やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「見積書は届きました。このまま発注してよいか、最後に何を確認するか不安です」
発注前は、対象、数量、金額、税、納期、納品方法、支払条件、変更方法を一通のメールに整えます。AIに条件を決めさせず、最新の見積書と合意記録に戻ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：「発注いたします」の前に、お互いの見てる条件を一度そろえよ。
きれいな発注文よりも、同じ数字と条件を双方が確認できることが大切です。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、最新の見積書、仕様書、社内の発注ルールです。AIは無関係な架空例で空の確認様式を作る用途に限り、実際の見積・仕様・取引条件はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 最新の見積書を特定する
見積番号、発行日、改訂版、有効期限を確認します。以前の見積書と混ぜません。
2. 発注前の八項目を拾う
対象、数量、金額、税込・税別、納期、納品方法、支払条件、変更・キャンセル方法を元資料から拾います。
型番、寸法、色、対応環境、成果物の形式など、代替できない仕様も分けます。「同等品可」の条件が書かれていない限り、AIや発注者の判断で別商品へ置き換えません。
3. AIへ空の確認様式を頼む
実際の取引情報を入力せずに使える、発注前確認メールの空の様式を作ってください。
順番は「対象」「数量」「金額と税」「納期と納品方法」「支払条件」「変更・キャンセル条件」とします。
数量、金額、税、期限、支払条件、保証を推測せず、不明事項を「要確認」と残せる形にしてください。
使い方を示すため、実際の仕事と無関係な架空の例を1件だけ添えてください。
できた空の様式を承認された連絡画面へ移し、最新の見積書と仕様書から人が記入します。実際の取引情報をAI画面へ戻しません。
4. 数字と条件を人が照合する
小計、税、合計、単価と数量の計算、納期、支払日を見積書と照らします。契約や承認が必要なら、メール送信前に正式手順を優先します。
送料、設置費、保守費、最低発注数、分納、検収条件が別記されていないかも見ます。発注金額だけでなく、何を受け取ったら納品完了とするかを双方で確かめます。
納品先、受取可能時間、荷姿、配送追跡、再配達・保管費、危険物や温度管理など、受け取り側の条件も確認します。商品だけでなく設置・設定・説明書・証明書が納品物に含まれる場合は、一覧に分けます。
5. 相手の返信を受けてから確定する
メールを送っただけで合意済みにしません。返信、注文請書、契約システムなど、職場の正式な確定方法に戻します。
確定後は、発注番号、見積番号、承認記録、相手の回答を同じ案件へ紐付けます。後から数量や納期を変える場合は、元のメールを書き換えず、変更前後と承認者が残る変更手順を使います。
相手の返信が一部条件だけを確認している場合は、全項目の合意と扱いません。注文請書や発注システムへ転記した後も、数量・単価・税・納品先・期限が最新見積と一致しているかを送信前に再確認します。
なぜ発注の前に確認のメールを送るのか：発注は、数量・金額・納期・支払の条件で相手と約束することです。最新の見積書を元に、発注前に確かめるべき項目を一通で確かめておくと、思っていた内容と違うことに早く気づけます。
よくある失敗
- 最新ではない見積書を元に、発注してしまう
- 数量や金額を、見積書と照らさずにメールに書く
- 相手の返事を待たずに、発注を確定してしまう
- 支払の条件や納品の場所を確かめ忘れる
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：見積番号A-105の発注前確認
B社 ご担当者様
見積番号A-105について、以下の条件を確認させてください。
・対象：案内チラシ
・数量：500部
・金額：55,000円（税込）
・納期：7月31日
・納品方法：指定住所へ一括配送
・支払条件：月末締め翌月末払い
・データ修正期限：要確認
相違がないか、ご返信をお願いいたします。
税込表示と支払条件を文面にし、修正期限は要確認のままです。
場面別の発注メール例（そのまま使えます）
[ ] の中を、見積書と社内の決裁記録から写してください。金額は必ず税込・税別を明記します。ここが後々いちばん揉めます。
① 発注前に条件を確認する（送る前の最終確認）
件名：見積番号[番号]の発注前確認
[会社名] ご担当者様
いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。
見積番号[番号]について、下記の条件に相違がないかご確認ください。
・対象：[品名・作業内容]
・数量：[数量]
・金額：[金額]（税[込／別]）
・納期：[日付]
・納品方法：[方法・場所]
・支払条件：[締め・支払日]
・[修正・追加が発生する場合の扱い]：[要確認]
相違がなければ、正式に発注させていただきます。
② 正式に発注する
件名：発注のご連絡（見積番号[番号]）
先日ご確認いただいた条件にて、下記のとおり正式に発注いたします。
・見積番号：[番号]
・対象：[品名]
・数量：[数量]
・金額：[金額]（税[込／別]）
・納期：[日付]
・納品先：[住所・担当者]
・支払条件：[締め・支払日]
注文書は[別途送付／本メールをもって代えさせていただきます]。
よろしくお願いいたします。
注文書が必要かどうかは、相手の運用と自社の規程の両方を確認します。
③ 数量・仕様を変更したいとき（発注後）
件名：発注番号[番号]の変更のご相談
[日付]に発注いたしました[品名]について、
下記のとおり変更をお願いできますでしょうか。
【変更前】[数量・仕様]
【変更後】[数量・仕様]
金額・納期への影響がございましたら、
あらためてお見積もりをお願いいたします。
「変更してください」ではなく「影響を教えてください」と聞きます。金額と納期を勝手に据え置きにしないためです。
④ 納期を早めてほしいとき
[品名]について、[日付]納品でお願いしておりましたが、
[理由]により[日付]までに納品いただくことは可能でしょうか。
難しい場合は、[一部だけ先行／別の方法]でも助かります。
ご無理を申し上げて恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
⑤ 発注を取り消したいとき
件名：発注番号[番号]の取消のお願い
[日付]に発注いたしました[品名]について、
[理由（書ける範囲で）]により、取消をお願いしたくご連絡いたしました。
すでにご着手いただいている場合は、
発生している費用をお知らせいただけますでしょうか。
こちらの都合でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
着手済みの費用を先に聞きます。ここを飛ばすと、後から請求されて揉めます。
⑥ 納品物に違いがあったとき
[日付]に[品名]を受領いたしました。ありがとうございます。
確認いたしましたところ、下記の点が発注内容と異なっておりました。
【発注内容】[内容]（見積番号[番号]）
【納品物】[確認できた状態]
お手数ですが、ご確認のうえご連絡いただけますでしょうか。
発注メールに書かないほうがよいこと
- 税込・税別を書かない— 最も多い認識違いの原因です
- 口頭で決めた条件を書かない— メールに残っていない条件は、後から確認できません
- 「いつも通りで」— 前回の条件が今回も同じとは限りません。毎回書きます
- 決裁前の発注— 社内承認より先にメールを送ると、取り消しの連絡が必要になります
- 変更を「お願い」ではなく前提で書く— 金額と納期への影響を必ず確認します
発注の前に複数の見積もりを比べる場合は、見積書の比較と条件の聞き方で条件をそろえられます。
6. 使うときの注意
発注には契約、下請、税務、社内承認などが関係する場合があります。必要な申請や契約を、メールだけで置き換えません。
振込先や請求先の変更が伝えられた場合は、受信メールだけを信用せず、登録済みの連絡先など別の経路で確認します。
分割納品や代替品を受け入れる場合は、誰が承認できるか、請求・検収・保証の起算日をどう扱うかを正式条件へ戻します。メールのやり取りだけで契約条件が自動的に更新されたと決めつけません。
7. 今日できたこと
- 発注対象と数量を確認できた。
- 金額、税、支払条件を元資料で照合できた。
- 未確認の期限をAIに作らせなかった。
- 返信後に正式手順で確定できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「そのつもりやった」を減らす一通にしよ。