やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会議のメモはちゃんと取ってるんです。でも、それを議事録の形にまとめるのが、毎回ほんまにつらくて……」
これは、放課後等デイサービスで事務を担当している方からよく聞く相談です。会議では一生懸命メモを取る。けれど終わったあと、そのメモを見ながら「決まったことはどれやったかな」「これ、誰がやる宿題やったっけ」と整理し直すのに、気づいたら1時間。提出は明日まで。文章をまとめるのが苦手だと、最初の一文を書くだけでも手が止まってしまいます。
毎回この時間がしんどい。なんとか楽にならへんかな、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。議事録をゼロから書こうとせんでええねん。メモはもうあるんやろ？それで十分や。
そうなんです。あなたはもう、いちばん大事な「メモを取る」をやり切っています。残っているのは「形に整える」だけ。そして、その整えるところこそ、AIが得意なんです。
文章を組み立てるのが苦手でも、まったく問題ありません。今日やるのは「自分で書く」ことではなく、「AIに下書きを手伝ってもらって、最後に少しだけ直す」こと。焦らんでええよ。順番にやれば、5分で形になります。
3. 今日使うAI・道具
今日使う道具は2つだけ。どちらも特別な準備はいりません。
- ChatGPT（無料で始められます） … 取ったメモを、議事録の形に整えてもらうために使います。スマホでもPCでも使えます。
- スマホやPCの音声入力 … メモを打つのが遅い人向け。話すだけで文字になります。すでに文字でメモがある人は、これは使わなくて大丈夫です。
道具はこれで全部です。たくさん覚える必要はありません。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順にしました。順番にいきましょか。
ステップ1：会議のメモを用意する
紙のメモなら、書いてある言葉をそのままスマホやPCに打ち込みます。打つのがしんどい人は、メモを見ながら声に出して、音声入力で文字にしてもOK。きれいな文章にしなくて大丈夫です。箇条書きのまま、言葉がバラバラでも構いません。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
ChatGPTを開いて、次の指示文（プロンプト）をそのまま貼り付けて、続けて自分のメモを貼ります。
次のメモを、会議の議事録の形に整えてください。 「決まったこと」「やること（担当者がいれば名前も）」「次回の予定」の3つに分けて、箇条書きでまとめてください。 元のメモにない情報は付け足さないでください。
（ここに、ステップ1で用意したメモを貼り付ける）
「元のメモにない情報は付け足さないでください」と入れておくのがコツです。これで、AIが勝手に話を盛るのを防げます。
ステップ3：出てきた文章を、さっと読んで直す
AIが議事録の形にしてくれます。あとは読んで、名前・日付・数字だけ確認して直します。ここはAIに任せず、必ず人の目で。とはいえ、ゼロから書くのとは比べものにならないくらい速いはずです。
ほー先輩：もし出てきた形がしっくりこんかったら、「もっと短く」「ですます調にして」って追加で頼んでええよ。何回お願いしても怒られへんから安心してな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の事業所・架空の名前です）
ビフォー（会議中に取ったメモそのまま）
6/20 ケース会議
・Aくん 最近落ち着いてきた 送迎時間少し早めたい？ 母と相談
・夏の行事 7月 プールか公園か → 来週までに決める たなかさん
・新しい記録アプリ 試してみる話 さとうさん 来月から
・next 7/4 14時
アフター（ChatGPTに整えてもらった議事録）
ケース会議 議事録
日時：6月20日
【決まったこと】
・Aくんの送迎時間を少し早めるか、保護者と相談する方針となった。
・新しい記録アプリを来月から試験的に使ってみることになった。
【やること】
・夏の行事（プールか公園か）を来週までに決める 担当：たなか
・記録アプリの試用準備 担当：さとう
【次回の予定】
・7月4日（金）14時
ぐちゃぐちゃだったメモが、提出できる形になりました。かかった時間は5分ほど。手で直したのは、名前と日付の確認だけです。
6. 使ってみた感想
正直に言うと、最初は「メモが雑すぎてAIに伝わるかな」と不安でした。でもやってみると、箇条書きのバラバラなメモでも、ちゃんと3つに分けて整えてくれて驚きました。
良かったのは、いちばん気が重い「最初の一文」を自分で書かなくてよくなったこと。これだけで、議事録づくりのハードルがぐっと下がりました。
一方で、名前や日付の確認は人がやったほうが安心です。AIは文章を整えるのは上手ですが、事実が合っているかまでは保証してくれません。「整えるのはAI、事実の確認は自分」と役割を分けると、ちょうどいい付き合い方になりました。
7. 今日できたこと
今日できたことを、はっきり言葉にしておきますね。
- ぐちゃぐちゃのメモから、議事録の形を5分で作れた。
- AIに頼むときの言い方（指示文）が1つ身についた。
- 「整えるのはAI、確認は自分」という分担のコツがわかった。
次に会議があったときも、同じやり方が使えます。メールの返信文や、お便りの下書きにも応用できますが、それはまた今度ゆっくりで大丈夫です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：完璧じゃなくてええねん。今日は議事録が一つ形になったら、それで十分や。よう頑張ったな。また文章で困ったら、ふらっとここに寄ってな。一緒に考えよ。