やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「文字起こしから議事録を作りました。音声と文字データを消したいのですが、正式な記録へ反映できているか、共有先に複製が残っていないか不安です」
残す正式記録、削除対象、共有先の複製、保存期限、削除権限を分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：消す前の確認と、消した後の確認を分けたら慌てんでええ。
削除は片づけですが、早すぎる削除も残しすぎも困ります。職場の記録保存ルールを先に置きます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内読書会の公開音声見本を期限後に片づける」です。AIには空欄の確認表だけを作らせます。実際の音声、文字起こし、議事録、参加者、複製先、保存期限、削除権限、保存先URL、アカウント情報はAIへ渡しません。
削除方法、ゴミ箱、保持期間、解約後の扱いは最新の公式情報で確認します。
4. 実際にやってみる
1. 正式記録を確認する
承認済みの議事録や記録システムに、確認済みの決定事項が反映されているかを担当者が見ます。
2. 複製先を洗い出す
端末、クラウド、共有フォルダ、メール、チャット、書き出しファイル、バックアップを分けます。
3. 保存期限と削除権限を確認する
職場規程、契約条件、法令上の保存要件を確認し、誰が削除できるかを決めます。
4. AIに確認表を頼む
固定の練習例「町内読書会の公開音声見本を期限後に片づける」を見本に、文字起こしデータの削除前後に使う空欄の確認表を作ってください。
「正式記録」「複製先」「保存期限」「削除担当」「削除後確認」に分けてください。
保存期限や削除方法を推測せず、不明点は「要確認」としてください。
各欄は空欄にし、実際の音声、文字起こし、議事録、複製先、保存期限、削除権限、保存先を入力しないでください。
各欄の末尾に「正式な保存規程・管理台帳・サービスの公式画面・削除権限者へ戻る」と添えてください。
5. 削除後に再確認する
AIが作った空欄の表を承認済みの記録へ移し、削除権限者が正式な保存規程、管理台帳、サービスの公式画面から人の手で記入します。そのうえで、ゴミ箱、共有先、書き出し、解約後の保持を確認し、必要最小限の実施記録だけ残します。
5. 完成例
【正式記録】＿＿（人が正式な記録台帳から記入）
【複製先】＿＿（人が管理台帳と各保存先から記入）
【保存期限】＿＿（人が正式な保存規程から記入）
【削除担当】＿＿（権限者を職場の手順から確認）
【削除後確認】＿＿（人がサービスの公式画面と各保存先で確認）
近い場面の記事として、AIボイスレコーダーの共用ルールもあります。
6. 使うときの注意
係争、監査、事故、法令保存が関わる記録は独断で削除しません。誤削除や漏えい疑いは職場の正式な報告手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 正式記録と作業用データを分けられた。
- 複製先と削除権限を確認できた。
- ゴミ箱まで含めて削除後確認を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：残す理由と消す理由、どっちも確認できたら迷いにくいで。
