予約のお客様から遅れる連絡が来たら、受付可否と次の選択肢で返信する

1. 今日の相談

「予約のお客様から『少し遅れます』と連絡が来ました。受け付けられるか分からず、返信が止まっています」

まず確認するのは、遅れた理由ではありません。到着見込み、予約枠の終了時刻、短縮して受けられるか、変更できる候補です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：返事は三つでええ。「今の見込み」「受けられるか」「難しいときの次の道」や。

すぐに受けられると断定しなくて大丈夫です。確認が必要なら、そのこと自体を短く返し、担当者や予約台帳へ戻ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと職場の予約ルールです。氏名、電話番号、予約番号、相談内容はAIへ渡しません。「予約A」「15分遅れの見込み」のような架空情報で文面の型だけ作ります。

4. 実際にやってみる

1. 事実を三つ確認する

現在の到着見込み、予約の終了時刻、後続予約への影響を確認します。到着時刻が曖昧なら、先に尋ねます。

2. 職場が決める線を確かめる

何分まで受けられるか、内容を短縮できるか、当日変更や取消の扱いを確認します。AIに判断させません。

3. 返信の下書きを頼む

予約への遅刻連絡に返す短い文章を作ってください。
到着見込みを確認し、受付できる場合と難しい場合の次の選択肢を分けてください。
相手を責める言葉、未確認の約束、規定の推測は入れないでください。

4. 変更後の記録も直す

時刻や担当が変わったら、返信だけで終わらせず予約台帳と関係者の予定も更新します。

5. 完成例

ご連絡ありがとうございます。
到着は15時20分ごろの見込みでよろしいでしょうか。
その時刻で受付できるか確認し、すぐにお返事します。
難しい場合は、本日16時または別日への変更をご案内します。

近い場面の記事として、予約の無断キャンセル対策もあります。

6. 使うときの注意

体調不良、事故、交通障害などを推測して書きません。緊急性がある連絡は文章作成より安全確認と職場の連絡手順を優先します。予約システムを使う場合も、受付締切、通知、変更履歴を公式情報で確認します。

7. 今日できたこと

• 遅れた理由を責めず、必要な事実を確認できた。
• 受付可否と次の選択肢を分けられた。
• 返信後に予約台帳を更新する流れを残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：返事の早さより、未確認を約束せんこと。選べる次の一歩まで書けたら十分や。