら、共有文も「暫定」と分かるようにします。メールだけを正本にせず、決定と変更は正式な議事録や作業管理へ戻します。
共有後に会議参加者から訂正が入った場合は、静かに本文を書き換えるだけで終えません。訂正内容、訂正日時、正本の場所を欠席者へ再通知し、古い添付やリンクを参照し続けないようにします。
7. 今日できたこと
- 欠席者に必要な決定事項を拾えた。
- 決定と提案を分けられた。
- 担当・期限・要確認を元記録で照合できた。
- 返信が必要なことを明確にできた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「とりあえず議事録送ります」で終わらず、次の一歩を一行添えよ。
