会議の決定・担当・期限を、正式記録として残す

1. 今日の相談

「会議のメモはちゃんと取ってるんです。でも、それを議事録の形にまとめるのが、毎回ほんまにつらくて……」

これは、会社の定例会議、お店の打ち合わせ、教室や地域活動の話し合いでもよく起きます。会議では一生懸命メモを取る。けれど終わったあと、そのメモを見ながら「決まったことはどれやったかな」「これ、誰がやる宿題やったっけ」と整理し直すのに、気づいたら1時間。提出は明日まで。文章をまとめるのが苦手だと、最初の一文を書くだけでも手が止まってしまいます。

毎回この時間がしんどい。なんとか楽にならへんかな、というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。まず、そのメモを誰が見られるか、AIへ入力してよいか、議事録を誰が承認するかを確かめよ。名前だけ伏せても会議内容は機密のままかもしれへんで。

議事録は文章をきれいにするだけの作業ではありません。決定事項、担当、期限、保留、反対意見、配布範囲を、会議の正式な記録として残す作業です。

AIを使うなら、実際の会議とは関係のない架空例で、議事録の見出しと確認欄だけを作ります。実際の内容は承認された議事録用紙や記録システムで、元メモ・配布資料・決定者の確認から人が記入します。

3. 今日使うAI・道具

今日使う道具は2つです。

• ChatGPT … 実際の会議と関係のない架空例から、決定・担当・期限・保留・確認者の空の型を作る場合に使います。
• 承認された議事録用紙・記録システム … 実際の会議内容を、配布範囲と権限を守って残します。

録音や音声入力を使う場合は、参加者への説明・同意、職場承認、保存先、利用目的、削除条件を先に確認します。会議室で内容を声に出すと、周囲へ漏れる危険もあります。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順にしました。順番にいきましょか。

ステップ1：記録条件と正本を確認する

議事録の目的、配布範囲、保管場所、承認者、保存期限、元メモ・配布資料の扱いを確認します。採用、人事、健康、苦情、契約、事故、情報漏えい等は、専用の正式手順を優先します。

ステップ2：架空例で空の型を作る

ChatGPTへは、実務と無関係な架空の会議メモだけを渡します。

次の架空のメモから、会議議事録の空の型を作ってください。 「決まったこと」「やること」「次回の予定」「まだ確認が必要なこと」の4つに分けて、箇条書きでまとめてください。 元のメモにない情報は付け足さないでください。 決まっていないことを決定事項にせず、判断できない箇所は「要確認」としてください。 各項目に「根拠となる元メモ」「確認者」「確認状態」の欄を付けてください。

（ここに、実務と無関係な架空のメモを貼る）

「付け足さないで」と指示しても創作を完全には防げません。AIの型は、確認しやすくする補助に限定します。

ステップ3：AIの外で記入し、承認を取る

空の型を承認された議事録用紙や記録システムへ移し、決定事項・担当・期限・日時・数字・保留・異論を元メモと配布資料から人が記入します。議長、決定者、必要な参加者へ確認し、版番号・確認日・確認者を残します。

ほー先輩：もし出てきた形がしっくりこんかったら、「もっと短く」「ですます調にして」って追加で頼んでええよ。何回お願いしても怒られへんから安心してな。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（すべて架空の会議・記号名です）

ビフォー（会議中に取ったメモそのまま）

7/10 定例会議
・お知らせページ 7/25公開で決定
・夏の相談会 会場AかB 担当Aが7/15までに空き確認
・共有フォルダ整理 担当Bが命名案を7/18までに作る
・next 7/17 10時

アフター（ChatGPTに整えてもらった議事録）

定例会議 議事録
日時：7月10日

【決まったこと】
・お知らせページは7月25日に公開する。

【やること】
・夏の相談会の会場A・Bの空きを確認する　担当：A　期限：7月15日
・共有フォルダの命名案を作る　担当：B　期限：7月18日

【次回の予定】
・7月17日 10時

【まだ確認が必要なこと】
・夏の相談会で使う会場

架空のメモに書かれた事実だけで、議事録の下書きができました。決まっていない会場は、AIが選ばず「まだ確認が必要なこと」に残しています。提出前には、決定事項・担当者・期限・次回日時が元のメモと合っているかを人が確認します。

6. 議事録にする前後の確認

正式な議事録用紙では、決まったこと・やること・次回の予定・保留・確認者を分けます。ない情報を推測で補わず、分からない所は「要確認」のまま決定者へ戻します。

下書きができたら、名前・日付・数字・担当・期限を元のメモと照合します。会議で決まっていないことが決定事項に入っていないか、発言者の推測が事実として書かれていないかも確認します。AIは架空例の型だけ、実際の記録と承認は人と分けます。

手書きや走り書きのメモも、会議で定めた保管・配布・廃棄ルールで扱います。録音と自動文字起こしを検討する場合は、道具を選ぶ前に会議の録音・文字起こしを職場で安全に使う手順で、同意・職場の承認・削除ルールを確認してください。

次回の議事録をまとめやすくするには、会議前にアジェンダのテンプレートを作る手順で、議題ごとの目的・時間・決めたいことをそろえておきます。

7. 今日できたこと

今日できたことを、はっきり言葉にしておきますね。

• 記録の目的・配布範囲・承認者・正本を先に確認できた。
• 架空例から、決定・担当・期限・保留・確認者の空の型を作れた。
• 実際の内容をAI外で記入し、議長・決定者と照合できた。

次に会議があったときも、同じやり方が使えます。メールの返信文や、お便りの下書きにも応用できますが、それはまた今度ゆっくりで大丈夫です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：議事録は、形ができたら終わりやないで。誰が何をいつまでに決めたか、保留は何か、確認した人は誰か。あとで戻れる記録にしよな。