やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「プリンター用紙が少なくなりました。何箱お願いすればよいか自信がありません」
補充依頼は、品目、規格、現在数、使用予定、必要数、必要日、発注単位、承認先を在庫表からそろえます。AIに数量や価格を決めさせません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：棚を見て、使う予定を見て、必要な差だけ出そ。
「念のため多めに」ではなく、確認できる在庫と予定から不足分を出すと、承認する人も判断しやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、在庫表、現物、利用予定、購入ルール、最新の見積やカタログです。取引先の口座、個人連絡先、社内の予算総額はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 品目と規格を特定する
正式名称、型番、サイズ、単位を現物と在庫表で確認します。似た商品を混ぜません。
2. 現在数と使用予定を確認する
棚の数、予約済みの使用、入荷待ちを確認します。ほかの場所の在庫も重複して数えません。
「現在数」には、開封済み、使用予定として取り置き済み、破損・期限切れ、発注済み未入荷を混ぜません。平均使用量が分かる場合も、急な行事や繁忙期の予定と分けて記録します。現在数、使用予定、発注単位、承認上限はAIへ渡さず、正式な在庫表と購入画面で人が確認します。
3. AIへ空の補充依頼様式だけを頼む
実際の品目・在庫・使用予定・発注条件を入力せずに使える、
備品補充依頼の空の様式を作ってください。
項目は「品目と規格」「現在数」「使用予定」「必要数と必要日」
「発注単位」「承認先」「確認してほしいこと」とします。
数量、価格、在庫、納期、承認状態を推測せず、
人が記入していない欄は「要確認」と残せる形にしてください。
空の様式を承認された在庫・購入申請画面へ移し、実際の品目、数量、使用予定、必要日、発注単位、承認先は在庫表・現物・最新カタログを見ながら人が記入します。実情報をAIへ戻しません。
4. 最新価格と発注単位を確認する
AIの一般情報ではなく、最新の見積、カタログ、発注システムで確認します。
代替品を使える場合は、互換性、サイズ、品質、安全条件、利用する人への影響を確認します。価格だけで別製品へ置き換えず、承認済みの品目かを見ます。最小注文数、送料、納品場所、定期発注との重複も、発注前の画面で確かめます。
5. 入荷後に在庫表を更新する
受領数、保管場所、残数を記録し、同じ補充依頼が重ならないようにします。
なぜ現在数・必要数・使う予定を分けるのか：「足りない」とだけ伝えると、いくつ頼めばよいかが分かりません。今の数、必要な数、これから使う予定を分けて書き、最新の価格と発注の単位を確かめると、頼みすぎや足りなさを防ぎやすくなります。
よくある失敗
- 品目や規格を確かめず、違う物を頼んでしまう
- 今の数を数えずに、感覚で必要な数を決める
- 発注の単位や最新の価格を確かめない
- 入荷したあとに、在庫の表を更新し忘れる
5. 完成例
以下は架空の例です。
品目：A4コピー用紙／500枚入り
現在数：未開封2冊
使用予定：来週の研修資料で約1,200枚
必要数：要確認（発注単位は1箱5冊）
必要日：7月22日
必要数をAIが丸めず、発注単位を確認してから決める形です。
近い場面として、地域の情報誌やフリーペーパーへ、掲載候補の情報を送ってみるもあります。
6. 使うときの注意
価格、在庫、納期は変わります。発注前に最新の購入先と承認ルールを確認し、メールだけで発注を確定しません。
薬品、危険物、個人管理品などは、通常の備品と同じ手順にせず専用の管理ルールを優先します。
入荷時は、発注数と受領数、規格、破損、使用期限を確認します。不足や誤納があれば在庫表を予定数へ先に増やさず、受領記録と取引先への確認を分けます。保管場所を変えた場合は、探す人が迷わないよう在庫表と棚表示を同時に直します。
7. 今日できたこと
- 品目と規格を特定できた。
- 現在数と使用予定を分けられた。
- 数量や価格をAIに作らせず要確認を残せた。
- 入荷後に在庫表を更新できた。
購入条件をそろえてから発注する場合は、発注前に数量・金額・納期を確認する方法へ続けられます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：補充は「買う」までやなく、届いて表を直すまでが一つやで。